Правила документооборота и технология обработки учетной информации

7.1. Бухгалтерии принимать к учету первичные документы, оформленные в соответствии с п.5.2, 5.3 организационно-технического раздела настоящего приказа, соблюдать правила документооборота.

7.2. Записи в первичных документах должны производиться черни­лами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи средств автоматизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записи простой карандаш.

7.3. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

7.4. Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в установленном порядке.

7.5. Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

7.6. Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования.

7.7. Содержащаяся, в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете накапливается и систематизируется в учетных регистрах.

7.8. Формы учетных регистров, порядок записей в них, обработки использования определяются инструкциями Министерства Финансов, самим Обществом при условии соблюдения общих методологических принципов ведения бухгалтерского учета.

7.9. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книга (журналах), на отдельных листах и карточках, на магнитных носителя информации при использовании вычислительной техники.

7.10. Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

7.11. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием дать исправления.

7.12. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации порядком, установленным Обществом (приказы, распоряжения и т.п.).

7.13. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных информация о хозяйственных операциях, произведенных Обществом за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год), и учетных регистров переносится в сводные учетные документы.

7.14. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем cлyчae Общество изготовляет за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

7.15. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо Общества вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

7.16 В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

7.17. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

7.18. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подпи­савших документ, а также проставлена дата исправления. В приходных и кассовых ордерах исправления не допускаются.

7.19. Утвердить график документооборота (приложение № к настоящему приказу).

7.20. Отражать хозяйственные операции в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группировать по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

7.21. Регистры бухгалтерского учета составлять ежемесячно и подписывать лицам, в обязанности которых входит составление регистров в соответствии с их должностными инструкциями и письменным распоряжением главного бухгалтера. Указанные лица несут ответственность за правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета.

7.22. ИТ и ВТ обеспечить защиту от несанкционированных исправлений в регистрах бухгалтерского учета путем установления прав доступа, согласованного с главным бухгалтером.

7.23. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление. При внесении исправительных проводок за прошедшие периоды прикладывать бухгалтерскую справку, заверенную подписью лица, внесшего исправление, с приложением обосновывающих исправительную проводку документов.

7.24. Установить, что содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

8. Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств.

8.1. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности проводить инвентаризацию согласно Регламента А и Инструкции № 49 имущества и финансовых обязательств в следующие сроки:

- основных средств, нематериальных активов, материалов, производственно-хозяйственного инвентаря (в том числе и не выданного в эксплуатацию) ежегодно, за исключением нефти, инвентаризацию которой проводить с периодичностью, указанной в Инструкции Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии по учету нефти при ее транспортировке по системе магистральных нефтепроводов А;

- кассовой наличности, ценных бумаг и денежных документов, бланков строгой отчетности – не реже 1 раза в квартал;

- дебиторской и кредиторской задолженности – в течение года и перед составлением годового отчета;

- по остальным видам имущества и обязательств – перед составлением годового отчета;

- в обязательном порядке при смене материально-ответственных лиц, обнаружении фактов хищения или порчи имущества, авариях и стихийных бедствиях.

8.2. Инвентаризацию имущества проводить в сроки, устанавливаемые отдельным приказом по, в том числе:

- инвентаризацию основных средств и имущества производить в период с 01 октября по 15 ноября;

- незавершенного строительства – с 15 октября по 01 декабря;

- финансовых обязательств – с 01 января по 01 февраля.

8.3. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества с данными бухгалтерского учета отражать на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

-излишек имущества приходуется по текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету, с отнесением соответствующей суммы на счета прочих доходов и расходов;

-недостача имущества и его порча в пределах установленных нормативными документами норм естественной убыли относится на расходы, сверх норм – за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на прочие доходы и расходы.

При транспортировке нефти по тарифным маршрутам применяются нормы естественной убыли, утвержденные первым заместителем министра топлива и энергетики РФ 20 августа 1996 года.

8.4. Описи и акты инвентаризации составляются по унифицированным формам первичной учетной документации, утвержденным Госкомстатом РФ(№88 от 18.08.1998г. с изменениями от3.05.2000г.№36):

· инвентаризационная опись основных средств (форма № инв-1);

· инвентаризационная опись нематериальных активов (форма № инв-1а);

· инвентаризационный ярлык (форма № инв-2);

· инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № инв-3);

· акт инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № инв-4);

· Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № инв-15);

· Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками (форма № инв-17);

· Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств и нематериальных активов (форма № инв-18);

· Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № инв-19);

8.5. Списание просроченной дебиторской и кредиторской задолженности, а также убытков от недостачи и порчи имущества осуществлять на основании решения комиссии по непроизводительным расходам по результатам инвентаризации, отражению в бухгалтерской отчетности «ААА» событий после отчетной даты и условных фактов хозяйственной деятельности.

8.6. Проведение инвентаризации обязательно в случаях, предусмотренных пунктом 27 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», утвержденного Приказом МФ № 34н 29.07.98 г.

Инвентаризацию проводить согласно Регламенту о порядке проведения инвентаризации в Обществах группы А, утвержденному 20.10.2003 года.

Поиск по сайту: