Формування справ

8.2.1. Формування справ полягає у групуванні виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Формування справ відбувається в структурних підрозділах за місцем виконання документів.

8.2.2. При формуванні справ слід дотримуватись таких правил:

- групувати у справи тільки оригінали (при їх відсутності - засвідчені у встановленому порядку копії) лише виконаних, правильно оформлених документів, не допускати включення у справи чорнових, особистих, дублетних документів, тих, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

- групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом років, поки дана особа працює в Міністерстві;

- групувати у справи окремо документи постійного й тимчасового строків зберігання.

Як виняток, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. По закінченні року або перед передачею справи в архів Міністерства документи повинні бути розкладені в окремі справи згідно з номенклатурою: в одній справі - документи постійного, в іншій - документи тимчасового строків зберігання;

- включати у справу документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім усі інші документи, в їх логічній послідовності;

- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, слід завести нову справу з обов’язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру;

- документи, створені засобами обчислювальної техніки, групувати у справи на загальних підставах;

- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм у товщині).

8.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічній, логічній послідовності чи їх поєднанні.

8.2.4. Розпорядчі документи (постанови, рішення, накази тощо) разом з додатками групуються у справи за їх, різновидом і хронологією.

Статути, положення, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують у самостійні справи.

Накази з основної діяльності, накази з особового складу й накази з адміністративно-господарських питань групуються у різні справи.

8.2.5. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

- протоколи й документи до них (доповіді, довідки тощо);

- документи щодо організації засідання (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що мають відношення до одного протоколу, систематизуються за порядком денним.

8.2.6. Доручення установ вищого рівня й документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямками діяльності установи. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Усередині справи документи систематизуються за датами доручень.

8.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

8.2.8. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності; документ - відповідь йде за документом-запитом.

8.2.9. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження в такій послідовності: внутрішній опис документів, що знаходяться у справі; заява про прийом на роботу; анкета, аркуш по обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переміщення, звільнення; доповнення до особового аркуша про заохочення; довідки та інші документи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров’я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не підшиваються у зв’язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.

8.2.10. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

8.2.11. Методичне керівництво й контроль за формуванням справ у Міністерстві і його структурних підрозділах здійснюється Управлінням документального забезпечення.

Поиск по сайту: