Способы повышения эффективности коммуникаций

1 - организационные методы, 2 - технические методы, 3 - социальные (индивидуальные) методы. Социальные способы в наибольшей степени ориентированы на ситуацию и требуют творческого подхода к их применению.

1 - Организационные методы повышения эффективности коммуникации следующие:

1 Регулирование информационных потоков, предусматривающее определение собственной потребности в информации, а также непосредственных руководителей, коллег и подчиненных. Потребность в информации зависит от целей руководителя, принимаемых руководителем решений, характера оценки результатов и т.д.

2 Управленческие действия - применение различных видов коммуникаций, в которых руководитель является контролером, распределителем и источником информации.

3 Системы обратной связи как часть контрольно-управленческой информационной системы, основной целью создания которой является выявление степени понимания информации. Это может быть опрос подчиненных, либо направление руководителей «на места» с проверками, разъяснениями и т.п.

4 Системы сбора предложений, цель создания которых состоит в снижении тенденции фильтрации или игнорирования новых идей на пути снизу вверх. Реальными и экономичными формами таких систем могут быть (прямые телефонные линии, создание рабочих групп, ящики для сбора предложений)

6 Создание специальных структур в организации, осуществляющих информационные коммуникации на основе принципа функциональной специализации (например, информационный центр, помощник-консультант, секретарь-референт, пресс-служба, отдел внешних связей, канцелярия и т.д.). Целью создания специализированных структур является высвобождение рабочего времени руководителя путем оптимизации документооборота в организации.

Как правило, в крупных организациях вся вспомогательная работа с информацией осуществляется канцелярией.

2 - технические способы повышения эффективности коммуникации. К ним относят следующие:

1) выбор подходящего канала коммуникации в зависимости от характеристик получателя (например, одно конкретное лицо, либо неопределенная группа лиц);

2) сочетание нескольких каналов, дополняющих и/или дублирующих друг друга.

При выборе технического метода повышения эффективности коммуникаций необходимо помнить о целесообразном уровне предъявляемых к ним требований, к которым относят:

- экономичность, предусматривающую превышение выгод над затратами;

- оперативность как затраты времени на осуществление процесса коммуникаций, а также скорость передачи информации;

- надежность, оцениваемую количеством отказов, сбоев в работе и неточностей;

- доступность, предполагающую умение пользоваться теми или иными средствами коммуникаций, а также их распространенность.

С точки зрения экономики организации выбор технических методов, как правило, сопровождается значительными материальными затратами.

3 - Наиболее легко реализуемы в практике управления социальные (индивидуальные) способы повышения эффективности коммуникаций, поскольку требуют от руководителя и сотрудников соблюдения по сути общеизвестных элементарных норм и правил делового этикета и делового общения. Основными положениями в рассматриваемом контексте являются:

1) отчетливо поставленные цели, преследуемые коммуникацией. Постепенное доведение этих целей до получателя, начиная с введения через основную часть к заключению;

2) недопущение двусмысленности и неопределенности во фразах (например, не «утром», а «в 9–30 утра»);

3) необходимость использования языка поз, жестов, интонаций, не противоречащих друг другу;

4) целесообразно больше слушать собеседника;

5) необходимость излучения эмпатии (внимания к чувствам и переживаниям других) и открытости;

6) необходимость установления обратной связи путем вопросительных предложений и просьб пояснять подробнее, если были замечены в жестах, позе и мимике сигналы замешательства и непонимания;

7) осуществление контроля и проведение политики открытых дверей (например, выделение времени на прием по личным вопросам и т.д.

Социально-психологические факторы, объединяющие совокупность психологических приемов, используемых руководителем с целью:

а) создания психологического комфорта в группе, состояния открытости и раскрепощенности в процессе общения путем комплектования групп с учетом психологических особенностей ее членов, создания неформальных групп и отношений, а также установления личных контактов с членами группы;

б) выработки аттракции (симпатии, расположения со стороны подчиненных) посредством передачи партнеру сигналов, которые им не осознаются, но имеют для него эмоционально положительное значение.

В этой связи целесообразно отметить основные приемы выработки аттракции:

- обращение к собеседнику по имени; необходимость улыбаться (зеркало отношений), проявление искреннего интереса к другим людям; использование комплиментов (комплимент – небольшое преувеличение достоинств человека в отличие от лести – приписывания личности не существующего, не присущего ей вообще); проявление заинтересованности личной жизнью собеседника, ведение разговора вокруг его интересов и т.д.

Поиск по сайту: