ВНУТРИФИРМЕННЫЙ УЧЕТ И РАСЧЕТЫ

14.1. Виды учета

Учет — это вид деятельности, предметом которой является ин­формация. Учет предполагает сбор, обработку, классификацию, систематизацию и отражение информации в специальных регист­рах на каких-либо носителях. В экономической практике использу­ются различные виды учета: финансовый (бухгалтерский), управ­ленческий (оперативный), статистический, налоговый учет и др.

Общая цель всех видов учета — упорядочение информационных потоков для эффективного использования в управленческих реше­ниях и сохранение информации для архива. Финансовый (бухгалтер­ский) учет представляет собой упорядоченную систему сбора, ре­гистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации, их движении путем сплош­ного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Основной задачей бухгалтерского учета является форми­рование полной и достоверной информации о деятельности орга­низации, ее имущественном положении и обязательствах. Эта ин­формация необходима как внутренним пользователям (руководи­телям, собственникам имущества организации и т. п.), так и внешним — инвесторам, кредиторам и др. Обеспечение информа­цией необходимо для:

*контроля за соблюдением законодательства РФ при осуще­ствлении организацией хозяйственных операций и их целесооб­разностью;

*контроля за наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сме­тами;

*предотвращения отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявления внутрихозяйственных ре­зервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Основным документом финансового (бухгалтерского) учета яв­ляется баланс, который отражает деятельность организации за про­шлый период. Финансовый (бухгалтерский) учет ведется на осно­вании первичных учетных документов. Эти документы служат оправдательными документами всех хозяйственных операций, про­водимых организацией. Первичные учетные документы принима­ются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документа­ции, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбо­мах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наи­менование документа; дату составления документа; наименова­ние организации, от имени которой составлен документ; содер­жание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи ука­занных лиц.

Первичный учетный документ должен быть составлен в пери­од совершения операции, а если это не представляется возмож­ным — непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, пе­редача их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обес­печивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хо­зяйственных операциях на основе первичных учетных докумен­тов составляются сводные учетные документы. Первичные и свод- н-ыг учетные документы могут составляться на бумажных и ма­шинных носителях, в последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответ­ствии с действующим законодательством.

Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обя­зательных реквизитов является нарушением установленных правил и влечет за собой финансовые санкции. Ненадлежащим образом оформленные документы или их отсутствие не подтверждают факт совершения хозяйственной операции, что может вызвать разногла­сия с налоговыми органами. Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных доку­ментах, для отражения на счетах и в бухгалтерской отчетности пред­назначены регистры бухгалтерского учета. Таким образом, бухгал­терский учет осуществляется в соответствии с законодательно установленными формами сбора, систематизации и представления пользователям учетной информации.

Если финансовый (бухгалтерский) учет жестко зарегламен­тирован, фиксирует результаты прошедшей деятельности орга­низации (в форме финансовой отчетности), то управленческий {оперативный) учет ведется в произвольной форме и характери­зует экономическое состояние организации в реальном времени. Отличительные характеристики финансового (бухгалтерского) учета и управленческого (оперативного) учета представлены в табл. 14.1.

Сравнение финансового (бухгалтерского) и управленческого (оперативного) учета

Оперативная информация используется в целях принятия уп­равленческих решений, составления и анализа финансовой отчет­ности предприятия, долгосрочного и текущего планирования, ис­полнения налоговых обязательств. Отличительной особенностью опе­ративной информации является ее конфиденциальность. Оперативная информация должна быть доступна только для специ­алистов предприятия. Управленческий (оперативный) учет — внут­реннее дело каждой организации. Для ведения этого учета могут быть использованы любые формы и регистры, разработанные са­мой организацией.

Все виды учета являются составной частью интегрированной управленческой информационной системы. При создании такой системы необходимо ответить на следующие вопросы:

*какая информация нужна;

*кому нужна эта информация;

*почему нужна эта информация;

*когда она необходима;

*где получить информацию;

*как должна собираться и обрабатываться информация;

*какие виды отчетов нужны и какой должна быть их регуляр­ность?

Проектирование должно предусмотреть использование инфор­мационных технологий и способы обмена информацией.

Какая информация нужна? Информация различается по степе­ни детализации и стилю представления. Степень детализации опе­ративной информации зависит от иерархии управления. Детализа­ция и стиль представления оперативной информации зависят от получателя. Высшему управленческому персоналу требуется обоб­щенная оперативная информация. Она должна быть наиболее ин­тегрированной и с более длительным периодом представления. Обобщенная оперативная информация может представляться еже­месячно.

Кому необходима информация? Оперативная информация пред­назначена для внутреннего пользования. Состав пользователей ин­формации определяется структурой организации, которая зависит от вида деятельности. Пользователей информации можно разделить на две составляющие: управленческий персонал и непосредствен­но исполнители.

Почему необходима информация? Оперативная информация не­обходима: 1) для принятия оперативных управленческих решений управленческим персоналом; 2) для реализации управленческих ре­шений специалистами организации; 3) для определения отклоне­ний достигнутых результатов от прогнозируемых; 4) для разработ­ки мероприятий по выявленным отклонениям.

Когда необходима информация? Информация должна быть дос­товерной и достаточной для принятия управленческих решений. Излишняя информация создает информационный шум, который может повлиять на эффективность принимаемых решений. Тому, кто представляет информацию, следует осторожно выбирать время доклада. Иногда лучше представлять промежуточную информацию, чем ждать появления окончательной.

Где получить информацию? Информацию различают как пер­вичную и вторичную. Источник информации, определяемый схе­мой документооборота, утвержденной руководством организации,можно отнести к вторичной информации. Внешними источниками информации могут быть поставщики и покупатели, конкуренты, реклама, государственные органы и др. Таким образом, наблюде­ние за внешней средой позволяет собрать первичную информацию, необходимую для бизнеса.

Как должна собираться и обрабатываться информация? Опера­тивная информация может собираться такими способами, как свод­ки, доклады, опросы, диспетчирование и др. Большие информа­ционные массивы целесообразно обрабатывать с использованием компьютерных технологий. Затраты на сбор и обработку информа­ции должны быть соизмеримы с прибылью от владения этой ин­формацией.

Какие виды отчетов нужны и какой должна быть их регуляр­ность? Отчеты могут быть регулярными и специальными. К регу­лярным отчетам относятся такие отчеты, как ежедневные, ежене­дельные, ежемесячные, ежеквартальные, полугодовые, годовые. Спе­циальные отчеты — это дополнение к регулярным отчетам. Специальные отчеты составляются на основе длительного наблю­дения и контроля за отдельными хозяйственными ситуациями.

Требования к качеству информации. Основными принципами учета оперативной информации являются качественные характеристики этой информации и принципы ее учета. Основное требование к учетной информации — это ее полезность для принятия решений различными группами пользователей. Полезность информации оп­ределяется специальными характеристиками.

1.Ясность. Ясность информации вытекает из ее точности. Ин­формация должна быть понятной для пользователя, обладающего определенным уровнем профессиональных знаний.

2.Уместность. Информация должна относиться к делу, влиять на экономические решения пользователя, помогать в оценке раз­новременных (прошлых, настоящих и будущих) экономических си­туаций.

3.Содержательность. Информация должна относиться к опреде­ленному экономическому явлению, быть необходимой и достаточ­ной для восприятия этого явления. В ней не должно быть лишних сведений, которые могли бы привести к искажению экономичес­кой сущности.

4.Существенность. Информация считается существенной, если ее отсутствие или неправильная оценка могут повлиять на решение пользователя.

5.Своевременность. Значимая информация должна без задержки включаться в оперативный анализ и отчетность.

6.Полнота отражения. Информация должна отражать все эко­номические ситуации в организации.

7.Логичность. Информация должна строиться по законам логики. Закон тождества, в соответствии с которым предмет информации в пределах одного сообщения должен оставаться неизменным, что­бы не было подмены одного предмета другим. Этот закон противо­действует неопределенности и неконкретности информации. Не­соблюдение этого закона влечет за собой логическую ошибку, на­зываемую «подменой тезиса». Закон противоречия, согласно которому не могут быть одновременно истинными два сообщения, одно из которых что-либо утверждает об экономическом явлении, а другое отрицает это в то же самое время. Закон исключенного третьего, смысл которого заключается в следующем: если имеются два противоречащих одно другому сообщения об экономическом явлении, то одно из них истинно, а другое ложно. Между ними не может быть ничего среднего. Закон достаточного основания, со­гласно которому, для того чтобы признать информацию достовер­ной, необходимы доказательства и обоснования, подтверждающие эту достоверность.

8.Достоверность. Информация является достоверной, если она не содержит существенных ошибок, правдиво отражает хозяйствен­ную деятельность.

Таким образом, качественные характеристики оперативной учет­ной информации предопределяют полезность оперативной отчет­ности для пользователей. В каждом конкретном случае та или иная характеристика информации становится более или менее важной. В нахождении оптимального сочетания всех характеристик прояв­ляется профессионализм специалистов контроллинга и экономис­тов-аналитиков. Соблюдение всех вышеперечисленных требований к качеству информации должно сочетаться с ограничением затрат и выгоды, которое состоит в том, что выгода от информации дол­жна быть больше, чем затраты на ее получение. Выполнение требо­ваний к качеству оперативной учетной информации должно дать в результате правдивую, полную, полезную оперативную отчетность о деятельности организации.

Контроллинг. Под контроллингом понимается руководящая кон­цепция эффективного управления организацией и обеспечение ее долгосрочного функционирования. Методы оперативного и страте­гического контроллинга оказывают существенную помощь в при­нятии управленческих решений. Концепция контроллинга позволя­ет координировать учет, планирование и маркетинг. Контроллинг позволяет оперативно воздействовать на работу структурных под­разделений для достижения единой цели организации.

Важно, чтобы определяемые организацией цели, принципы уп­равления этими целями, способы их достижения были известны каждому сотруднику. Они должны быть сформулированы письмен­но, документально закреплены и реализованы согласно распоряд­ку работы всех подразделений организации. Поведение организа­ции на рынке должно быть строго определено в соответствии с поставленными целями. Для того чтобы организации получать при­быль и развиваться в соответствии с требованиями рынка, необхо­димо добровольное и четкое согласование целей руководителями и всеми сотрудниками организации. От руководителей, работников службы контроллинга, специалистов требуется постоянное прояв­ление инициативы, умение самостоятельно мыслить и принимать решения, направленные на улучшение работы организации в буду­щем в соответствии с поставленными целями и задачами. Анализ прогнозных и фактических данных, а также отклонений делает воз­можным осуществление обратной связи. В ходе такого анализа вы­ясняется, почему не был достигнут тот или иной прогнозный по­казатель. Часто вместо того, чтобы проводить противодействующие мероприятия, целью анализа с обратной связью ставят поиск ви­новных. Отметим, что при наличии отклонений следует проводить противодействующие мероприятия, которые необходимы для дос­тижения прогнозных показателей, несмотря на существующие от­клонения, и не искать виновников.

График документооборота. Создание первичных учетных доку­ментов, определение порядка и сроков их передачи для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным графиком документооборота. Своевременное и качественное офор­мление первичных учетных документов, их передачу в установлен­ные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достовер­ность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составив­шие и подписавшие эти документы. График документооборота составляется в виде схемы или перечня работ. В график включаются работы, выполняемые каждым подразделением предприятия и всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение обеспечивает рациональное распределение должност­ных обязанностей между работниками, а своевременность состав­ления отчетности усиливает контрольные функции бухгалтерского учета. Работу по составлению графика документооборота организу­ет главный бухгалтер. График документооборота утверждается ру­ководителем предприятия.

Для каждой организации график документооборота разрабаты­вается с учетом ее конкретных особенностей, размера, вида дея­тельности, структуры управления. В график документооборота по каждому документу включают следующие разделы, представлен­ные в табл. 14.2.

14.2. Внутрифирменные расчеты

Внутрифирменные расчеты —это экономические отношения, обус­ловленные внутренней средой хозяйствующего субъекта, под воздействием рынка. Внутрифирменные расчеты можно подразделить на следующие виды:

*расчеты между фирмой, дочерними и зависимыми обществами;

*расчеты между фирмой, ее филиалами, представительствами и обособленными рабочими местами, расположенными на отдельных территориях вне основного местоположения фирмы;

*расчеты между структурными подразделениями фирмы.

Каждый из видов внутрифирменных расчетов имеет свои осо­бенности, принципы, механизм реализации и нормативную базу. Расчеты между фирмой, дочерними и зависимыми обществами следует квалифицировать как расчеты группы взаимодействующих предприятий. Этот вид расчетов обусловлен требованием возраста­ния доходности оборотного капитала, инвестированного фирмой, выступающей в качестве головной организации. Механизм реали­зации расчетов регулируется внешней рыночной средой, оставляя свободу хозяйственного маневра каждому из экономических субъек­тов в рамках действующего законодательства. Расчеты между фир­мой, ее филиалами, представительствами и другими обособленными подразделениями связаны в основном с требованиями налогового законодательства, где предусматриваются отдельные виды нало­говых платежей по месту нахождения обособленного структурно­го подразделения. Расчеты между структурными подразделениями фирмы предназначены для стимулирования эффективной работы персонала. Они строятся на внутренних документах, разработан­ных и утвержденных руководством с учетом действующего зако­нодательства. В них могут присутствовать элементы рыночных от­ношений, в частности осуществление внутрихозяйственного обо­рота на возмездной основе, в том числе с использованием транс­фертных цен. Рассмотрим перечисленные выше виды расчетов бо­лее подробно.

Расчеты группы взаимодействующих предприятий. Под группой взаимодействующих предприятий понимается группа, в состав ко­торой входит несколько юридических лиц. Сама же группа не имеет статуса юридического лица. Отличительной характеристикой груп­пы предприятий является их внутренняя экономическая зависи­мость от основной фирмы. Зависимость устанавливается путем уча­стия в уставном капитале дочерних предприятий, либо инвестиций в другие предприятия, либо заключения договоров с целью влия­ния на принятие стратегических управленческих решений. Так со­здается группа взаимодействующих предприятий, состоящая из основной фирмы, дочерних и зависимых обществ.

Расчеты в группе взаимодействующих предприятий осуществля­ются в соответствии с действующим законодательством и обычая­ми хозяйственного оборота. Однако за сделками купли-продажи внутри таких групп может устанавливаться контроль со стороны налоговых органов. Суммы средств, переданных между основной фирмой и дочерними предприятиями, относятся к доходам от вне­реализационных операций и подлежат налогообложению. Наиболее важными с точки зрения интересов материнской фирмы являются расчеты по дивидендам на вложенный капитал в дочерние и зави­симые предприятия. Группа формирует сводную информацию о результатах деятельности и финансовом положении как группы в целом (сводная отчетность), так и каждого предприятия, входя­щего в группу. Сводная отчетность исключает внутренний оборот взаимодействующих предприятий. Информация представляется ак­ционерам фирмы. По этой информации можно оценить эффектив­ность вложенного капитала.

Расчеты между фирмой, ее филиалами, представительствами и другими обособленными подразделениями. Это расчеты по выделен­ному имуществу, взаимному отпуску материальных ценностей, продаже продукции (работ, услуг), передаче расходов по общеуп­равленческой деятельности, оплате труда персонала и другим теку­щим операциям. Фирма составляет общий баланс, включающий показатели всех структурных подразделений. Обособленные подраз­деления платят налоги по месту нахождения. Рассчитывает эти на­логи фирма. К обособленным подразделениям по налоговому зако­нодательству относятся любые территориально обособленные от фирмы подразделения, по месту нахождения которых оборудованы стационарные рабочие места. Рабочее место считается стационар­ным, если оно создается на срок более одного месяца.

Расчеты между структурными подразделениями. В начале 1990-х го­дов наибольшее развитие и распространение в расчетах между под­разделениями предприятия получил хозрасчет как особая форма эко­номических отношений. Хозрасчет основывался на таких принци­пах, как хозяйственная инициатива, взаимосвязь вознаграждения за труд с его результатами, режим экономии материальных ресурсов, планирование, контроль, ответственность и др. Принципы хозрасче­та реализовывались через механизм, который предполагал функцио­нальное разделение труда внутри предприятия. Механизм строился с учетом взаимодействия структурных подразделений. Информация о взаимных расчетах, обслуживающих внутрифирменный оборот, по­зволяла разработать перечень показателей и нормативов для пла­нирования и контроля хозрасчетной деятельности структурных под­разделений. Механизм внутрифирменного хозрасчета использовал систему взаимных претензий, которая предполагала ответственность при взаимных расчетах, обслуживающих внутренний оборот пред­приятия.

Трансфертные цены. В настоящее время в производственной прак­тике во внутрифирменных расчетах применяются трансфертные цены. Они используются для того, чтобы заинтересовать руководи­телей структурных подразделений в принятии эффективных уп­равленческих решений, а также служат информационной базой для их принятия. Действия, предпринимаемые для увеличения при­были отдельных подразделений фирм, должны способствовать уве­личению прибыли и улучшению финансового состояния фирмы в целом.

Прибыль, которая рассчитывается на основе трансфертных цен, является показателем эффективности управления внутрифирмен­ным подразделением. Трансфертные цены обеспечивают определен­ную экономическую самостоятельность структурных подразделений и наделяют руководителя большей автономией при принятии уп­равленческих решений. Отношения купли-продажи проникают во внутрифирменные связи, и трансфертные цены являются механиз­мом их осуществления. Изделия, передаваемые от одного подразде­ления предприятия другому, принято называть полуфабрикатом. Изделие, поставляемое на сторону, называют конечным продуктом. Полуфабрикат подвергается дополнительной обработке и состав­ляет часть издержек предыдущей обработки. Руководители фирмы решают, продавать полуфабрикат или подвергать его дальнейшей обработке, включая в состав конечной продукции, используя ме­тод сравнения предельных издержек и доходов, полученных при дальнейшей его обработке.

Если считать, что не существует рынка этого полуфабриката, то в данном случае верным решением будет превращение полуфабри­ката в конечный продукт. Когда изделие передается из одного под­разделения в другое, часть выручки подразделения поставщика ста­новится частью издержек принимающего подразделения. Следова­тельно, цены, по которым передаются изделия, могут влиять на показатели работы каждого подразделения, занятого изготовлени­ем продукции. Есть опасность того, что неправильно установлен­ные трансфертные цены приведут к искажению показателей рабо­ты подразделений.

В некоторых ситуациях при установлении трансфертных цен для разных подразделений фирм могут возникать конфликты. Напри­мер, равенство трансфертных цен предельным издержкам может устраивать высшее руководство фирмы, но руководитель подразде­ления поставщика не имеет стимула передавать свое изделие по предельным издержкам потому, что показатели работы его подраз­деления при этом равенстве не будут улучшены. Если трансферт­ные цены устанавливаются для подразделения на уровне предель­ных издержек, то при этом сужается его автономия. Все это необхо­димо учитывать при использовании в практике хозяйствования трансфертных цен. Решение этих конфликтных ситуаций следует рассматривать с точки зрения теории и практики ценообразования.

Методы трансфертного ценообразования. Основой установления трансфертных цен могут служить: а) рыночные цены; б) предель­ные затраты; в) издержки производства; г) договорные цены. Ис­пользование рыночных цен в трансфертном ценообразовании име­ет место в тех случаях, когда цена полуфабриката на конкретном рынке равна текущей рыночной цене, которая является наиболее подходящим базисом для трансфертной цены. Когда передача по­луфабриката осуществляется по рыночной цене, оценка уровня ра­боты структурного подразделения должна учитывать его реальный вклад в общий доход фирмы. Если подразделения-поставщика не существует, то полуфабрикат будет куплен на рынке по текущей цене. В свою очередь, если нет принимающего подразделения, то полуфабрикат будет реализован на внешнем рынке по той же цене.

Когда подразделение-поставщик не имеет ограничений по мощ­ности, трансфертная цена должна быть равна предельным издерж­кам на тот выпуск, при котором предельные издержки равны сум­ме чистой предельной выручки принимающего подразделения от использования полуфабрикатов и предельной выручки от их про­дажи. Когда переменные издержки на единицу продукции не меня­ются, это правило даст трансфертную цену, равную переменным издержкам подразделения-поставщика.

Трансфертные цены определяются по методу «издержки-плюс», если нет ограничений по мощности, т. е. при определении транс­фертных цен используется нормативный уровень себестоимости продукции, и к ней прибавляется тем или иным способом опре­деленная прибыль. Отечественная и зарубежная практика показы­вает, что многие фирмы используют трансфертные цены по мето­ду «издержки-плюс». Причем в основе трансфертной цены могут быть как переменные, так и общие издержки и исчисленная тем или иным способом прибыль. Используется этот метод в том слу­чае, когда нет рынка полуфабрикатов или он несовершенен. Ве­личина прибыли в цене может быть определена путем распределе­ния прибыли от продаж по изделию пропорционально заработ­ной плате, себестоимости обработки или фондоемкости деталей и узлов, производимых в производственных подразделениях. Когда рынок несовершенен, трансфертные цены будут установлены на уровне переменных издержек, если в расчете на единицу продук­ции они будут сохраняться на неизменном уровне. В этой ситуации подразделения-поставщики не получат прибыли. Тогда возникнет конфликт из-за того, что правильно установленная (с точки зре­ния менеджмента фирмы) трансфертная цена принесет подраз­делению-поставщику нулевую прибыль. Разрешение конфликта при установлении трансфертных цен возможно путем распределе­ния прибыли между подразделениями.

Поиск по сайту: