Здійснення контролю за виконанням документів

7.3.1. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

- постановку документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольних документів;

- перевірки своєчасного доведення документа до виконавця;

- попередньої перевірки й регулювання ходу виконання;

- облік і узагальнення результатів контролю виконання документів (доручень);

- інформування Міністра про хід та підсумки виконання документів (доручень);

- зняття документів із контролю;

- формування картотеки виконаних документів.

7.3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою реєстраційно-контрольних карток (РКК), додаткові примірники яких виготовляються при взятті документів на контроль. Одночасно на документі, що підлягає контролю, на реєстраційно-контрольній картці проставляється штамп чи надпис "Контроль", після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.

7.3.3. РКК контрольних документів групуються в спеціальній контрольній картотеці за строками виконання документів.

7.3.4. Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або при проведенні перевірки структурного підрозділу – виконавця, вносяться до РКК до графи "відмітка про виконання документа". При цьому попередні записи не закреслюються.

7.3.5. Пошук необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, строком виконання і змістом.

7.3.6. Документ вважається виконаним лише тоді, коли питання, поставлені в ньому, вирішені, і кореспонденту надано відповідь по суті.

7.3.7. Зупинити виконання документа, скасувати його або змінити виконавця має право лише вищий орган, а внутрішніх документів керівництво Міністерства.

7.3.8. Співробітники контрольної служби щодня переглядають картки і нагадують по телефону виконавцям про закінчення терміну виконання документів.

7.3.9. Після виконання документи знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому в РКК та комп’ютерній базі даних робиться відмітка про зняття з контролю.

7.3.10. Датою виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями та дорученнями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України, запитами та зверненнями народних депутатів України, вважається дата реєстрації в міністерстві вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань.

Поиск по сайту: