ПРОТОКОЛ

12.2.1. Протокол – організаційно-розпорядчий документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на засіданнях колегіальних органів, нарадах, конференціях.

12.2.2. Протокол складається під час засідання. У тих випадках, коли засідання стенографується або проводиться магнітний звукозапис, протокол може складатись після їх розшифрування.

12.2.3. Складає протокол секретар колегіального органу.

12.2.4. Протокол складається за формою загального бланка з обов’язковим додаванням таких елементів:

- виду документа (протокол);

- дати засідання;

- номера;

- місця засідання;

- грифа затвердження (у тому випадку, коли протокол підлягає затвердженню);

- заголовка;

- тексту;

- підпису.

12.2.5. На протоколі ставиться дата засідання. У тому випадку, якщо засідання продовжується кілька днів, зазначається дата початку засідання і через риску закінчення. Наприклад, 10 – 12.10.2006. Номер протоколу є порядковим номером засідань колегіального органу протягом року. Протоколи спільних засідань повинні мати складені номери, що містять порядкові номери протоколів міністерств, які прийняли участь у роботі колегіального органу. В реквізиті "місце засідання" зазначається місто, де відбулось засідання.

12.2.6. Заголовок протоколу містить зазначення виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) і назву колегіального органу у родовому відмінку. Наприклад, "засідання колегії Міністерства".

12.2.7. Після оформлення заголовної частини складається текст.

12.2.8. Текст протоколу складається з двох частин: вступної й основної.

12.2.9. Вступ складається із зазначення головуючого, секретаря, присутніх і порядку денного.

Якщо кількість присутніх на засіданні перевищує число 12, їх склад зазначається кількісно, а перелік із прізвищами в алфавітному порядку додається до протоколу, про що робиться відповідний запис у протоколі.

Приклад:

Присутні: 43 особи (перелік додається).

12.2.10. Основна частина протоколу фіксує хід засідання і складається з розділів, що відповідають питанням порядку денного. Текст кожного розділу будується за схемою: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ). Основний зміст доповідей та виступів розміщується у тексті протоколу (коротка форма протоколу застосовується у тому випадку, коли до протоколу додаються тексти доповідей або виступів, коротко протоколюються також оперативні наради); рішення друкується повністю. Текст рішення будується за зразком наказу і складається з таких складових частин: кому, що робити і до якого строку.

Приклад

1. СЛУХАЛИ:

Макаренка А.Д. - текст доповіді додається.

ВИСТУПИЛИ:

Іваненко Є.В. - короткий запис виступу.

Петренко Т.В. - короткий запис виступу

УХВАЛИЛИ:

1.1. Усім підрозділам підготувати..., до 16.04.97.

1.2. Портнову Б.С. організувати подання матеріалів до 10.04.97.

2.СЛУХАЛИ;

ВИСТУПИЛИ:

УХВАЛИЛИ:

Голова (підпис) В.А. Ковальов

Секретар (підпис) Є.М. Петров

12.2.11. Протокол підписується головуючим на засіданні та секретарем.

12.2.12. Під час засідання можна скласти тільки чернетку протоколу.

12.2.13. У п’ятиденний термін протокол уточнюється, додається, вивіряється за стенограмами і фонозаписами, редагується й оформляється.

12.2.14. Рішення колегіальних органів у Міністерстві повинні проводитись у життя наказами.

12.2.15. Друкується протокол у необхідній кількості екземплярів.

12.2.16. Зразок Протоколу:

Найменування міністерства

ПРОТОКОЛ

дата №

Київ

Засідання колегії

Голова -

Секретар -

Присутні: 30 осіб (список додається)

Порядок денний:

1. Про розробку Положень...

Доповідь начальника...

2. Про...

1. СЛУХАЛИ:

Іваненка Б.В. - текст доповіді додається.

ВИСТУПИЛИ:

Петренко О.І. - короткий запис виступу.

Нестеренко Н.О. - короткий запис виступу.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Ухвалити...

1.2....

2. СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

ВИРІШИЛИ:

Голова Підпис Ініціал(и), прізвище

Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище

Листи_

12.3. Службові листи - узагальнена назва великої кількості управлінських документів, які є засобом спілкування з установами та приватними особами.

12.3.1. Текст листа повинен висвітлювати одне питання. Це прискорить виконання документа. Якщо текст листа складається з кількох питань, встановлюється черговість щодо висвітлювання питань.

12.3.2. Як правило, текст листа складається з двох частин. В першій частині викладаються мотиви, що спричинили складення документа, тут може бути зроблено посилання на рішення вищих органів, що стали підставою для складання листа. У другій частині викладається основна частина документа, із приводу якої він складався: висновки, прохання, пропозиції, зауваження тощо. Допускається змінювати традиційний порядок викладення тексту листа і починати його із суті питання, розміщувати докази й доведення у другу частину.

12.3.3. Причини прийняття рішень також формулюються за допомогою зворотів: "враховуючи", "зважаючи", "беручи до уваги", "розглядаючи", "керуючись" тощо.

Так як лист оформляється на спеціальному бланку, його текст не треба починати із зазначення назви установи-автора, воно вже є у самому бланку, призначеному для листа.

12.3.4. Виконавець документа, крім тексту, повинен сформулювати заголовок листа (для формату А4), зазначити адресат, посаду, прізвище і ініціали того, хто підписує документ, своє прізвище й номер телефону, зазначити додатки та перевірити №, якщо вони є.

12.3.5. Листи, що відправляються з Міністерства, розподіляються на дві групи - ініціативні і листи-відповіді. Якщо лист є відповіддю, виконавець зазначає дату й номер документа, на який він відповідає, і надає вихідний номер, який був надан при реєстрації документа, а датують документ тим числом яким було підписано керівництвом Міністерства. Цей реквізит переноситься на бланк при остаточному оформленні листа.

12.3.6. За характером інформації листи можна розподілити на велику кількість різновидів.

12.3.7. Листи за нескладними, обумовленими раніше питаннями можуть складатись з одної основної частини, без пояснень.

Приклад

"Просимо виділити 2 комп’ютери для Департаменту кадрової роботи”.

12.3.8. Головна мета службового листа - побудити до дії, переконати, довести, пояснити. Це досягається ясністю, чіткістю та лаконічністю тексту. Слова повинні точно відбивати зміст. Багатослів’я заважає виділити суть документа. Тон листа повинен бути нейтральним.

12.3.9. Рекомендується уникати у листі категоричних виразів, що досягається вставними словами і конструкцією: мабуть, певно, як колись, як і досі, як і раніше, як відомо, якщо можливо тощо.

Повагу до адресата допомагають висловити такі звороти: "старанно вивчив Ваші зауваження", "уважно розглянув Ваші пропозиції...".

12.3.10. Незважаючи на різноманітність питань, що відображаються у листах, при обґрунтуванні дій використовується обмежений набір початкових та заключних словотворень і висловлювань: "У порядку обміну...", "За винятком...", "У зв’язку...", "Відповідно..." тощо.

12.3.11. Супровідний лист – документ, що інформує адресата про надіслання до нього документів, що додаються до листа.

12.3.12. Супровідний лист складається у тому випадку, коли необхідно пояснити або доповнити документи, що додаються: зазначити термін виконання, пояснити причину затримки, пояснити складні моменти тощо. Починаються листи цього різновиду словами: "Надсилаємо", "Направляємо", "Повертаємо", "Додаємо" тощо, далі зазначаються заголовки та пошукові дані (дата й номер) документа, що надсилається.

Приклад

Надсилаємо Вам на погодження проект "Інструкції по веденню діловодства в Міністерстві у справах сім’ї та молоді". Якщо у Вас є зауваження та пропозиції щодо цього проекту, просимо подати їх до Міністерства до 15 квітня 1997 р.

Додаток: на 90 стор. у 1 прим.

12.3.13. Листи-запрошення – пропонують адресату взяти участь у заходах, що проводяться. Вони можуть адресуватись як конкретним особам, так і установам. У цих документах розкривається характер заходу, що проводиться, зазначаються строки проведення та умови участі у ньому.

Приклад

Навчально-методичне об’єднання 22 – 23 червня 1997 р. проводить широке обговорення посібника "Організатор документального забезпечення управління". Так як спеціалісти такого профілю працюють і в установах галузі, просимо Вас узяти участь у роботі Навчально-методичного об’єднання, висловити свої пропозиції щодо проектування навчального плану.

Засідання відбудеться у приміщенні товариства "Знання" за адресою: м. Київ, вул. Червоноармійська, 57/3, зал засідань. Початок роботи о 10-й годині.

Голова Ради

Навчально-методичного

об’єднання Г.В.Іваненко

12.3.14. Лист – повідомлення за своїм стилем наближений до листів - запрошень та інформаційних листів. Складається для конкретного адресата і частіше за все є відповіддю на запит. Починається словами: "Повідомляємо", "Сповіщаємо", "Доводимо до Вашого відома" тощо, далі викладаються якісь факти.

Приклад

Повідомляємо, що для продовження терміну виконання доручення Кабінету Міністрів України від 18.02.2006 р. № 24909/30 щодо виконання Національної програми "Діти України" Вам необхідно подати до Кабінету Міністрів України довідку про стан виконання згаданого документа на 17.03.2006 р. Довідку подати не пізніше 20.03.2006 р.

12.3.15. Лист-підтвердження – містить повідомлення про одержання якогось відправлення (листа, телеграми, переказу, бандеролі, товарів, цінностей тощо), про те, що попередній документ залишається в силі, наприклад, договір, інструкція тощо. Лист може підтверджувати якийсь факт, дію, телефонну розмову. Починається цей різновид листа словами, утвореними від дієслова "підтверджувати".

Приклад

Підтверджуючи одержання обладнання для лабораторії, повідомляємо, що для установлення й налагодження машин Ваш спеціаліст відповідно до договору повинен прибути до міністерства до 1 березня 2006 року.

Підтверджуємо одержання Ваших пропозицій, викладених у листі

№ 0524/141 від 24.05.2006 р. Рішення Ради за цими питаннями буде прийнято 25.06.2006 р. і повідомлено Вам.

12.3.16. Надсилання таких листів є обов’язковою частиною ділових стосунків. Своєчасність їх відправлення дозволяє адресату зняти питання з контролю і виключає відправлення адресату листів-нагадувань.

12.3.17. Лист – нагадування - містить вказівки на наближення або закінчення терміну виконання якогось зобов’язання або проведення заходу. Такий лист може бути особливо лаконічним і містити одну заключну частину. Цей різновид листів, як правило, починається словом "Нагадуємо".

Приклад

Нагадуємо Вам, що відповідно до договору 3/34 від 05.07.96 р. Ви повинні завершити розробку проекту до 15.10.97 р. Просимо Вас повідомити про стан роботи.

Або

Нагадуємо Вам, що термін виконання завдання, викладеного у листі № 03-05/114 від 02.03.2006 р., минув 12.04.2006 р.

12.3.18. Гарантійний лист - документ, що забезпечує виконання викладених у ньому зобов’язань. У ньому адресату гарантується оплата або надання чого-небудь (місця роботи, проведення досліджень тощо). Ці листи мають підвищену правову функцію, тому викладення тексту повинно бути гранично чітким та ясним.

Приклад

Просимо Вас надати допомогу у встановленні й налагодженні машин обчислювального центру інституту.

Оплата гарантується з рахунку №__ у ____ відділенні Держбанку.

12.3.19. Ініціативні листи - це листи, що потребують відповіді. Велика категорія листів висловлює прохання (пропозиція, запит) до адресата в рішенні якихось питань. Це найпоширеніший різновид листів, тематика яких не обмежена. Проте їх характер передбачає варіантність позитивного або негативного рішення поставленого питання.

Приклад

При розгортанні робіт щодо реставрації історично цінних споруд з’ясувалась неможливість поетапного проведення реставрації з продовженням роботи у частині приміщень.

Просимо Вас сприяти у виділенні орендних приміщень площею __ кв. м. для тимчасової роботи на час реставрації споруд.

12.3.20. Листи-відповіді - за своїм змістом мають залежний характер від ініціативних листів, так як тема їх тексту вже задана і залишається викласти характер рішення питання, що поставлено в ініціативному листі: прийняття або відмова від пропозиції, виконання прохання. Відповідь повинна бути викладена у конкретній і чіткій формі: чи всі прохання можуть бути задоволені, в якій мірі, в які строки. Якщо лист містить відмову, вона повинна бути добре аргументована.

Приклад

Іваненко Б.М.
вул. Московська, буд. 5, кв.6
м.Київ, 03127

Повідомляємо Вам, що документи Петровської МТС Климівського району Іванівської області за 1934-1935 рр. в архів на зберігання не надходили, у зв’язку з чим підтвердити стаж Вашої роботи у названій МТС за вказані роки неможливо.

Директор Державного архіву К.М. Мороз

Зразок листа

Міністерство юстиції України

Просимо надіслати на нашу адресу один екземпляр Типового переліку документів із зазначеними строками зберігання документів. Оплату гарантуємо.

Перший заступник

Міністра Підпис Ініціал(и), прізвище

Головний бухгалтер Підпис Ініціал(и), прізвище

Додаток 1
п.3.1.3

Міністерство юстиції України

Акт

__________№________

м. Київ

Про відсутність вкладень

у конверті

Підстава: Примірна інструкція по діловодству в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади від 17 жовтня 1997 року №1153.

Складений

______________________________________

/прізвище, ініціали/

Присутні: ______________________________________________________

/посада, прізвище, ініціали/

“_____”___________200____р. ____________________________________

назва установи

_______________________________________________________________

від якої надійшов пакет, в якому при

розкритті не виявлено такі вкладення:

_______________________________________________________________

(назви документів, номери документів, яких не вистачає)

Акт складений у 2 примірниках, один з яких надсилається відправникові для надіслання документів, яких не вистачає.

Посада підпис П.І.Б.

Додаток 2
п. 3.3.3.

Поиск по сайту: