Функції діловодної служби

10.1. Вся робота щодо документального забезпечення в Міністерстві здійснюється Управлінням документального забезпечення, Відділом контролю та Управлінням розгляду звернень та прийому громадян.

10.2. Робота Управління документального забезпечення регламентується Положенням про Управління документального забезпечення, що розробляється на основі Положення про Міністерство та цією Інструкцією.

10.3. Робота Управління документального забезпечення, Відділу контролю, Управління розгляду звернень та прийому громадян регламентується посадовими інструкціями, що закріплюють раціональний розподіл праці, передбачають рівномірне завантаження посадових осіб, розподіл роботи за складністю виконання й кваліфікацією виконавців.

10.4. Основним завданням є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в Міністерстві.

10.5. Відповідно до цих завдань діловодна служба:

- здійснює розробку Інструкції з діловодства для Міністерства, зведеної номенклатури та опису справ;

- здійснює прийом, реєстрацію, облік, зберігання, оперативний розшук, інформування щодо документів, доставку документів;

- забезпечує єдиний порядок відбору, обліку, схоронності, якості обробки та використання документів, що створюються в Міністерстві, для передачі на державне зберігання;

- удосконалює форми і методи роботи з документами в Міністерстві з урахуванням використання організаційної техніки й засобів обчислювальної техніки;

- здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах Міністерства;

- організовує підвищення кваліфікації посадових осіб установи в роботі з документами;

- завіряє печаткою документи у випадках, передбачених Інструкцією.

10.6. Керівник діловодної служби за характером діяльності знаходиться в тісній взаємодії:

- з керівниками структурних підрозділів Міністерства з питань роботи з документами, підготовки і подання необхідних керівництву Міністерства документів, використання інформації у службових цілях;

- із службами кадрів, праці і заробітної плати - із питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;

- із службами матеріально-технічного і господарського обслуговування.

10.7. Керівник діловодної служби в межах своєї компетенції здійснює взаємовідносини з іншими органами влади з питань роботи з документами.

10.8. Керівнику діловодної служби надається право:

- контролювати й вимагати виконання встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах Міністерства;

- доповідати Міністру про стан роботи з документами;

- залучати спеціалістів структурних підрозділів до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

- запитувати у структурних підрозділах відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

- підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції;

- повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог;

- брати участь у засіданнях колегії, нарадах, які проводить керівництво Міністерства.

10.9. На керівника діловодної служби покладається персональна відповідальність за:

- забезпечення встановленого порядку роботи з документами в Міністерстві;

- виконання вказівок і доручень керівництва, плану роботи й дотримання необхідних умов праці посадових осіб с правочинної служби;

- дотримання трудової й виконавчої дисципліни.

Поиск по сайту: