Тема 1.5. Документация и инвентаризация

Обязательные реквизиты первичных документов:

• наименование;

• дата составления;

• наименование организации;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители (в натуральном и денежном выражении);

• имена должностных лиц, ответственных за совершение хозяйствен
ной операции;

• личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных докумен­тов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совер­шения операции, а если это не представляется возможным — непосред­ственно после ее окончания.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хо­зяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Требования, предъявляемые к первичным учетным документам

Необходимо соблюдать требования строгого соответствия между на­именованием документа и содержанием проводимых по нему операций. При этом содержание хозяйственной операции вытекает из наименования до­кумента.

Например, расходный кассовый ордер предназначен для оформления выдачи денежных средств из кассы, платежное поручение — для оформле­ния платежей через банк.

Отсутствие в первичных документах какого-либо из обязательных рек­визитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета, так как ненадлежащим образом оформленные документы не являются под­тверждением факта совершения хозяйственной операции, а следователь­но, можно утверждать, что операция фактически не проводилась.

Документы должны быть составлены четко, разборчиво путем ручной записи, с применением пишущей машинки или ПК.

Каждый документ от начала до конца должен быть заполнен выбран­ным способом. Для документов, как правило, используются типовые фор­мы, изготавливаемые в виде бланков, образцы которых утверждены Гос­комстатом России.

В кассовых и банковских документах не должно быть никаких исправ­лений, подчисток, помарок. Поэтому в случае обнаружения в них ошибок эти документы должны быть составлены заново.

Для правильного составления документа необходимо:

• строго соблюдать установленную форму, заполнять все необходимые реквизиты документа;

• точно излагать содержание документа;

• четко и разборчиво писать текст и цифры;

• незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

• сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

• снабжать документ необходимыми разборчивыми подписями с ука­занием должностей лиц, подписавших документ.

Все документы, используемые в бухгалтерском учете, имеют установленные сроки хранения.

Инвентаризация: цель, объекты и время проведения

Объекты инвентаризации — имущество и обязательства. Цели инвентаризации:

• выявление фактического наличия имущества;

• сопоставление его с данными учета;

• проверка полноты отражения обязательств.

Время проведения инвентаризации устанавливается руководителем

организации.

Проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, при его выкупе

и продаже;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• при смене материально ответственного лица (на день приемки-пе­редачи дел);

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных обстоятельств;

• при реорганизации или ликвидации организации;

• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской
Федерации.

Общие правила проведения инвентаризации

Состав инвентаризационной комиссии (постоянно действующей) утверждает руководитель организации. В инвентаризационную комис­сию входят представители администрации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (товароведы, инженеры, технологи, эконо­мисты и т.д.).

Общие правила проведения инвентаризации:

• материально ответственные лица предоставляют первичные докумен­ты и отчеты о движении ТМЦ и денежных средств;

• материально ответственные лица дают расписки в том, что к нача­лу инвентаризации все ТМЦ и денежные средства оприходованы и документы оформлены;

• инвентаризационная комиссия путем обязательного подсчета, взве­шивания, обмера определяет фактическое наличие имущества (при обязательном участии материально ответственных лиц).

Документальное отражение результатов инвентаризации осуществля­ется в инвентаризационных описях (не менее чем в двух экземплярах).

Регистр учета — сличительная ведомость.

Регулирование расхождений данных инвентаризации с учетными данными:

• излишние ТМЦ и денежные средства приходуются;

• недостачи ТМЦ и денежных средств относятся на счет виновных лиц;

• если виновники недостач не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, недостачи списываются на финансовые ре­зультаты;

• взаимный зачет излишков и недостач допускается в исключительных случаях.

При оформлении результатов инвентаризации активов и пассивов ис­пользуют унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. №88

Поиск по сайту: