Склад інтегрованого пакету прикладних програм MS Office та напрями використання офісних додатків у професійній діяльності товарознавця

Для виконання основних завдань комп'ютерної обробки даних в АРМ товарознавця доцільно використовувати не окремі програми, а інтегровані пакети офісного обслуговування, тому що в них реалізується не просто об'єднання великих автономних програм у пакети, а їх інтеграція в прикладні програмні комплекси, що означає їх повну уніфікацію. Програми мають загальний користувальницький інтерфейс і однакові підходи до вирішення типових завдань з управління файлами, форматування, друку, роботі з електронною поштою і т. п.

В даний час на ринку прикладних офісних програмних продуктів домінують пакети фірми Microsoft Office 2000 і вище. Останні версії цих офісних комплексів містять засоби колективної роботи, більш тісної інтеграції компонентів, а також засоби взаємодії з Інтернет.

Основні програми Microsoft Office:

Word - текстовий процесор, призначений для створення і редагування текстових документів;

Excel - табличний процесор, призначений для обробки табличний даних і виконання складних обчислень;

Access - система управління базами даних, призначена для організації роботи з великими обсягами даних;

Power Point - система підготовки електронних презентацій, призначена для підготовки та проведення презентацій;

Outlook - менеджер персональної інформації, призначений для забезпечення уніфікованого доступу до корпоративної інформації;

FrontPage - система редагування Web-сайтів, призначена для створення і оновлення Web-сайтів;

Photo Draw - графічний редактор, призначений для створення і редагування малюнків і ділової графіки;

Publisher - настільна видавнича система, призначена для створення професійно оформлених публікацій;

Small Business Tools - спеціалізований інструментарій, призначений для роботи з інформацією та здійснення бізнес-аналізу;

Internet Explorer.- Web-оглядач для мережі Інтернет, призначений для пошуку даних різного типу.

Крім основних програм Microsoft Office містить також безліч допоміжних програм, які використовуються для створення і включення в базові документи різних об'єктів у вигляді діаграм, малюнків, формул і т. п. До них відносяться:

MS Graph - призначений для створення різних графіків і діаграм на основі числових рядів і таблиць;

MS Equation Editor - призначений для створення і редагування наукових формул;

MS Office Art - графічний редактор, призначений для створення малюнків, геометричних фігур, блок-схем і т. д.;

MS Word Art - призначений для створення і барвистого оформлення заголовків і інших елементів тексту;

MS Photo Editor - призначений для обробки і перетворення тонових малюнків, фотографій, об'єктів, лічених сканером;

MS Clip Gallery - призначений для включення в документ наявних малюнків, піктографічним зображень, звукових об'єктів;

MS Organization Chart - призначений для побудови ієрархічних структурних схем і блок-схем.

Microsoft Office забезпечує:

- простоту в експлуатації та підтримки. Є зручний інтерфейс і довідкова система, розширений набір майстрів і шаблонів, поліпшені можливості колективної обробки документів;

- розширений набір інтелектуальних інструментів. До складу Microsoft Office входять прості у використанні інтелектуальні програми, які забезпечують автоматизацію роботи користувача, дозволяючи скоротити час виконання завдань;

- підтримку передових технологій Інтернету. Значно розширено можливості взаємодії з Інтернетом і інтрамережі;

- автоматичне підстроювання інтерфейсу. Додатки Microsoft Office можуть у процесі роботи автоматично підлаштовувати набір команд меню під конкретного користувача;

- простоту інсталяції та відновлення працездатності системи. Нова програма інсталяції Windows Installer забезпечує спрощення процедури розгортання Office 2000 і здійснення підтримки.

В АРМ товарознавця для професійного розв'язування та оформлення задач на базі програмного продукту Microsoft Word використовуються комплексні інформаційні технології, які забезпечують:

- високу якість, надійність і зручність роботи з електронними документами;

- скорочення трудовитрат на роботу з документами;

- створення системи управління документами і документообігом;

- групову роботу колективу користувачів із електронними документами тощо.

Microsoft Word забезпечує розв'язування більшості перерахованих задач у комплексі з іншими програмами автоматизації роботи працівника.

Засобами Microsoft Word здійснюється:

- створення стандартизованих шаблонів (електронних форм) типових документів;

- уніфікація стилів оформлення, створення елементів автотексту та автозаміни для економічної документації;

- опис документів за допомогою класифікаційних ознак, які забезпечують пошук інформації;

- створення користувацького інтерфейсу для роботи з документами (меню команд, панелі інструментів);

- захист електронних документів від несанкціонованого доступу.

Електронними формами називаються документи, які містять елементи управління, що забезпечують інтерактивний режим роботи з документом.

Існують різні види електронних форм:

- типові бланки документів, призначені для заповнення полів і друкування, зокрема для заповнення типографських бланків;

- Web-форми для публікації, поширення документів за допомогою електронної пошти чи мережі Internet, забезпечення збирання і аналізу інформації засобами програмного забезпечення.

В АРМ товарознавця для автоматизації розробки професійних документів в середовищі текстового процесору MS WORD використовуються наступні засоби:

1. Використання шаблонів і майстрів для часто створюваних документів.

Шаблони. Сукупність вдалих стильових настройок зберігається разом з готовим документом, але бажано мати засіб, що дозволяє зберегти їх і поза документом. Тоді їх можна використовувати для підготовки нових документів. Такий засіб є — це шаблони, причому деяка кількість універсальних шаблонів поставляється разом з програмою і встановлюється на комп'ютері.

За своєю суттю шаблони — це теж документи, а точніше кажучи, заготовки майбутніх документів. Від звичайних документів шаблони відрізняються тим, що в них вжиті спеціальні заходи, що виключають можливість їх пошкодження. При відкритті шаблону починається новий документ і можна вносити зміни в зміст шаблону. При збереженні ж записується новий документ, а шаблон, використаний як його основа, залишається в незмінному вигляді і придатний для подальшого використання.

2. Форми із списками, що розкриваються, текстовими полями і прапорцями.

MS Word можна використовувати для створення різних бланків форм: у звичайний текст можна вставляти текстові поля, прапорці і списки, що розкриваються.

Форма – це структурований документ з незаповненими областями, в які вводяться дані. У MS Word можна створювати наступні види форм:

· Форми, поширювані через Web. Користувачі переглядають і заповнюють форму в оглядачі. Після заповнення форми користувачі відправляють дані в базу даних на сервері HTTP.

· Форми, що переглядаються і заповнювані користувачами в Word. Цей вид форм розповсюджується через електронну пошту або по мережі. Дані з цієї форми можна зібрати і потім проаналізувати їх в Microsoft Access або Excel. При створенні таких форм можна використовувати текстові поля, списки, що розкриваються, і прапорці.

Ø Текстові поля призначені для вільного введення даних користувачем (наприклад, введення прізвища, імені, по батькові).

Ø Списки, що розкриваються, призначені для вибору одного варіанту відповіді з декількох запропонованих.

Ø Прапорці служать для введення відповідей типу Так/Ні.

· Форми, які друкуються, а потім заповнюються на папері. У такі форми вставляють порожні поля, що заповнюються користувачами, а також прапорці для позначки варіанту вибору, наприклад: «Так» чи ні».

Для вставляння елементів управління у форму використовуються панелі інструментів: Форми, Елементи управління, Web-компоненти. Вони викликаються за допомогою команди меню Вид/Панелі інструментів.

3. Робота зі структурними частинами документу

Microsoft Word забезпечує роботу з великими за розміром документами, що досягають десятків мегабайт і складаються з декількох тисяч друкованих сторінок. Для зручності роботи ці документи структуруються на частини типу глава, розділ, параграф. Кожна структурна частина документа повинна мати заголовок певного ієрархічного рівня — Заголовок1, Заголовок2, Заголовок3 і т. д. Структурні частини можуть бути вкладеними в інші частини; максимальна глибина вкладень — 9 рівнів.

Для роботи зі структурними частинами документ переводиться в режим структури за допомогою команди меню Вид/Структура. Основною одиницею опрацювання в документі є структурна частина, яку можна:

- переміщувати по вертикалі в межах одного рівня ієрархії;

- підвищувати/знижувати рівень ієрархії;

- копіювати, переміщувати чи вилучати закриті структурні частини документа.

Режим структури документа зручний для планування структури нових документів, виконання структурного переглядання великих документів, створення змістів тощо.

Робота зі структурним документом виконується за допомогою кнопок панелі інструментів Структура.

Для планування особистої роботи товарознавця, оптимізації робочого дня пропонується використовувати програму Microsoft Outlook - персональний інформаційний менеджер з функціями поштового клієнта і Groupware компанії Майкрософт, що входить в пакет офісних програм Microsoft Office. (Groupware - програмне забезпечення спільної роботи, створене з метою підтримки взаємодії між людьми, що спільно працюють над вирішенням спільних завдань.)

Крім функцій поштового клієнта для роботи з електронною поштою, Microsoft Outlook є повноцінним органайзером, що надає функції календаря, планувальника завдань, записної книжки і менеджера контактів. Крім того, Outlook дозволяє відстежувати роботу з документами пакету Microsoft Office для автоматичного складання щоденника роботи.

Microsoft Outlook може використовуватися як окремий додаток, так і виступати в ролі клієнта для поштового сервера Microsoft Exchange Server, що надає додаткові функції для спільної роботи користувачів однієї організації: загальні поштові скриньки, теки завдань, календарі, конференції, планування і резервування часу загальних зустрічей, узгодження документів. Microsoft Outlook і Microsoft Exchange Server є платформою для організації документообігу, тому що вони забезпечені системою розробки призначених для користувача плагінів і скриптів, за допомогою яких можливе програмування додаткових функцій документообігу, не передбачених в стандартному постачанні.

Поиск по сайту: