Оформлення додатків до документів

4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

-додатки, що затверджуються або вводяться розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

4.11.3 У розпорядчих документах відомості про наявність додатків зазначаються у тексті.

Приклад

"Розробити й подати на затвердження Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка по формі, зазначеній у додатку 1".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату й номер. Відмітка проставляється на верхньому полі першого аркуша додатка праворуч.

Приклад

Додаток 1 до наказу Міністерства юстиції України від 16.10.2006 № 15.

У разі наявності кількох додатків, на них проставляються порядкові номери.

Приклад

Додаток 1, Додаток 2 і т.д.

Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівником структурних підрозділів Міністерства на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

4.11.4. Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа, повинні мати відмітку у тексті документа про їх наявність.

Приклад

- якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один із яких надсилається відправнику, а другий залишається у відділі документального забезпечення (додаток 1).

Такі додатки повинні мати порядковий номер та відмітку з посиланням на пункт тексту документа, що вони пояснюють, та повну назву документа. Якщо назва документа перевищує кілька рядків, то її дозволяється скоротити.

Відмітка проставляється на верхньому полі першого аркуша додатка праворуч.

Приклад

Додаток 1
до п. 3.1.2.
Примірної інструкції з діловодства
у міністерствах, інших центральних
органах виконавчої влади, Раді міністрів
Автономної Республіки Крим, місцевих
органах виконавчої влади

Ці додатки мають суцільну нумерацію аркушів разом з основним документом.

4.11.5. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

- якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, які не названо у тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників.

Приклад:

Додатки: 1. Довідка про використання нотаріальних бланків за

1 квартал 2006 р. на 5 арк. у 1 прим.

2. Графік прийомувідвідувачів на 2 квартал 2006 р. на

2 арк. у 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:

Додаток: Висновок судово-медичної експертизи від 25.01.2006 №4 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 1 прим.

Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), то кількість аркушів не зазначають.

Приклад

Додаток: Методичні рекомендації в 3 прим.

На велику кількість додатків складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:

Додаток: згідно з описом на 67 арк.

Якщо додаток надсилається не в усі зазначені у документі адреси, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 1 прим. на першу адресу.

Поиск по сайту: