АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция

Розділ 6. Складання основних видів управлінської документації

Читайте также:
  1. IV Розділ. Тести на Нью-Йоркську Конвенцію про визнання та виконання іноземних арбітражних рішень
  2. VIII. Аналіз внутрішніх функціональних підрозділів
  3. Аналіз ефективності використання основних фондів
  4. Аналіз ефективності використання основних фондів на підприємстві
  5. Аналіз забезпеченості, інтенсивності і ефективності використання основних засобів підприємства
  6. Аналіз обсягу виробництва та реалізації основних видів продукції
  7. Аналіз основних засобів
  8. Аналіз основних техніко-економічних показників діяльності підприємства
  9. Аналіз стану та ефективності використання основних засобів ставить на
  10. Апарати для розділення неоднорідних мас
  11. Аудит основних засобів
  12. Б) Принципи радянської державної служби базуються на розроблених В. І. Леніним основних принципах державного апарату.

 

Документ – матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передачі в часі і просторі.

У вузькому сенсі документ -- акт, що вдягнувся в письмову форму, засвідчує наявність фактів певного значення. У широкому сенсі і книга, і скульптура – документи.

Документи можуть виконувати наступні функції:

o функції, що забезпечують процес управління;

o функції, що носять культурно-історичний характер.

Загальні функції документа:

o інформаційна – визначається потребою документування, зберігання і надання інформації;

o комунікативна – документи є засобом обміну інформації;

o соціальна – полягає в збереженні, і передачі соціальної інформації.

Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, об'ємом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями і закріплюється в табелі документів.

Рішення, постанови і накази видають у всіх випадках, коли необхідно прийняти нормативний або індивідуальний акт по основних питаннях компетенції організації.

Розпорядження і вказівки видаються по оперативних питаннях і для організації виконання постанов, рішень і наказів. Спільні розпорядливі документи організацій, що видають однакові формою документи (накази, постанови і ін.), оформляються як спільне рішення, яке має правову силу розпорядливого документа в кожній організації, що приймала цей документ. Проекти документів, що зачіпають інтереси інших організацій, повинні заздалегідь узгоджуватися з цими організаціями. В разі розбіжностей до проекту додаються зауваження або формулювання суті розбіжностей.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях колегіальних органів, радах, зборах, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі запису ходу засідань, стенограм, звукових записів (текстів доповідей; виступів, довідок, проектів постанови або рішень, порядку денного, списків запрошених і ін.). Якщо хід засідання стенографується, текст стенограми розшифровується, друкується, завіряється і зберігається разом з протоколом.

В межах своєї компетенції організації всіх рівнів управління можуть надсилати листи при здійсненні оперативних зв'язків з вищестоящими галузевими і функціональними органами, підвідомчими і іншими організаціями і окремими громадянами. Листи, як правило, повинні складатися у тому випадку, коли неможливий або утруднений бездокументний обмін інформацією: усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), інструктаж і так далі.

При необхідності термінової передачі інформації складаються телеграми і телефонограми, документ передається через модемний зв'язок, факсом або телефону.

Загалом всі документи по відбиваних в них видах діяльності діляться на дві великі групи.

Перша - це документи по загальних і адміністративних питаннях, тобто по питаннях загального керівництва підприємством (організацією) і його виробничою діяльністю. Ці документи можуть складати працівники всіх підрозділів підприємств.

Друга група – документи по функціях управління. Такі документи складають працівники фінансових органів, бухгалтерії, відділів планерування, постачання і збуту, інших функціональних підрозділів.

Документи класифікуються по найменуваннях: службові листи, накази, протоколи, акти, доповідні записки, договори і так далі.

Оформлення всіх цих документів уніфіковане, але за змістом вони можуть бути абсолютно різними: по місцю складання: внутрішні (документи, що складаються працівниками даного підприємства) і зовнішні (документи, що поступають з інших підприємств, організацій і від приватних осіб); за змістом: прості (присвячені одному питанню) і складні (декілька питань, що охоплюють); формою: індивідуальні, коли вміст кожного документа має свої особливості (наприклад, доповідні записки), трафаретні, коли частина документа віддрукована, а частина заповнюється при складанні, і типові, створені для групи однорідних підприємств.

Обробка документів в апараті управління включає документування інформації, обробку інформації, що міститься в документах, і організацію роботи з документами. Сукупність робіт, пов'язаних із створенням документів, їх реєстрацією, класифікацією, рухом, обліком і зберіганням, називається діловодством. В процесі діловодства здійснюється фіксація інформації (документування) і організація робіт з документами.

Під документуванням розуміється створення текстових документів у сфері управління. Організація роботи з документами означає створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів в діловодстві. Необхідність документування управлінських процедур, встановлена чинним законодавством, приводить на практиці до створення багаточисельних форм фінансовою, первинною обліковою, розрахунково-грошовою, звітно-статистичною, організаційно-розпорядливою і інших систем документація.

Особливу роль серед управлінських документів грає організаційно-розпорядлива документація (ОРД). Вхідні в цю систему документи умовно підрозділяються на 3 групи:

- організаційні документи - статут, структура і штатна чисельність апарату управління, штатний розклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурний підрозділ установи, організації, підприємства, посадова інструкція працівникові;

- розпорядливі документи - наказ, розпорядження, вказівка, інструкція;

- інформаційно-довідкові документи - протокол, акт, лист, доповідна і пояснювальна записки, довідка, телеграма, телефонограма і так далі. Операції по документуванню організаційно-розпорядливої діяльності і організації роботи з відповідними документами називаються адміністративним діловодством.


1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |

Поиск по сайту:



Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.003 сек.)