Понятие информации, классификация информации, свойства информации, требования, предъявляемые к информации

Информация – совокупность сведений, отражающих состояние системы управления и внешней среды.

Информация является основным ресурсом управления, основой процесса управления, подготовки, принятия и реализации решений. Задача информации состоит в обеспечении непрерывного функционирования системы управления.

Основные свойства информации следующие:

· информация есть и предмет труда, и продукт труда в зависимости от этапа процесса управления;

· способность отражать какие-либо события, процессы;

· возможность длительного многократного применения без потери потребительских свойств;

· способность накапливаться;

· возможность многоцелевого использования.

Основными характеристиками информации являются количество и качество информации. Рассмотрим их более подробно.

1 Количество информации есть фактор загруженности аппарата управления.

2 Качество информации определяется подхарактеристиками:

а) полнота информации – наличие всей необходимой информации по проблеме, об объекте управления, о внешней среде;

б) комплексность информации – наличие информации различного рода от разных источников;

в) системность информации – наличие сгруппированной, систематизированной информации;

г) достоверность информации, характеризуемая степенью объективности отражения реальных процессов и явлений; зависит от сбора и обработки информации (технологии, техники, уровней обработки, степени контроля и т.д.);

д) актуальность информации – своевременность данных;

е) ценность (полезность) информации – понятие, как правило, относительное и субъективное;

ж) экономичность информации – связана со сбором, обработкой и хранением информации. Максимизация полезных свойств зависит от потребностей органа управления, а минимизация потерь и искажений информации – от организаций коммуникаций;

з) удобство пользования информацией;

3 Плотность информации – количество единиц информации на (в) единице носителя информации;

4 Частота предоставления.

Информация может иметь различные материальные носители.

Источники информации могут быть внешними и внутренними. Основным источником информации является экономика и социально-экономические процессы, протекающие в организации, т.е. производство, технико-технологические, экономические и прочие работы.

Классификация информации производится по многообразным принципам в зависимости от целей управления.

1 По степени полезности: полезная, ложная, избыточная.

2 По степени влияния на объект управления: первичная – отражает процесс, состояние объекта управления; конечная – непосредственно влияет на объект управления.

3 По степени обработки:

а) входная информация – разрабатывается либо за пределами системы управления, либо в ее первичных звеньях. Это «сырье» для управления. Точность и своевременность информации определяют эффективность и оперативность функционирования этой системы;

б) промежуточная информация – результат обработки входной информации; служит для обоснования аналитических выводов или проектов решений. Количество зависит от сложности конкретной ситуации;

в) выходная (итоговая) информация – результат деятельности всей системы управления; определяет показатели деятельности объекта управления в целом.

4 По степени стабильности и постоянства:

а) переменная информация – отражает движение и состояние в каждый момент времени объекта управления и внешней среды. Получение этой информации связано с фиксацией процессов и явлений;

б) условно – постоянная информация – характеризуется определенной стабильностью применения в процессе решения различных задач, используется, как правило, многократно и в неизменном виде в процессе управления. Изменения этой информации связаны с реализацией мероприятий по совершенствованию производства и реализации продукции (например, изменение ассортимента, структуры производства и т.д.), организации производства и труда, использования ресурсов. Так, нормы расхода материалов, сырья и т.п. постоянны до изменений в производстве. Изменения в трудовой подсистеме зависят от движения профессионально-квалификационных характеристик.

Виды условно – постоянной информации следующие:

- нормативная информация – нормы и нормативы, СНиПы, ГОСТы, ОСТы, ТУ;

- расценочная информация – расценки на выполнение работ, цены на сырье, материалы и готовую продукцию;

- справочная информация – информация об относительно постоянных свойствах объекта изучения (например, тарифный разряд, табельный номер, профессия, цех, место и т.д.; тип, ввод в действие, инвентарный номер оборудования и т.д.);

- табличная информация – совокупность взаимосвязанных (взаимополучаемых) данных. На входе представляются переменные данные (первичная информация); на выходе – результаты вычислений (например, справка о налогах, расчет заработной платы и т.п.);

- структурная информация, характеризующая структурный состав объекта изучения (например, планы цехов, участков, рабочих мест; планировки; схемы управления и т.п.);

- маршрутная информация, характеризующая последовательность, очередность движения, прохождения чего-либо (например, потоки металлов, схема производственного процесса);

- статистическая информация, предназначенная для выявления долговременных тенденций, не изменяется во времени.

5 В соответствии со структурой объекта управления – экономическая, социальная, техническая, технологическая, финансовая, трудовая, коммерческая информация.

6 По назначению – для внешнего пользования; для внутреннего пользования: закрытая (для ограниченного круга лиц).

7 По объему информации в показателях:

а) элементарная информация, имеющая однозначный смысл (например, количество – шт, т, м);

б) синтетическая информация – сводные данные (например, количество – усл.т, усл. ед), позволяющие учитывать различные качественные характеристики вместе;

в) интегрированная информация, содержащая и элементарную, и синтетическую информацию;

г) агрегированная информация – совокупная информация, как правило, относительного характера (например, выраженная в процентах), либо в стоимостном выражении (например, показатели экономичности, эффективности, рентабельности и т.д.).

8 По назначению – плановая, учетная, отчетная, статистическая информация;

9 В зависимости от движения в иерархической структуре управления:

а) осведомительная информация – «снизу вверх», происходит процесс сжатия информации, фильтрации;

б) распорядительная информация – «сверху вниз», происходит процесс увеличения информации, при котором промежуточные звенья выступают в роли генераторов дополнительной информации.

Процесс управления информацией в организации предусматривает учет, сбор и обработку информации, распределение информации. Технология работы с информацией включает следующие работы:

· определение целей и задач управления;

· определение показателей и документов;

· определение видов и источников информации;

· выбор методов учета, сбора и обработки;

· порядок обработки, исполнения и контроля информации.

Рассмотренная технология может быть реализована в рамках как централизованной, так и децентрализованной системы информационного обеспечения в организации.

Поиск по сайту: