Кейс 3. Новые бизнес процессы турфирмы

Разработка Web-сайтов не является исключительной задачей с точки зрения управления проектом. Как и в лю­бом другом проекте в разработке сайта можно выделить следующие этапы:

— Этап запуска проекта. Ставится задача на разработку сайта и определяются основные требования к будущей системе. На этом этапе производится выбор исполнителя, оцениваются бюджет проекта и сроки его выполнения.

— Этап проектирования сайта. Производится глубокое проектирование всех компонентов требуемой системы, готовится проектная документация, уточняются сроки выполнения проекта, а в некоторых случаях и его стоимость.

— Разработка сайта. Разработка программных компонентов сайта, хранилищ данных, необходимых для работы сайта, разработка и внедрение дизайна Web-страниц сайта. Кроме того на данном этапе выполняется тестирование разработанного авторами программного обеспечения.

— Ввод сайта в эксплуатацию. Этап предусматривает тестирование сайта заказчиком, устранение замечаний по результатам этого тестирования, наполнение сайта материалами, размещение сайта на хостинге и, наконец, запуск.

— Поддержка сайта. После запуска сайта ведется поддержка системы в рабочем состоянии, пополнение её новыми материалами.

Этап №1. Постановка задачи и запуск проекта.

Запуск проекта включает в себя две составляющие: административную и техничес­кую. Административная часть заключается в создании рабочей группы, в которую входят специалисты из маркетингового и технического отделов предприятия, назначении из со­става рабочей группы по Web-сайту руководителя проекта. К технической части работ от­носится выработка концепции сайта, включая описание функциональности и формиро­вание необходимого набора инструментов и сервисов, которые должны размещаться на сайте. Концепция формируется рабочей группой и в дальнейшем используется при работе с заказчиком. В задачи рабочей группы по Web-сайту входит также подготовка предвари­тельных оценок по бюджету и продолжительности проекта.

При оценке стоимости работ по проекту требуется учесть:

— стоимость собственно разработки сайта;

— стоимость подготовки материалов для наполнения сайта (тексты, иллюстрации, перевод материалов на другой язык);

— стоимость технической поддержки сайта (стоимость хостинга, оборудования, лицензированного программного обеспечения (ПО) и дополнительных платных сервисов);

— стоимость работы сотрудников, занимающихся поддержкой сайта (руководитель проекта, редакторы, системные администраторы, копирайтеры, дизайнеры, корректоры, переводчики, фотографы, режиссёры).

Минимальный срок разработки и запуска сайта — 3 месяца. Он складывается из сле­дующих временных отрезков:

— проектирование сайта и подготовка проектной документации — не менее 3 недель;

— разработка программных компонентов и дизайна — не менее месяца (даже при наличии готовых программных компонентов);

— тестирование сайта — 1—2 недели;

— наполнение сайта материалами, размещение на хостинге — около месяца.

Этап №2. Поиск исполнителя/

В первую очередь требуется решить вопрос «Будет ли разработка сайта осуществ­ляться своим силами или с помощью сторонней организации?»

Разработка собственными силами возможна при наличии в организации сложивших­ся отделов, связанных с разработкой, внедрением и поддержкой собственных информа­ционных ресурсов предприятия. Собственная разработка также оправдана, если предпо­лагается активное развитие Internet - ресурса. Собственная команда разработчиков позво­ляет сохранить внутренние знания о логике и реализации ресурса, что ускоряет развитие функциональности Web-сайта.

Разрабатывать сайт собственными силами не всегда дешевле, ибо в этом случае в штате компании должны быть все необходимые специалисты (программисты, дизайнер, системный администратор и т.п.), причём достаточно высокого уровня. Кроме того. нужен руководитель, который может не только контролировать работу разработчиков, но и ста­вить перед ними задачи, а также распределять обязанности между исполнителями.

Организациям, не специализирующимся в области разработки Web-сайтов, найти таких специалистов достаточно сложно, поскольку их необходимо обеспечить достаточ­но высокой зарплатой, а она часто не оправдывает себя после завершения проекта. При­влечение же менее квалифицированных специалистов увеличивает срок выполнения проекта, причем результаты работы трудно прогнозировать. В таких ситуациях более оп­равдано привлечение сторонних разработчиков на контрактной основе.

Общение с предполагаемым исполнителем обычно развивается по следующей схеме: исполнителю отправляется подготовленный заказчиком документ с описанием пожела­ний по функциональности сайта. У предполагаемого исполнителя запрашивается ком­мерческое предложение с указанием условий разработки и дальнейшей поддержки сайта, а также ориентировочных сроков и стоимости проекта.

При анализе полученного предложения следует обратить внимание на основные па­раметры: цену и сроки выполнения проекта, выбор исполнителем платформы, на базе которой будет создаваться сайт, её влияние на расходы по поддержке сайта, дополнитель­ные расходы, связанные с выполнением проекта: закупки оборудования и программное обеспечение, обучение персонала, наличие в предложении плана работ и отражение в нем этапа проектирования и контрольных точек процесса разработки.

В договоре с исполнителем рекомендуется зафиксировать основные требования по функциональности сайта и рамочный план работ по проекту, оговорить участие исполни­теля в первичном наполнении сайта, указать механизм передачи заказчику исходных тек­стов и полного комплекта документации по проекту, согласовать гарантийный срок тех­нической поддержки.

Этап №3. Проектирование.

На данном этапе исполнитель должен получить набор документов, представляющих собой развёрнутое техническое задание (ТЗ) на разработку сайта, а также детальный план работ по проекту. ТЗ включает функциональное и техническое описание сайта. Функци­ональное описание сайта содержит:

— логическую структуру сайта: иерархию разделов сайта, какие страницы каким разделам принадлежат;

— детальное описание страниц и блоков, размещённых на этих страницах;

— описание блоков страниц (авторизация, навигация) и логику работы этих элементов.

Техническое описание сайта определяет:

— основные технические параметры сайта: производительность, объём обрабатываемых данных, совместимость сайта с различными браузерами;

— используемое при разработке ПО;

— виды данных, используемых на сайте;

— иное.

План работ должен включать календарные сроки и продолжительность этапов раз­работки и запуска. Это позволяет прогнозировать готовность отдельных модулей сайта и возможность их тестирования. Кроме того, в календарном плане работ необходимо вы­делить несколько контрольных точек, в которых можно оценить промежуточные резуль­таты работы по проекту. В эти моменты исполнитель должен провести демонстрацию результатов работ и предоставить отчёт о ходе выполнения проекта (что получилось, что не получилось, дальнейшие прогнозы хода работ). По прохождению этих точек можно судить о ходе выполнения проекта и соблюдении его сроков. Документы согласуются с заказчиком и подписываются обеими сторонами. После этого работы ведутся по утвер­ждённому графику. Изменения и дополнения к проекту требуют дополнительного согласования, поскольку могут приводить к изменению стоимости и сроков отдельных работ и проекта в целом.

Этап №4. Разработка.

Основная нагрузка на данном этапе работ ложится на исполнителя. Заказчик уча­ствует в согласовании рабочих моментов проекта (таких, как утверждение дизайна, уточ­нение структуры сайта). Заказчик контролирует прохождение контрольных точек проекта. Параллельно работам по разработке сайта заказчику необходимо начать подготовку мате­риалов для наполнения будущего сайта (иллюстраций и текстов). Следует заключить до­говоры с внешними поставщиками информации, сервисов и услуг, которые предполагает­ся использовать на сайте.

В заключение необходимо провести техническую приёмку сайта. Она включает в себя тестирование всех компонентов сайта и системы управления. Обнаруженные недочёты фиксируются в списках ошибок, которые передаются исполнителю для исправления. После исправления ошибок тестирование повторяется. Результатом этапа разработки яв­ляется техническая готовность сайта, то есть полностью функционирующий сайт с утвер­ждённым дизайном, однако не наполненный материалами.

Этап №5. Подготовка сайта к эксплуатации.

Цель данного этапа — достижение полной готовности сайта к коммерческой эксплу­атации. Сайт силами исполнителя переносится из серверов, на которых велась разработ­ка, на выбранную хостинг-площадку. Сотрудники заказчика наполняют сайт необходи­мыми материалами. В процессе наполнения исполнитель обучает сотрудников заказчика методике работы и управления сайтом. Кроме того, в процессе работы с сайтом дополни­тельно выявляются скрытые ошибки в реализации системы, которые устраняются разра­ботчиками, а также производится дополнительная настройка программного обеспечения сайта для достижения требуемых параметров системы. На этом же этапе исполнитель го­товит комплект документации, включающий:

— руководство пользователя, которое описывает логику системы управления сайтом и её возможности;

— техническое описание, в котором фиксируется структура данных, используемых на сайте, логика работы и взаимосвязи основных модулей сайта;

— инструкция для администратора сайта, включающая описание процедур установки и переноса сайта на другую хостинг-площадку, процедуры резервного копирования и восстановления данных, создания зеркал сайта.

По завершению наполнения и устранению критичных ошибок сайт готов к запуску в «боевом» режиме. По завершению этапа исполнитель передаёт заказчику материалы, со­зданные в процессе работы над проектом, в том числе исходные тексты модулей сайта, проектная и пользовательская документация, архив баз данных сайта. Передаваемые ма­териалы фиксируются на устойчивых носителях (СО, ОУО, магнитооптике, иных).

Этап №6. Поддержка сайта.

По завершению проекта сайт передается в управление группе поддержки сайта из организации заказчика. В задачи группы входит:

— поддержка материалов сайта в актуальном состоянии;

— мониторинг технического состояния сайта и используемого оборудования;

— обнаружение неполадок и погрешностей в работе сайта и передача их для исправления в течение гарантийного срока поддержки.

Выбор платформы тесно связан с выбором хостинг-площадки для размещения сайта, так что этот вопрос также требует проработки на этапе проектирования сайта.

Исходя из данных предварительных расчетов, первоначальная потребность в инвестициях ориентировочно составляет 404,25 тыс. руб. Из них 362,25 на создание и размещение сайта.

Таблица 3

Расчет планируемой прибыли от функционирования Web – сайта и внедрение услуг по бронированию и продаже путевок во 1 полугодии 2011 г., тыс. руб.

При прогнозируемых объемах продажи услуг, согласно табл. 3, при прочих равных условиях, чистая прибыль (после уплаты налогов) составит ориентировочно 930,4 тыс. руб. за 1 полугодие 2011 г.

Рентабельность коммерческая составит 20,7 %, т.е. возрастет на 16,2 п.п. (20,7- 4,5).

Индекс доходности составит: 930,4/388,25= 2,4.

Срок окупаемости: 388,25/930,4=0,42, т.е. приблизительно 5 месяцев.

Следовательно, данное направление привлечения дополнительных клиентов, позволит получить дополнительный доход в сумме 930,4 тыс. руб. и окупит затраты за 5 месяцев. При этом будет создаваться благоприятный имидж и налаживаться новые связи. Данные показатели являются приблизительными, кроме того, могут быть изменены и скорректированы.

Таким образом, результатом деятельности руководства компании по проведению реинжиниринга явилось значительное повышение эффективности деятельности турфирмы: увеличение количества клиентов, сокращение времени выполнения операций по обслуживанию клиентов. Работа сотрудников максимально ориентирована на клиентов и наблюдается рост оборотов компании.

Приложение 1

Поиск по сайту: