Документирование страховых операций

Проведение страховых операций требует большого объема работы с документами. Единственным подходом, обеспечивающим эффективное ведение страхового дела, является построение хорошо организованной системы документооборота и максимальной автоматизации всех этапов работы с документами.

Каждый документ в БУ проходит свой маршрут, однако для всех документов существуют следующие этапы документооборота:

- составление первичного учетного документа в соответствии с установленными требованиями;

- передача док-нта в бухгалтерию;

- проверка и обработка принятых док-тов;

- составление по докум-там учетных регистров;

- сдача документа в архив.

СО применяют типовые формы первичных док-тов по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации. СО при расчете с населением для учета наличных средств используют квитанцию на получение страхового взноса по установленной форме N А-7. Применение этой квитанции регламентируется Письмом Росстрахнадзора от 23 февраля 1994 г. N 16-37, утвердившим форму квитанции на получение страхового взноса в качестве документа - бланка строгой отчетности (БСО).

При проведении обязательного страх-ния ответственности владельцев транспортных средств (ОСАГО) СО используют такие БСО, как страховые полисы и специальные знаки государственного образца (стикеры).

В н. в. нормативные акты, определяющие документооборот учета, хранения и уничтожения БСО, отсутствуют. Для обеспечения учета БСО необходимо предусмотреть следующее:

- установить перечень БСО;

- назначить ответственных лиц по хранению и использованию БСО;

- вести учет поступления и движения данных бланков в журналах учета, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены сургучной печатью и подписями руко-теля и гл. бухгалтера;

- производить выдачу бланков материально-ответственным лицам по накладной или под роспись в журнале учета;

- производить списание использованных (испорченных) бланков с подотчета МОЛ по акту.

Орг-ия может использовать не только унифицированные формы док-тов. В случае оформления хоз-ных операций документами, формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм, организация разрабатывает их самостоятельно и утверждает. При этом документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование;

2) дату составления;

3) наименование организации, от имени которой составлен документ;

4) содержание хоз-ной операции;

5) измерители хоз-ной операции в нат-ном и ден-ом выражении;

6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хоз-ной операции и правильность ее оформления;

7) личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

В страховой деятельности к числу ПД, не предусмотренных альбомом унифицированных форм первичной документации, относятся формы договоров страхования (сострахования), перестрахования, ряд документов, связанных с ведением договоров перестрахования и зачетных операций по ним (бордеро премий, бордеро убытков), заявление о наступлении страхового случая, акт независимого оценщика, страховой акт и пр. СО должна определить необходимый и достаточный перечень документов, которые разрабатываются самостоятельно, с приложением этих форм к учетной политике. При этом особое внимание уделяется вопросам документального оформления страховых выплат. Документами, подтверждающими возникновение обязательства СО по осуществлению страховой выплаты, являются:

- двусторонний акт о наступлении страхового случая, подписываемый со страхователем;

- двусторонний акт о наступлении страхового случая, подписываемый с медицинским учреждением или другим лицом, оказывающим услуги по предмету договора;

- страховой акт, подписываемый только страховой организацией;

- решение страховой организации о страховой выплате;

- любые другие документы, содержащие согласие (акцепт) страховщика

СО применяют ж-о форму с использованием компьютерной технологии обработки учетной информации.

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности ведутся регистры бухгалтерского учета (в электронном виде и в виде машинограмм):

1. Главная книга.

2. Журналы-ордера: 2.1. по счету 50 "Касса", 2.2. по счету 51 "Расчетный счет", 2.3. по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 2.4. по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 2.5. "Прочие операции", 2.6. по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

3. Кассовая книга.

4. Книга (реестр) финансовых вложений (ценных бумаг и др.).

5. Оборотные ведомости по синтетическим и аналитическим счетам.

Роль регистров бухгалтерского учета страховых операций выполняют следующие журналы:

1. Журнал учета заключенных договоров страхования (сострахования).

2. Журнал учета убытков и досрочно прекращенных договоров страхования (со страхования).

3. Журнал учета договоров, принятых в перестрахование.

4. Журнал учета убытков по договорам, принятым в перестрахование.

Для организации документооборота необходимо разработать правила документооборота (положение об организации документооборота), основным элементом которых является график движения документов. В графике необходимо предусмотреть оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом. Также должен быть определен минимальный срок нахождения документа в подразделении и срок его представления в бухгалтерию. Для страховой организации необходимо прежде всего упорядочить документооборот между подразделениями, занимающимися продажами страховых полисов и бухгалтерией. Отделам продаж как структурным подразделениям СО устанавливаются конкретные даты предоставления уведомлений о заключенных договорах страхования. При наличии развитой агентской сети продаж должен быть определен порядок приема-передачи оригиналов первичных учетных документов от обособленных подразделений. При централизованном учете прием-передача оригиналов первичных учетных документов от подразделений, не выделенных на отдельный баланс, может производиться на основании реестров передачи документов, в которых обязательно указываются:

- наименование обособленного подразделения;

- период, за который передаются документы;

- перечень передаваемых первичных учетных документов с указанием их наименований, дат оформления, натуральной и стоимостной оценки, с подписями оформивших их лиц;

- расписки ответственных должностных лиц головной организации и обособленного подразделения о приеме-сдаче документов.

Для СО в составе общей номенклатуры дел по ведению страховых операций могут быть выделены следующие:

- договоры страхования по видам (основные, сострахования, перестрахования), и этапам жизненного цикла (вновь заключенные; действующие; закрытые; возобновленные; досрочно прекращенные);

- выплатные дела, связанные с урегулированием убытков по наступившим страховым случаям по договорам страхования;

- претензионные дела, связанные с исками сторон по договорам страхования (сострахования, перестрахования) и их судебным рассмотрением;

Бухгалтерия должна разработать свою номенклатуру дел, придерживаясь общих требований организации делопроизводства. Разработка номенклатуры дел бухгалтерии входит в компетенцию гл бухгалтера, поскольку он отвечает за ведение учета в организации.

Поиск по сайту: