Вопрос № 20 Разновидность материалов официального делопроизводства. Делопроизводственная документация неофициального происхождения

1. Разновидности делопроизводственных материалов официального характера

Многообразие разновидностей делопроизводственных документов обусловлено, прежде всего, сложной структурой государственного аппарата.

Можно выделить три группы делопроизводственной документации: 1) переписка учреждений; 2) внутренние документы; 3) просительные документы (часто выступают как инициативные при формировании дела).

Нижестоящие учреждения или должностные лица посылали вышестоящим доношения (донесения). Донесение нижестоящего должностного лица вышестоящему могло называться рапортом. Рапортами обычно назывались и донесения, посылаемые в Сенат. Донесение об исполнении какого-либо распоряжения могло называться экзекуцией.

Учреждения одного уровня посылали друг другу промемории. Учреждения, не связанные соподчиненностью, могли также посылать друг другу ведения.

Частные лица обращались в государственные учреждения с прошениями, которые в XVIII в. обычно по-прежнему назывались челобитными.

Постепенно начала возрастать роль внутренней документации, обслуживавшей документопоток внутри учреждения. При поступлении в учреждение документы регистрировались, им присваивался номер, ставилась дата, в регистрационном журнале передавалось содержание документа и отмечалось, кому он отдан для исполнения. Входящие документы учитывались в специальных книгах (регистратурах), в которых раздельно в хронологической последовательности записывались документы, полученные от царя, от Сената и других учреждений. Раздельно регистрировались исходящие документы. В XVIII в. при регистрации текст документа часто копировался. К внутренней документации относятся также документы, возникшие в ходе подготовки дела к рассмотрению, - протоколы и журналы заседаний.

В XIX в. основные разновидности делопроизводственной документации сохранились, иногда изменяя свое название. Ушли в прошлое челобитные, остались прошения, место промеморий заняли отношения.

Как особая разновидность донесения может рассматриваться отчет, посылаемый нижестоящим учреждением вышестоящему. Отчеты получают распространение, главным образом, в XIX в. Наибольший интерес представляют отчеты о деятельности высших и центральных учреждений, а также губернаторские и генерал-губернаторские отчеты. Ежегодные отчеты министров о деятельности министерств были предусмотрены манифестом от 8 октября 1802 г. об учреждении министерств. Структура отчета устойчивой не была: он мог составляться либо по структурным подразделениям, либо тематически. Отчеты Государственного Совета составлялись периодически и были весьма краткими. С 1804 г. составлялись губернаторские отчеты.

В XIX в. сохранилась журнальная форма регистрации. В каждом структурном подразделении регистрировались все входящие и исходящие документы. Для регистрации входящих документов в канцелярии министра и департаментах существовали общие и частные журналы. В общий журнал вносились все поступившие документы. В частном журнале канцелярии министра отмечались те документы, которые исполнялись в самой канцелярии. В канцелярии министра и департаментах существовало по два журнала для регистрации исходящих документов. Они также назывались общим и частным, но распределение функций между ними было иное: в общий журнал вносилось краткое содержание документа, а в частный документы переписывались дословно.

В 70-е годы XIX в. появилась такая форма фиксации хода заседаний, как стенографические отчеты, в частности для фиксации заседания Особого присутствия Правительствующего Сената по делам о государственных преступлениях. Эта форма получила распространение в начале XX в., а стенографические отчеты заседаний Государственной думы синхронно публиковались.

2. Разновидности материалов делопроизводства неофициального характера

1. Частноправовые акты

Актовые источники нового времени многочисленны и разнообразны. Их развитие вызвано, в первую очередь, изменениями в области гражданского права, в частности значительным расширением сферы регулирования имущественных отношений и развитием обязательственного права.

В начале XVIII в. кардинально изменился порядок составления актов. С 1701 г. площадные подьячие стали называться подьячими крепостных дел. Основной вид актов, составлявшихся ими, - крепости, т. е. договоры (в основном акты купли-продажи на недвижимое имущество.

Формой реализации обязательственного права был договор. Договоры заключались по обоюдному согласию сторон и могли включать любые условия, не противоречившие законодательству. Договоры могли заключаться в письменной и устной форме. Традиционно сложились три формы письменного заключения договоров: домашний, явочный и крепостной. В первой четверти XVIII в. (по указу 1701 г.) договоры почти всех видов заключались крепостным (нотариальным) порядком, что обеспечивало максимальный контроль со стороны государства. Однако увеличение количества имущественных сделок привело к разграничению сфер крепостной и явочной форм. Крепостным порядком стали заключаться сделки, объектом которых было недвижимое имущество (мена, купля-продажа). Законодательство (в частности, указ о единонаследии 1714 г.) предусматривало введение ограничений при распоряжении недвижимым имуществом, причем они касались не только купли-продажи, но и дарения и мены. Жалованная грамота дворянству 1785 г. сняла некоторые ограничения. С 1811 г. предусматривалось публичное объявление (в газете) о сделках на недвижимость.

В гражданском законодательстве существовали следующие виды договоров: дарение, мена, купля-продажа, запродажа, найм имущества, подряд и поставка, заем и ссуда имущества, поклажа, товарищество, страхование, личный найм, доверенность. Каждый из этих договоров оформлялся соответствующей разновидностью акта.

Как разновидность акта, фиксирующего договор займа, может рассматриваться вексель - ценная бумага, содержащая данное в установленной форме обязательство уплатить определенную сумму денег к установленному сроку. Вексель - разновидность акта, составление и порядок действия которого регулировались самым детальным образом, начиная с принятия Вексельного устава 16 мая 1729 г. И дело не в том, что векселям придавалось какое-то особое значение в сравнении с другими видами договоров, хотя и это имело место в связи с развитием денежной системы.

2. Акты, связанные с проведением крестьянской реформы (уставные грамоты и выкупные акты)

Крестьянская реформа 1861 г. породила значительный комплекс исторических источников, среди которых, в первую очередь, следует назвать описания помещичьих имений, уставные грамоты и выкупные акты. Две последние разновидности относятся к актовым источникам, и хотя они связаны с единичным историческим событием, значимость события и репрезентативность корпуса сохранившихся источников заставляет специально обратиться к их рассмотрению.

Уставная грамота фиксировала конкретные условия выхода крестьян из крепостной зависимости и взаимные обязательства сторон (крестьянина и помещика) на период временнообязанного состояния.

Уставные грамоты отличаются от традиционных актов тем, что их обычно сопровождает дело (в делопроизводственном понимании как комплекс документов), в котором присутствуют первичные документы (протокол мирового посредника, приговор сельского схода, жалобы, решения мирового съезда и т. д.), что дает редкую для актов возможность проследить процесс заключения договора.

Выкупной акт конкретизировал финансовую сторону уставной грамоты. Следует отметить: в силу финансового назначения выкупного акта все числовые показатели, содержавшиеся в нем, признавались юридически окончательными, что позволяет привлекать их для анализа уставных грамот.

3. Новые разновидности актов рубежа XIX-XX веков - акты акционерного предпринимательства

В конце XIX в. возникли новые разновидности актов, что было связано с развитием частного предпринимательства, в том числе и таких его новых форм, как акционерные компании. По законодательству Российской империи, необходимо было получать разрешение на учреждение акционерной компании через утверждение ее устава. Дискуссионным является вопрос о видовой принадлежности уставов, поскольку уставы акционерных компаний могли корректировать и дополнять акционерное законодательство. Поэтому уставы могут рассматриваться как сепаратные законодательные акты.

Уставы акционерных компаний являются типичным массовым источником, поскольку составляли неотъемлемую часть процесса учреждения акционерной компании. Устав содержит информацию о цели образования компании, ее наименовании и местонахождении, размере капитала, количестве и номинале акций. В нем также отражены порядок формирования капитала и распространения акций, права, обязанности и ответственность компании и акционеров, порядок отчетности, распределения дивидендов. Кроме того, устав содержит информацию об организации и порядке управления компанией: порядок управления делами, структура, функции и права правления и общего собрания акционеров, порядок решения споров, порядок ликвидации компании. Обычно устав включал следующие разделы: а) цель учреждения, учредители, права и обязанности компании; б) основной капитал, акции, права и обязанности владельцев акций; в) права и обязанности правления; г) порядок отчетности, распределения прибылей и выдачи дивидендов; д) функции, права и обязанности общего собрания акционеров; е) порядок разрешения споров, прекращения деятельности общества и его ликвидации.

Дата утверждения устава считалась официальной датой возникновения компании, но поскольку основной капитал собирался на основании утвержденного устава, то реально компания начинала функционировать спустя какое-то время либо вообще могла не начать свою деятельность.

С функционированием акционерных компаний связано и возникновение такой разновидности актовых источников, как акции. Законом 1836 г. вводились лишь именные акции, а уставы акционерных компаний предусматривали не только именные акции, но и акции на предъявителя.

Поиск по сайту: