Документальное оформление операций с основными средствами

Согласно ст.9 Федерального закона №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет[23,12].

В 2003 году Госкомстат России утвердил новые формы первичной документации по учету основных средств:

- ОС-1 Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений);

- ОС-1а Акт о приеме-передаче здания (сооружения);

- ОС-1б Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений);

-ОС-2 Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств;

-ОС-3 Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств;

-ОС-4 Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств); ОС-4а Акт о списании автотранспортных средств; ОС-4б Акт о списании групп объектов;

- ОС-6 Инвентарная карточка учета; ОС-6а Инвентарная карточка группового учета; ОС-6б Инвентарная книга учета;

- ОС-14 Акт о приеме (поступлении) оборудования;

- ОС-15 Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж;

- ОС-16 Акт о выявленных дефектах оборудования.

Каждая из этих форм предназначена для документирования конкретных операций с основными средствами. Так, для включения объектов в состав основных средств, ввода их в эксплуатацию и при выбытии необходимо использовать форму акта ОС-1. При этом, операции, совершаемые при приеме-передаче зданий и сооружений, а также групп объектов основных средств, оформляются отдельными актами по форме ОС-1а и ОС-1б соответственно.

Учет перемещения объектов основных средств внутри организации ведется с применением накладной ф. ОС-2. Операции приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации оформляются актом ф. ОС-3. Из этого документа соответствующие данные вносятся в инвентарную карточкуф.ОС-6.

Для оформления и учета списания пришедших в негодность объектов основных средств применяется ф.ОС-4, автотранспортных средств – ф.ОС-4а и групп объектов – ф.ОС-4б.

Учет наличия объектов основных средств и их внутреннее перемещение организации ведут в инвентарных карточках (на каждый объект – ф.ОС-6, на группу объектов – ф.ОС-6а). В предприятиях малого бизнеса используется инвентарная книга ф.ОС-6б.

Поступившее на склад от одного поставщика оборудование, которое в дальнейшем должно использоваться в качестве объекта основных средств, организация оформляет актом по форме ОС-14.

Передача оборудования в монтаж оформляется актом по ф.ОС-15. Если монтажные работы проводятся подрядным способом, то оборудование передается на ответственное хранение монтажной организации. Отдельный акт на передачу оборудования монтажной организации не составляется.

На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, организация составляет акт по форме ОС-16.

При заполнении адресной части акта указывается код формы документа в соответствии с ОКУД. Помимо этого в адресной части содержатся две зоны кодирования: код аналитического учета и код объекта основных средств в соответствии с ОКОФ. Эти коды применяются для упрощения обработки учетной информации. Наличие его позволит и работникам бухгалтерии, и проверяющим проконтролировать правильность отнесения объекта основных средств к соответствующей амортизационной группе. Как известно, в Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, коды по каждой группе имущества указаны в соответствии с ОКОФ. В этой связи, наличие кода ОКОФ в акте в определенной мере обеспечивает правильность исчисления амортизации, а значит и налога на прибыль. К слову сказать, в новой форме акта, в его адресной части теперь требуется указывать и номер амортизационной группы, в которую включен объект в соответствии со сроком полезного использования. Кроме этого, в адресной части акта ф.ОС-1 имеется реквизит для отражения сведения о государственной регистрации прав на недвижимость.

Данные об участниках долевой собственности указываются в акте в том случае, если объект находится в собственности двух или нескольких организаций.

К примеру, ООО «Магистраль» приобрела в апреле 2004 года у ОАО «Комсомолец» бывшее в эксплуатации силовое оборудование 2001 года выпуска по цене 96000руб (без НДС). По документам бывшего собственника он эксплуатировался с 7 февраля 2002 года. Фактический срок эксплуатации оборудования на дату передачи ООО «Магистраль» составил 13 месяцев. За это время была начислена амортизация в сумме 13000руб. Остаточная стоимость составила 83000руб.

Срок полезного использования, определенный организацией с учетом Классификации основных средств, составляет 8 лет (96 месяцев). С учетом фактического срока эксплуатации у прежнего владельца ООО «Магистраль» определила срок полезного использования силового оборудования, равным 83 месяца. (96-13).Учетной политикой организации определено, что начисление амортизации для целей бухгалтерского и налогового учетов производится линейным способом с использованием классификации. Месячная норма амортизации равна 1,20% (1:83 мес. х 100%). При оформлении акта приема-передачи силового оборудования ООО «Магистраль» заполнила разделы 1 и 2 акта (прил.3).

Как и другие первичные документы, которыми оформляются операции по движению основных средств, акт ОС-1 составляется и подписывается членами комиссии из компетентных лиц (главных специалистов – инженеров, технологов, механиков или других лиц, осуществляющих общее техническое руководство). Приказ о назначении комиссии может издаваться отдельно в каждом конкретном случае осуществления операции с основными средствами. В то же время руководитель вправе издать общий приказ, которым назначается комиссия по приему-сдаче и другим операциям с основными средствами.

После приемки объекта комиссия должна сделать заключительные выводы о его соответствии техническим требованиям и пригодности к эксплуатации.

Оформленный акт с приложенной технической документацией, относящейся к данному объекту основных средств, передается в бухгалтерию организации. После заполнения данных бухгалтером акт передается на утверждение руководителю, а затем опять поступает в бухгалтерию, где в него вносят все необходимые для учета данные. Бухгалтер также делает отметку в акте об открытии инвентарной карточки. Малые предприятия указывают, какой номер записи об акте указан в инвентарной книге.

Заполненный акт заверяет своей подписью главный бухгалтер организации.

Нами рассмотрен порядок заполнения акта ф. ОС-1, так как он чаще всего применяется на практике и его используют для оформления и учета операций приема-передачи основных средств в организации или между организациями.

На основании акта ф.ОС-1 организация включает в состав основных средств отдельные объекты, поступившие по следующим договорам: купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя).

Этим же актом оформляется поступление объектов, изготовленных для собственных нужд хозяйственным способом и другими, не противоречающими действующему законодательству, способами, например, в качестве вклада в уставный капитал.

Актом формы ОС-1 организация оформляет и ввод в эксплуатацию объектов основных средств. При этом для объектов, не требующих монтажа, акт составляется в момент их приобретения, а для объектов, требующих монтажа – после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию. Акт ф.ОС-1 применяется и для оформления операций выбытия объектов из состава основных средств при их передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.

Поиск по сайту: