Підготовка справ до наступного зберігання та використання

9.1. Закінчені діловодством справи постійного й тривалого (понад 10 років) строків зберігання здаються в архів Міністерства для наступного зберігання та використання.

9.2. Підготовка документів до наступного зберігання й використання складається з таких видів робіт:

- експертизи цінності документів;

- оформлення справ;

- складання описів справ;

- передачі справ до архіву Міністерства й забезпечення схоронності документів.

9.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів та відбору їх на державне зберігання.

9.4. Для організації й проведення експертизи цінності документів у структурних підрозділах Міністерства створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК).

9.5. Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатури справ і типового переліку документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного й тривалого строків зберігання та акти виділення документів і справ до знищення.

9.6. Акти про вилучення документів і справ до знищення розглядаються на засіданні ЕК Міністерства. Акти затверджуються керівниками структурних підрозділів та погоджуються ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України після затвердження описів постійного терміну зберігання за ці ж роки. (додаток 12).

9.7. Після затвердження актів документи й справи, виділені до знищення, здаються до контор по заготівлі вторинної сировини.

9.8. Справи постійного й тривалого строків зберігання підлягають повному оформленню працівниками структурних підрозділів, відповідальними за діловодство. Документи (тільки оригінали) в середині справи складаються в хронологічному порядку за датами доручень (з січня по грудень): реєстраційна картка, доручення, відповідь. Видаляються скоби, скріпки, конверти, чисті аркуші, ксерокси, факси. Аркуші нумеруються валовою нумерацією олівцем у верхньому правому кутку. У кінці справи робиться підсумковий запис

Приклад:

В даній справі прошито і пронумеровано140 (сто сорок) аркушів

Посада Підпис Ін(и) Прізвище.

Справа підшивається в обкладинку з твердого картону. Оформляється титульний аркуш на справу. На титульному аркуші справи назва та індекс структурного підрозділу зазначається згідно номенклатури справ за вказаний рік. Опис справ постійного терміну зберігання складається у 2-х примірниках за яким справи передаються на зберігання в архів.

9.9. Документи тимчасового строку зберігання сформовані у справи, оформляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.

9.10. Окремі групи справ постійного зберігання, найменування яких неповністю розкривають зміст (справи з постановами, рішеннями, наказами), можуть мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дати і номери аркушів у справі.

9.11. Дата на обкладинці повинна відповідати року заведення й закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: (є документи за.. роки).

9.12. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються крайні дати документів кожного тому (частини).У зазначенні точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число й рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

9.13. На обкладинці проставляється номер справи за описом і, за погодженням з архівом Міністерства, номер опису й фонду.

9.14. Написи на обкладинках справ постійного й тривалого зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом, тушшю або за допомогою ПК.

9.15. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу.

9.16. Описи справ зазначених категорій кожного структурного підрозділу окремо складаються за встановленою формою (додаток 13).

9.17. Описи справ структурного підрозділу складаються посадовою особою, відповідальною за діловодство в структурному підрозділі при методичній допомозі посадової особи архіву Міністерства.

9.18. При складанні опису справ структурного підрозділу слід дотримуватись таких правил:

- номер опису підрозділу повинен складатись з цифрового позначення підрозділу за номенклатурою справ із додаванням великої початкової літери найменування категорії документів, що складають опис, та останніх двох цифр року, в якому заведені занесені до опису справи.

Так, описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу структурного підрозділу № 8, що значаться за номенклатурою і заведені у 1996 р., будуть мати номери: 8 П-96, 8 Т-96, 8 О/С -96;

- графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справі тривалого строку зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком";

- графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості стану справ, про передачу справ іншим підрозділом, про наявність копій тощо;

- систематизація справ підрозділу, що вносяться до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як підрозділу, так і Міністерства;

- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під самостійним номером;

- при внесенні до опису підряд справ з однаковим заголовком пишеться повністю заголовок першої справи, а всі інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

- справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

9.19. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з сектором архівної справи міністерства і затверджується керівником структурного підрозділу.

9.20. Опис справ підрозділу Міністерства складається у двохпримірниках, один із яких передається разом із справами в архів Міністерства, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

9.21. Описи справ структурного підрозділу є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ Міністерства, за яким справи передаються на зберігання до ЦДАВО.

9.22. Зведений опис справ постійного зберігання Міністерстваскладається у чотирьох примірниках і підлягає обов’язковому затвердженню ЕПК ЦДАВО через два роки після завершення справ у діловодстві. На затвердження надсилаються всі чотири примірники описів, один із яких після затвердження залишається у державному архіві, а решта повертається Міністерству. Відповідно до затверджених описів, Міністерство передає свої справи в ЦДАВО у встановлені строки.

9.23. Зведені описи Міністерства ведуться протягом кількох років із єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

В кінці опису робиться підсумковий запис, в якому вказується (цифрами і буквами) кількість справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості, нумерації справ у опису (літерні й пропущені номери справ).

У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися, діловодством зазначається: "Документи з даного питання див. також у розділі за рік, №____".

9.24. Зведені описи справ тривалого зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так як і описи на справи постійного зберігання.

Описи справ тривалого зберігання на затвердження до державного архіву не надсилаються.

9.25. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом із реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються в архів Міністерства через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2003 рік передаються в архів Міністерства у 2006 році).

9.26. Передача справ в архів Міністерства здійснюється за графіком, складеним архівом, затвердженим Першим заступником Міністра.

Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів Міністерства оформляє видачу справ у тимчасове користування.

9.27. Прийом кожної справи в архів Міністерстваздійснюється працівником сектору архівної справи Управління документального забезпечення в присутності відповідального за діловодство в структурному підрозділі лише після здійснення експертизи їх науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного й тривалого зберігання передаються в архів Міністерства за описами. При цьому на всіх примірниках описів напроти кожної справи робиться позначка про її наявність. У кінці кожного примірника опису завідувач сектору архівної справи розписується у прийнятті переданих справ з обов’язковим зазначенням цифрами й буквами кількості переданих до архіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається до структурного підрозділу, всі інші залишаються в архіві Міністерства.

9.28. Справи тимчасового терміну зберігання (до 10 років включно) зберігаються в структурних підрозділах.

9.29 Журнали реєстрації проставлення апостиля на документах, виданих органами реєстрації актів цивільного стану України та призначених для використання на території інших держав, передаються в архів Міністерства після закінчення кожного діловодного року.

9.30 Особи, відповідальні за ведення діловодної служби передають справи до архіву Міністерства у зв’язаних пачках.

9.31 Схоронність документів у Міністерстві забезпечується:

- наданням приміщення для архіву Міністерства;

- обладнанням приміщення архіву Міністерства засобами пожежегасіння, охоронної і протипожежної сигналізації;

- застосуванням спеціального обладнання для зберігання документів (стелажів, сейфів, картонажів тощо);

- створенням оптимального температурно - вологісного і світлового режиму в приміщенні архіву Міністерства, проведенням санітарно-гігієнічних заходів.

Поиск по сайту: