Складання номенклатури справ

8.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві Міністерства, оформлений у відповідному порядку, із зазначенням строків зберігання справ.

8.1.2. Номенклатура справ є обов’язковим для Міністерства документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за їх змістом та різновидом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

8.1.3. Незалежно від наявності номенклатури справ Міністерства кожний структурний підрозділ повинен мати індивідуальну номенклатуру справ.

8.1.4. Номенклатура справ Міністерства складається з номенклатури справ окремих структурних підрозділів.

8.1.5. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється працівником відповідальним за діловодство у структурному підрозділі, підписується керівником підрозділу та обов’язково погоджується з сектором архівної справи Міністерства. Номенклатура справ (додаток 10) складається на підставі вивчення документів, що утворюються в структурному підрозділі з усіх питань його діяльності.

8.1.6. Документи після їх виконання повинні групуватись у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальнюючій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), із якого вона заводиться.

8.1.7. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв’язку документів, що знаходяться в конкретних справах. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи вищих органів, далі розпорядча документація самого Міністерства (постанови, рішення, накази, розпорядження тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з вищими органами.

8.1.8. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення – індекс (арабськими цифрами). Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. При наявності у справі томів (частин), індекс проставляється на кожному томі з додаванням: т.1, т.2 тощо.

8.1.9. Номенклатура справ структурного підрозділу Міністерства складається у 2-х примірниках, на кожному з яких обов’язково заповнюється гриф погодження з сектором архівної справи, а також подається до сектору архівної справи в електронному вигляді.

Примірники номенклатури розподіляються так:

1-й примірник – зберігається у структурному підрозділі;

2-й примірник – передається в сектор архівної справи.

Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться в єдину (зведену) номенклатуру справ Міністерства.

8.1.10.У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов’язково закривається підсумковим записом (продовження додатка 10). Підсумковий запис скріпляє своїм підписом керівник структурного підрозділу.

8.1.11. При розробці єдиної номенклатури справ Міністерства, крім зведення номенклатури справ структурних підрозділів вивчається й аналізується діяльність Міністерства в цілому. При цьому використовуються положення про Міністерство і його підрозділи; штатні розписи; типові чи примірні номенклатури справ; номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів, що функціонують у Міністерстві; реєстраційно-контрольні картотеки; Типовий перелік документів із зазначенням термінів зберігання документів, а також враховуються завдання Міністерства на наступний рік.

8.1.12. У Міністерстві запроваджено структурний принцип складання зведеної номенклатури справ. Підзаголовком у такій номенклатурі справ є назва структурного підрозділу. При цьому першим розділом номенклатури зазначається Управління документального забезпечення.

8.1.13. Як у номенклатуру справ структурного підрозділу, так і у зведену по Міністерству, включаються найменування справ, що відображають всі документовані ділянки роботи Міністерства.

У номенклатури включаються незакінчені в діловодстві справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, у тому числі довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ, документи, що утворені за допомогою обчислювальних машин.

Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться в номенклатуру кожного року протягом всього строку їх вирішення.

До номенклатури справ включаються справи з грифом "Для службового користування" (ДСК) та довідкові картотеки, журнали обліку документів і видань із грифом ДСК.

8.1.14. У номенклатури справ не включаються друковані видання, збірники постанов, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

8.1.15. Зведена номенклатура справ Міністерства затверджується заступником Міністра (додаток 11).

8.1.16. Як і у номенклатурі справ структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі по Міністерству протягом діловодного року в графі "Примітка" треба своєчасно робити відмітки про заведення й включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ у структурних підрозділах, про передачу справ в архів Міністерства та інші установи, для продовження тощо.

8.1.17. Зведена номенклатура справ складається у 3-х примірниках.

Примірники номенклатури розподіляються так:

1-й примірник - недоторканий, зберігається в секторі архівної справи Управління документального забезпечення.;

2-й примірник - використовується у поточній роботі;

3-й примірник - розподіляється за розділами у відповідні структурні підрозділи для практичної роботи.

8.1.18. Зведена номенклатура справ Міністерства, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше грудня) переглядається, аналізується й уточнюється. Після внесення відповідних змін, номенклатура передруковується й затверджується керівництвом (продовження додатка 11).

Зведена номенклатура погоджується з Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України (далі – ЦДАВО) один раз на п’ять років.

Поиск по сайту: