Механізація й автоматизація діловодних процесів

11.1. Механізація і автоматизація діловодних процесів є обов’язковою умовою раціональної постановки діловодства в Міністерстві, засобом підвищення продуктивності й здешевлення управлінської праці.

11.2. Механізація і автоматизація з діловодних процесів в Міністерстві здійснюється на підставі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації і скорочення кількості форм документів, що використовуються.

11.3. Механізація і автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: підготовки документів, їх копіювання і оперативне зберігання й транспортування, контроль виконання тощо.

11.4. Комплекс технічних засобів забезпечує збирання і передачу інформації, її запис на машинні носії, введення інформації до ПК, вирішення завдань і виведення результатів обробки у формі відеограм, сумісність з іншими інформаційними системами, а також можливість об’єднання їх у єдину систему.

11.5. Перед допуском кожного працівника до експлуатації ПК необхідно здійснювати перевірку знання ним технічних інструкцій роботи з ПК.

11.6. Керівництво Міністерства несе відповідальність за ефективність використання механізованої й автоматизованої технології роботи з документами, здійснює перевірку знання посадовими особами технічних інструкцій роботи з відповідною технікою.

Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів

НАКАЗ.

12.1.1. Наказ - розпорядчий документ Міністерства.

12.1.2. Накази Міністерства видаються на виконання законів України, актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, рішень колегії Міністерства, а також за дорученням керівництва або за ініціативою структурних підрозділів.

Зразок наказу:

НАКАЗ

м. Київ №____

Про внесення змін до Положення про структурні підрозділи Міністерства

Відповідно до __________________________________________

/підстава/

НАКАЗУЮ:

Начальникам структурних підрозділів Міністерства внести в Положення про структурні підрозділи такі зміни:

1. __________________________________________

2. __________________________________________

3. __________________________________________

Термін подання Положень_____________________________________

Міністр Підпис Ініціал(и),прізвище

12.1.3. Відповідно до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 № 41, за змістом, строками зберігання та напрямками діяльності міністерством видаються такі накази:

- з основної діяльності;

- з особового складу (про прийняття на роботу, переведення, заохочення звільнення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу);

- про надання відпусток;

- з адміністративно-господарських питань; про стягнення; відрядження працівників.

12.1.4. Проект наказу з основної діяльності розробляється структурним підрозділом Міністерства за дорученням керівництва або за власною ініціативою.

12.1.5. Проект наказу з кадрових питань готуються Департаментом кадрової роботи та державної служби у двох примірниках, на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників та інших документів. Другий примірник проекту наказу візується виконавцем, керівником Департаменту, у разі потреби керівниками інших структурних підрозділів міністерства, заступником Міністра відповідно до розподілу повноважень.

12.1.6. Проекти наказів про надання відпусток працівникам центрального апарату міністерства, крім Міністра, Першого заступника та заступників Міністра, керівників самостійних структурних підрозділів, оформляються за типовою формою N П-3, затвердженою наказом Держкомстату України від 5 грудня 2008 р. N 489.

12.1.7. Проект наказу розробляється у двох примірниках. Перший примірник проекту візує виконавець і керівник структурного підрозділу, що вносять проект. Коли виникає потреба візують посадові особи, яким в проекті передбачено завдання і доручення.

12.1.8 Проект наказу візує заступник Міністра відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

12.1.9. Наказ підписує Міністр, а у разі його відсутності заступник Міністра, який виконує його обов’язки.

12.1.10. Накази оформляються на бланках міністерства та містять такі обов’язкові елементи:

- дата; номер;

- заголовок до тексту;

- назва посади, підпис, ініціали та прізвище посадової особи, яка підписала наказ.

12.1.11. Наказ оформляють на бланку наказу. Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника (“Про затвердження...”, “Про введення...”, “Про створення...”, “Про внесення змін... ”) або іменника, що вказує на предмет (“Про підсумки...”, “Про заходи...”).

12.1.13. Текст наказу складається з двох частин – констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету складання наказу. Вона може починатися словами “на виконання”, “з метою” тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, то у констатуючій частині зазначають назву цього документа, його автора, дату, номер та заголовок.

Розпорядчу частину наказу починають зі слова НАКАЗУЮ, яке друкується з нового рядка, великими літерами, без відступу від лівого берега і лапок, після нього ставлять двокрапку.

Розпорядчу частину розбивають на пункти і підпункти, які нумерують арабськими цифрами. У кожному пункті мають бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), викладені конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі й узагальнено, наприклад: “керівникам структурних підрозділів”.

Слід уникати неконкретних доручень, наприклад: “прискорити”, “поліпшити”, “активізувати”, “звернути увагу” тощо. Такі доручення не можуть бути об’єктом контролю, оскільки їх виконання важко перевірити.

Останній пункт розпорядчої частини повинен містити відомості про підрозділ або посадову особу, на яку покладається контроль за виконанням наказу.

У випадку коли наказ скасовує (відміняє), змінює чи доповнює попередній розпорядчий документ або окремі його положення, то один із пунктів розпорядчої частини наказу повинен містити посилання на документ (пункт), що відміняється, із зазначенням дати, номера і заголовка. Текст пункту повинен починатися словами “Вважати таким, що втратив чинність,… ”.

До наказів не слід включати пункт “Наказ довести до відома…”. Установи, структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються у покажчику (списку) розсилки, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до служби діловодства.

12.1.14. Накази підписує керівник установи, а у разі його відсутності, посадова особа, яка виконує його обов’язки.

12.1.15. Якщо до наказу додаються таблиці, графіки, форми, схеми, інструкції тощо, то їх оформляють на окремих аркушах як додатки, а у відповідних пунктах наказу дають посилання на ці документи. При цьому реквізит “Відмітка про наявність додатків” після тексту не оформляють. Усі додатки повинні бути пронумеровані. На кожному додатку у верхньому правому куті першого аркуша роблять відповідну відмітку з посиланням на наказ, його дату і реєстраційний індекс.

Додатки до наказу підписує або візує керівник структурного підрозділу, що підготував проект наказу.

12.1.16. Спільний наказ установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 мм). Назви установ розміщуються на одному рівні, назва виду документа – посередині.

Розпорядча частина починається словом НАКАЗУЄМО (ЗОБОВ’ЯЗУЄМО).

Підписи керівників розташовують нижче тексту на одному рівні і засвідчуються гербовими печатками цих установ. Дата спільного наказу – єдина, відповідає даті останнього підпису, а реєстраційний номер документа складається із реєстраційних номерів, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів.

12.1.17. Накази з особового складу (з кадрових питань) оформляють у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація лише про одного співробітника, у зведених – про кількох, незалежно від того, під які управлінські дії вони підпадають (прийняття на роботу, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

Зміст індивідуального наказу з особового складу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника “про” і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: “Про призначення... ”, “Про прийняття.. ” У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: “Про особовий склад”, “Про кадрові питання”.

У тексті наказів з особового складу, як правило, відсутня констатуюча частина та слово НАКАЗУЮ. Розпорядчу частину наказу починають дієсловом, що точно позначає дію: ПРИЙНЯТИ, ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ВІДРЯДИТИ, НАДАТИ, ОГОЛОСИТИ тощо. Ці слова друкують великими літерами без відступу від межі лівого берега, після них ставлять двокрапку. У зведених наказах з особового складу пункти розпорядчої частини наказу друкують у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення.

Із нового рядка друкують великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і далі рядковими – ім’я, по батькові та текст наказу.

До кожного пункту зазначається підстава щодо його складання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо). Слово “Підстава” друкують від межі лівого берега, а текст – через один міжрядковий інтервал.

12.1.18. Накази нормативно-правового характеру підлягають державній реєстрації в установленому законодавством порядку.

12.1.19. Наказ набуває чинності з моменту його підписання та реєстрації, у деяких випадках – опублікування, оприлюднення.

Термін набуття чинності може зазначатися в самому розпорядчому документі.

12.1.20. Накази реєструються за порядком номерів у межах календарного року.

Оригінали наказів з основної діяльності реєструються і зберігаються в Управлінні документального забезпечення.

12.1.21. Накази з особового складу, про надання відпусток, з адміністративно-господарських питань, про стягнення та відрядження працівників реєструються та зберігаються в Департаменту кадрової роботи та державної служби.

12.1.22. Накази міністерства зберігаються у відповідних номенклатурних справах у хронологічному порядку згідно з реєстраційними номерами.

12.1.23. Завізовані проекти наказів з кадрових питань зберігаються в особових справах працівників або у відповідних номенклатурних справах згідно з резолюцією керівника Департаменту, а з адміністративно-господарських питань - у структурному підрозділі, який підготував проекти відповідних наказів.

12.1.24. Копії наказів з кадрових питань виготовляються та завіряються Департаментом кадрової роботи та державної служби з використанням печатки з його найменуванням.

12.1.25. Копії наказів з основної діяльності засвідчуються печаткою Управління документального забезпечення. Копії наказів з кадрових питань виготовляються та завіряються в Департаменті кадрової роботи та державної служби з використанням печатки з його найменуванням.

Поиск по сайту: