Внесення у підписані документи будь-яких виправлень та доповнень не допускається

Засвідчення документів

4.6.1.Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

4.6.2.Документи підписуються посадовими особами Міністерства відповідно до повноважень, визначених організаційними та розпорядчими документами Міністерства.

Документи, що надсилаються до вищих органів влади, підписуються Міністром або його заступником, відповідно до розподілу повноважень.

Документи, що надсилаються установам від імені Міністерства, підписуються Міністром або його заступниками у межах їх компетенції.

Керівники структурних підрозділів центрального апарату мають право підписувати документи згідно їх Посадової інструкції та Положення про структурний підрозділ.

Документи, що надсилаються підвідомчим органам, підписуються Міністром, його заступниками, керівниками структурних підрозділів Міністерства у межах їх компетенції.

Внесення у підписані документи будь-яких виправлень та доповнень не допускається.

4.6.3. Підпи с складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, скорочене - на документі, складеному на бланку) особистого підпису, ініціалів і прізвища.

Приклад

Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.

4.6.4. Коли документ надсилається одночасно кільком установамвищого рівня Міністр підписує всі примірники.

4.6.5.У разі надсилання документа одночасно кільком підвідомчим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі Міністерства, а на місця розсилаються примірники.

4.6.6.Як правило, документи підписуються однією особою. Два або більше підписів проставляються у тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо). При цьому їх підписи розміщують один під іншим, у послідовності відповідно до посади:

4.6.7.При підписанні документа кількома особами, які займають однакові посади, підписи розміщуються на одному рівні.

Приклад:

4.6.8. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу й секретарем:

Голова комісії Підпис Ініціал(и), прізвище

Секретар комісії Підпис Ініціал(и), прізвище

4.6.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. При цьому обов’язково вказується фактична посада особи, яка підписала документ і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о.”заст"). Не допускається підписання документа з прийменником "за" або поставленням похилої риски перед найменуванням посади.

4.6.10. Особливим способом набуття чинності документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 4).

4.6.11. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи, що видала акт.

4.6.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою то гриф затвердження складається з таких елементів: слово “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпис, ініціали й прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження.

Приклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр юстиції України
Підпис Ініціал(и), прізвище
16.10.2006

4.6.13. Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі проставляється гриф за такою формою:

Приклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
16.10.2006 №15

4.6.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

4.6.15.На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи завіряється гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на статутах установ, на договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, котрі необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається Міністерством на підставі діючих нормативно-правових актів (додаток 5).

Печатка, що відтворює найменування Міністерства або його підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

Поиск по сайту: