Сортировка текста и чисел одновременно

Рассмотрим пример по сортировке (сортировка текста и чисел одновременно). Пусть в таблице есть столбец с кодами различных запчастей и агрегатов для автомобилей (part number). Причем крупные детали в сборе (например, коробка передач, двигатель, рулевое управление) обозначаются чисто цифровым кодом, а мелкие детали, которые в них входят - кодом с добавлением уточняющего номера, допустим, через точку. Попытка отсортировать такой список обычным образом приведет к нежелательному результату, т.к. Excel сортирует отдельно числа (номера крупных агрегатов в сборе) и отдельно текст (номера мелких деталей с точками)(рис. 2.18).

Рис. 2.18. Сортировка списка с кодами запчастей обычным образом

Стоит задача получить список, где после каждого крупного агрегата будут идти его детали (рис.19).

Рис. 2.19. Сортировка списка с кодами запчастей

Чтобы это реализовать, нужно временно добавить еще один столбец к таблице, в котором превратить все коды в текст с помощью функции ТЕКСТ (рис. 2.20).

Рис. 2.20. Преобразование кодов в текст

Если затем произвести сортировку по этому столбцу, то Excel спросит о том, как ему сортировать числа и текст (рис. 2.21).

Рис. 2.22. Сортировка списка с кодами запчастей

Если выбрать второй вариант в этом диалоговом окне, то Excel не будет преобразовывать номера крупных агрегатов в числа и станет сортировать весь список как текст, что и даст нужный результат. Вспомогательный столбец после сортировки можно удалить.

Фильтры

Отбор данных

Простейшим инструментом для выбора и отбора данных является фильтр. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям, заданным для столбца.

В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

Строки, отобранные при фильтрации, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их напечать, не изменяя порядок строк и не перемещая их.

Кроме того, для выбора данных можно использовать возможности поиска данных, формы и некоторые функции.

Установка фильтра

Фильтры можно установить для любого диапазона, расположенного в любом месте листа. Диапазон не должен иметь полностью пустых строк и столбцов, отдельные пустые ячейки допускаются.

Для установки фильтров необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить одну любую ячейку в диапазоне, для которого устанавливаются фильтры.

2. Нажать кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выбрать команду Фильтр или нажать кнопку Фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки Данные (рис. 2.22).

Рис. 2.22. Установка фильтров

3. После установки фильтров в названиях столбцов таблицы появятся значки раскрывающих списков (рис. 2.23).

Рис. 2.23. Таблица с установленными фильтрами

4. Для удаления фильтров необходимо снова выполнить пункты 1. и 2.

Для установки фильтра в выделенном диапазоне необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить область, для которой требуется установить фильтры (фильтры будут установлены для попавших в область столбцов в первой строке выделенной области) (рис. 2.24)

2. Нажать кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выбрать команду Фильтр или нажать кнопку Фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки Данные

3. После установки фильтров в столбцах первой строки выделенного диапазона таблицы появятся значки раскрывающих списков (рис. 2.25)

4. Для удаления фильтров необходимо снова выполнить пункты 1. и 2.

Рис. 2.24. Установка фильтров в выделенном диапазоне

Рис. 2.25. Таблица с установленными фильтрами

Замечание: Чтобы установить фильтр только для одного столбца, необходимо выделить данный столбец на рабочем листе, щелкнув левой кнопкой мыши на названии столбца, а затем нажать кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выбрать команду Фильтр или нажать кнопку Фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки Данные.

Работа с фильтром

Для выборки данных с использованием фильтра следует щелкнуть по значку раскрывающегося списка соответствующего столбца и выбрать значение или параметр выборки (рис. 2.26).

Рис. 2.26. Использование фильтра

Заголовки строк листа, выбранных из таблицы с помощью фильтра, отображаются синим цветом. На значках раскрывающихся списков в названиях столбцов, по которым была произведена выборка, появляется особая отметка.

Отбор по значению

Можно выбрать строки по одному или нескольким значениям одного или нескольких столбцов.

Пример: В таблице с данными об отелях необходимо установить фильтры на столбцы Район, Курорт, Отель, Класс. Провести отбор по значениям Costa Bravo столбца Район и 4 столбца Класс (рис. 2.27).

Рис. 2.27. Таблица с данными

Для этого необходимо сделать следующее:

1. Установить фильтры на нужные столбцы

2. Щелкнуть по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор

3. Отметить флажками значения, по которым производится отбор. Нажать кнопку ОК. Результат на рис. 2.28.

Рис. 2.28. Отбор по значению

Отбор по формату

Можно выбрать строки по цвету ячейки, цвету текста или значку одного или нескольких столбцов.

Пример: В таблице с данными об отелях необходимо установить фильтры на столбцы Заезд и Цена. Провести отбор по значку (красный кружок) столбца Заезд (рис. 2.29).

Рис. 2.29. Таблица с данными

Для этого необходимо сделать следующее:

1. Установить фильтры на нужные столбцы

2. Щелкнуть по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор

3. Выбрать команду Фильтр по цвету, а затем в подчиненном меню выбрать цвет ячейки, цвет шрифта или значок (рис. 2.30). Нажать кнопку ОК.

Рис. 2.30. Отбор по формату

Отказ от отбора

Для этого необходимо сделать следующее:

1. Щелкнуть по значку раскрывающегося списка столбца, по которому произведен отбор

2. Выбрать команду Удалить фильтр из столбца …