Процесс аудита

Учетная система бухгалтерии отеля во многом зависит от операционной документации, что позволяет обеспечить точные записи и сохранить эффективные операционные действия. Нахождение и устранение ошибок - это сущность процесса ночного аудита. Он разработан так, чтобы обеспечить интеграцию счетов с помощью перекрестных ссылок. Счета бухгалтерской книги сравниваются с первоначальными документами, чтобы доказать правильность отдельных записей и общие итоги. Разногласия, найденные во время аудита, должны быть исправлены.

Ночной аудит, с введением компьютеров, это - необязательно ночная деятельность. Многие компьютерных систем способны предоставить в любое время непосредственно информацию и обеспечить итоговые отчеты по требованию.

Компьютерный отчет. Ежедневный отчет

Степень проверки, которую должно провести аудитор, зависит от частоты появления ошибок и объема операций, которые необходимо проверить.

Первый из этих факторов зависит от профессиональной подготовки счетных работников, второй - от размеров и разветвленности инфраструктуры отеля. Крупные отели обычно требуют более тщательной проверки благодаря большому объема.

К компетенции ночного аудитора обычно входят: завершение незаконченных записей, правильность заполнения счетов, согласование разногласий в статусе номеров, составление балансов всех подразделений, проверка расценок на проживание и места, проверка предварительно заказанных номеров, подготовка отчетов депозит наличности, поддержка системы, распределение отчетов.

Рассмотрим эти функции отдельно.

Завершение незаконченных записей

Главной функцией аудита является убеждение в том, что все операции, которые влияют на отчетность, записанные в соответствующие счета. Первый шаг в этом направлении - завершение незаконченных записей. Хотя большинство работников пытаются записывать операции в нужные счета по мере их получения, ночной аудитор должен подтвердить, что все операции были записаны перед началом аудита. Незавершенные записи приведут к ошибкам в балансе и ночной отчетности.

Аудитор строго следит, чтобы записи по всем документам операций были завершены. Если, например, отель не использует компьютеризированную телефонную учетную систему, незак-нчени телефонные расходы должны быть учтены в полном объеме. Аудитор также может записывать не учтенные ранее операции с наличностью.

Аудитор, проверив все обстоятельства, предъявляет письмо для закрытия и определяет статус номера. В компьютеризированной системе процесс аудита автоматически изменяет статус номера.

Баланс всех отделений (торговых точек)

Ночной аудитор сводит баланс всех отделений, используя все первичные документы. Аудитор подводит баланс всех счетов и информации по сделкам других подразделений. Документы, получаемые бухгалтером, и другие первичные документы резюмируются и сравниваются. Даже полностью автоматизированные отеле, конечно сохраняют первичные документы для разрешения возможных разногласий.

Детальный аудит отдельного подразделения предусматривает проверку всех записей тех пор, пока ошибка не будет найдена. Процесс аудита может быть запутанным в этом отношении. Обычно считается

более эффективным сначала свести баланс по всем отделениям, а затем искать отдельные ошибки в записях.

Однако баланса на счетах и итогах подразделений еще не следует, что правильные счета были выбраны для записи. Запись правильной суммы в неправильные счета также приведет к неправильному итоге. Этот тип ошибок бывает незамеченным до тех пор, пока не возникают проблемы со счетами клиентов.

Поддержка системы

Этот шаг применяется только к компьютерным системам. Компьютер устраняет необходимость ведения всевозможных учетных документов по бронированию номеров, их статуса и т.д., но становится очень зависимым от правильно функционирующей компьютерной системы.

Поддержка отчета должна предъявляться периодически для проверки отлаженной работы гостиницы на случай поломки компьютерной системы. Отчеты конце дня разрабатываются и печатаются компьютером. Мере печатаются два гостевых списки: одна копия для бухгалтера, а другая - для управления гостиницы. Отчет о статус номеров позволяет агентам определить свободные и готовы номера.

Подготовка отчета

Ночной аудитор обычно несет ответственность за подготовку отчетов, показывающих эффективность деятельности. Конечный подробный и суммарный отчеты по подразделениям, балансовый отчет и специальные отчеты могут быть подготовлены для осмотра руководством гостиницы.

Конечный подробный и суммарный отчеты по подразделениям подготавливаются и сохраняются с первичными документам и в бухгалтерии.

Балансовый отчет показывает количество гостей, которые подошли к ограничению кредита. В компьютеризированной системы компьютер должен быть запрограммирован так, чтобы мог составлять такой отчет по требованию.

Гостевой отчет содержит окончательный отчет балансов всех зарегистрированных гостей. Исходные данные компьютера должны быть записаны на магнитных дисках.

Аудитор должен проверять процедуру взаимодействия, чтобы быть уверенным в том, что зарегистрированные исходящие операции тщательно управляются. В случае, когда гарантированы заказ не отображаются, записи могут быть запрограммированы так, чтобы автоматически переноситься в файл счетов. Если сделка должна быть зарегистрировано независимо, электронное отображение можно ограничить монитором компьютера для обработки.

Противоречия в состоянии номеров полностью нетипичные в автоматизированных системах.

Горничные обычно отчитываются о текущей занятости номеров по внутреннему телефону, перед тем, как выйти из номера. Эта своевременная быстрая информация автоматически согласуется с электронным состоянием номера, и отчет об изменении статуса номера автоматически распечатывается.

Компьютер может определить проблему достаточно быстро, чтобы дать возможность отеля подготовить номера для передачи в продажу с минимальной потерей дохода.

Отчетный баланс поддерживается на протяжении всего времени. Как только цена заказа введена в списке, она немедленно вносится в гостевой карты и в контрольной карты. Контрольная карта - бухгалтерский документ для внутреннего использования, для подтверждения всех бухгалтерских записей. Для сбалансирования подразделений гостиницы компьютер сравнивает все контролируемые карты, поступающие с контрольными картами.

Поиск по сайту: