Вопрос №19 Специфика материалов официального делопроизводства 18-начала 20 века

Поскольку всякое решение в министерской системе делопроизводства предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как "правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг".

Протокол XVIII - н. XIX вв. - это внутренний документ, в котором фиксировался ход рассмотрения вопросов, а также вынесенных по ним решений, принятых посредством коллегиального осуждения и голосования.

Степень важности рассматриваемого вопроса напрямую влияла на подробность фиксации хода его обсуждения. В зависимости от «подробности» фиксации информации протоколы можно разделить на краткие и подробные. Так называемые подробные протоколы называли журналами. Как вид документа понятие журнал официально вводится в оборот «Учреждением Государственного совета» (1810 г).

В отличие от XVIII в., в делопроизводстве н. XIX в. в журналах обсуждение каждого вопроса отражалось, как правило, в обобщенном виде: несколько выступлений одного лица могли быть сведены воедино, близкие мнения могли излагаться как нечто цельное и т.д. В делопроизводстве XIX в. протокола и журнал как бы поменялись «ролями». В XVIII в. формуляр протокола был законодательно закреплен Генеральным регламентом, и был описан: «прежде надлежит в верху листа год и число написать, потом присутствующие члены записать, и потом протокол держать». В законодательных актах XIX в. формуляр протокола отсутствует.

Реквизит «наименование вида документа» появился лишь в XIX веке и располагался по центру листа, указывался прописными буквами, далее чуть ниже указывался «заголовок к тексту» в форме родительного падежа.

В соответствии с нормами регламента XVIII в. в случае отсутствия на заседании какого-либо члена коллегии, нотариус должен был в протоколе указать, кто и по какой причине отсутствовал. В XIX в. в протоколах и журналах подобного рода информация не указывается.

Реквизит «дата документа» имел два способа оформления:

1.Если заголовок к тексту указывался после наименования вида документа, то дата оформлялась ниже заголовка с предлогом «от». 2. Когда «дата документа» указывалась в одну строку с заголовком к тексту.

Протоколы оформлялись от руки. Журналы XVIII - н. XIX вв. переплетались в книги. Первым реквизитом, который указывался на данном документе в XVIII в. была «дата документа», которая включала год, месяц, число, а также наименование дня недели.

В журналах и протоколах XIX в. в связи с появлением реквизита «вид документа» он указывался первым, затем шел «заголовок» и после них оформлялась дата, в которую могли включать и время проведения заседания.

Если указывался «номер документа» (он проставлялся не всегда), его оформляли на зоне левого поля.

В протоколе и журнале XVIII в. давалась информация о присутствующих, из которых первым указывался председатель заседания, например, губернский предводитель дворянства, затем все присутствующие. Обязательно писались их должности, напротив которых проставлялись фамилии и инициалы. На практике, как показывают документы губернских учреждений XVIII - XIX вв., в некоторых протоколах прежде, чем указывать всех присутствующих, секретарем оформлялась вводная фраза (формула) «В...(наименование организации)... прибыли».

После части протокола о присутствующих на заседании шел текст. Если вопросов рассматривалось несколько, напротив каждого на левом поле проставлялись порядковые номера. После каждого вопроса члены коллегиального органа проставляли личные подписи. Таким образом, реквизит «подпись» состоял только из личных подписей присутствующих, которые повторялись ровно столько раз, сколько рассматривалось вопросов.

Значение протокола в деятельности учреждения, а также традиции его оформления на протяжении нескольких столетий изменялись незначительно. В XIX в. к устоявшемуся формуляру добавились реквизиты: «наименование вида документа», «номер документа» и изменился порядок подписания документа (упрощается).

В XIX в. усложнилась регистрация документов - документ регистрировался на всех этапах своего движения. О масштабах явления дает представление опубликованное в 1858 г. «Руководство к наглядному изучению административного порядка течения бумаг в России». Согласно этому руководству в земском суде в процессе исполнения документ проходил 26 операций, в губернском правлении - 54, в департаменте министерства - 34, в совете министров – 4567.

Поиск по сайту: