Основні дії з документом

До основних дій з документом належать його ство­рення, збереження, перегляд і друкування.

Створення документа

Для створення нового документа за допомогою го­ловного меню (позиція 9 на рис. 4.1) треба активізувати команду Файл, після чого відкриється меню Файл, у якому слід вибрати команду Создать. На екрані дисплея з'являється область задач Создание документа (позиція 11 на рис. 4.1). Далі в області Создание для вибору пот­рібного типу документа із запропонованих (Новый до­кумент, Новая веб-страница, Новое злектронное сообщение) на ньому клацають мишею.

На панелі інструментів Стандартная (позиція 4на рис. 4.1) функцію створення нового файла виконує кнопка Создать.

Кожен документ Microsoft Word створюється за до­помогою шаблону — файла, що визначає основну струк­туру документа і містить такі елементи налагодження, як вид і розмір шрифту, параметри сторінки й абзацу, стиль документа, перелік елементів автотексту та ін. Документи Microsoft Word можна створити за допомо­гою загального (Normal.dot) шаблону та шаблону доку­ментів, крім того, є можливість створити новий шаблон із власними параметрами.

Загальний шаблон (Normal.dot). Цей тип доступну для всіх документів, які створюють.

Шаблон документів. Визначає параметри тільки певних документів, наприклад резюме, записки, звіту факсу тощо; 'їх активізують у вікні Шаблони (область задач Создание документа, група Создание с помощу шаблона).

Шаблон із власними параметрами. Для його ство­рення активізують команди Файл, Создать, в області за­дач Создание документа вибирають у частині Создание с помощью шаблона команду Общие шаблоньї. У вікні Шаблони, що з'являється на екрані дисплея (рис. 4.2), у вкладці Общие (позиція 1 на рис. 4.1) вибирають пот­рібний тип документа й активізують параметр Шаблон (2). Відкривається вікно нового документа з іменем Шаблоні, у якому встановлюють необхідні параметри документа (ширину полів, елементи автотексту, розмір шрифту тощо) й активізують команди Файл, Сохранить как. При цьому автоматично відкривається папка, в якій зберігаються всі шаблони, що вже існують, вста­новлюється тип файла — Шаблон документа, а користу­вач лише вводить ім'я створеного шаблону і натискує на кнопку Сохранить.

Для створення нового документа на основі власного шаблону активізують команди Файл, Создать.

В області задач Создание документа вибирають у групі Создание с помощю шаблона команду Общие шаблоны. У вікні Шаблоны у вкладці Общие (1) вибирають потрібний тип шаблону, активізують параметр Документ і натискають кнопку ОК.

Для відкривання файла і завантаження його на екран дисплея з меню Файл слід вибрати пункт Открыть або клацнути мишею на кнопці (Открыть) панелі інструментів Стандартная. На екрані дисплея з'явиться діалогове вікно, в якому необхідно вибрати потрібну пап­ку, активізувати ім'я файла і клацнути мишею на кнопці Открыть. Для одночасного відкривання кількох файлів їх виділяють, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl. Швидко можна відкрити файл з переліку файлів у ниж­ній частині меню Файл або в області задач Создание доку­мента, в групі Создание документа, де містяться файли, з якими працювали востаннє (за замовчуванням їх 4).

Збереження документа

Після створення нового документа його необхідно збе­регти у вигляді файла. З цією метою в рядку головного меню (див. позицію 9на рис. 4.1) треба активізувати команду Файл. Для цього слід натиснути на клавіші Alt + Ф або клацнути мишею на команді Файл.

На екрані дисплея з'являються команди керування файлами. Для збереження файла на диску вибирають і активізують команду Сохранить как... (за допомогою миші або клавіш керування курсором на клавіатурі), внаслідок чого на екрані дисплея з'явиться діалогове ві­кно, зображене на рис. 4.3.

У полі Папка (І), розкривши список, слід вибрати потрібну папку, у полі Имя файла (4) — ввести ім'я створеного файла, який зберігають; після цього треба клацнути мишею на кнопці Сохранить (3).

Цідії стосуються тільки-но створених файлів або тих, якіпотрібно зберегти під іншим іменем (в іншій папці, на іншому диску).

Для збереження на диску файла, що вже існує, після Його редагування необхідно з меню Файл вибрати Команду Сохранить або скористатися кнопкою (Сохранить) панелі інструментів Стандартная (див. пози- цію 4на рис. 4.1), або комбінацією клавіш Ctrl + S. Файл буде збережено під своїм іменем.

У вікні Сохранение документа можна також устано­вити значення параметра автозбереження, який дає змогу автоматично зберегти документ на певний час. У випадку аварійного відключення комп'ютера саме завдяки цій дії можна відновити документ зі збереженої копії. Для встановлення параметра автозбереження у вікні необхідно відкрити список Сервис (2),активізува­ти команду Параметри сохранения і встановити по­трібну кількість хвилин.

Перегляд документа

Під час роботи з документами корисно переглядати текст таким, яким він має бути в надрукованому вигля­ді. Для цього необхідно з меню Файл вибрати команду Предварительньїй просмотр або активізувати кнопку (Предварительннй просмотр) панелі інструментів Стандартная (див. позицію 4 на рис. 4.1). У верхній ча­стині вікна, що з'явиться на екрані дисплея, є панель інструментів для керування переглядом. Вона склада­ється з таких кнопок:

— друкування вибраної сторінки (сторінок);

— операції збільшення (або зменшення зображення. Мишею клацають на потрібній сторінці, після чого її покажчик матиме вигляд лупи;

— перегляд поточної сторінки;

— перегляд кількох сторінок документа (за замовчуванням їх максимальна кількість — 6). Щоб збільшити кількість сторінок, які переглядають, слід підвести покажчик миші до цієї кнопки, натиснути на клавішу миші та, невідпускаючи її,«тягнути» вниз і вправо. Так можна переглянути до 40 сторінок документа залежно від установлених параметрів роздільної здатності екрана;

— активізація лінійок. Маркери верхньої лінійки змінюють параметри абзацу, маркери лівої — розміри верхніх і нижніх полів документа;

— перегляд усього екранного вікна. Після активації цієї кнопки слід обов'язково повернутися у попереднє вікно перегляду (натиснути на цю кнопку або ви-користати команду Вернуть обычный режим).

Вихідіз вікна попереднього перегляду здійснюють за допомогою кнопки Закрить.

Зміна розміру вікна перегляду. Під час роботи з документами за допомогою кнопки Масштаб (див. позицію 10 на рис. 4.1) панелі інструментів Стандартная можна керувати розмірами вікна перегляду сторінки документа. Після відкривання списку цієї кнопки на екрані дисплея з’являється меню зі значеннями (200%, 100%, 75% та ін.), з яких обирають потрібне. Крім того, можна, установивши курсор на вікні з % -вим розміром, набрати на клавіатурі будь-яке інше значення масштабування. При цьому розмір тексту, що друкується, не залежить від розміру вікна перегляду.

Цю процедуру також виконують за допомогою команд Вид, Масштаб головного меню.

Друкування тексту

Щоб надрукувати текст, слід активізувати команди Файл, Печать головного меню, внаслідок чого на екрані з'явиться діалогове вікно Печать (див. рис. 4.4).

У діалоговому вікні Печать встановлюють параметри

• кнопки Свойства (1):з її допомогою змінюють па раметри якості друку (інтенсивність) і встановлюють її відповідно до створеного документа (конверт, лист, па­пір А4 тощо);

• Печать в файл (2):дає змогу зберегти у файлі доку­мент з усіма елементами форматування для подальшого друку;

• Двусторонняя печать (2):дає змогу автоматично друкувати двостронні документи;

• групи Копии (3): у ній вказують кількість копій документа, що друкується (за замовчуванням — одна ко­пія). Крім того, можна активізувати перемикач разобрать по копиям, щоб послідовно надрукувати всі сторінки однієї копії документа, потім — усі сторінки другої копії документа і т. д.;

• значення поля Число страниц на листе (4):дає змо­гу встановити кількість сторінок документа, що друку­ватимуться на одному аркуші паперу;

• параметр Имя (5): дає змогу вибрати потрібний принтер із переліку, якщо в системі встановлено більш ніж один принтер;

• У групі Страницы (6)слід активізувати один із та­ких параметрів:

— все — друкування всіх сторінок документа (за за­мовчуванням);

— текущая (друкування поточної сторінки);

— номера (друкування окремих сторінок або їх діапазону);

— выделенный фрагмент (друкування частини документа, виділеної заздалегідь);

• параметр Включить (7) містить такі позиції:

— Все страницьі диапазона (за замовчуванням);

— Нечетньїе страницы;

— Четные страницы.

Два останні параметри використовують за необхід­ності друкувати документи з двох боків сторінки;

• кнопка Параметри (8) активізує додаткове вікно, в якому можна встановити такі параметри, як друк прихованого тексту, кодів полів тощо, а також друкування сто­рінок у зворотному порядку та ін.

Встановивши всі параметри друку, необхідно акти­візувати кнопку ОК.

Надрукувати текст можна і за допомогою кнопки (Печать) панелі інструментів Стандартная. При цьо­му, на відміну від друкування за допомогою меню, пара­метри друку змінити неможливо, вони будуть такими, які встановлено за замовчуванням (наприклад, сторін­ки для друкування — усі, кількість копій — одна тощо).

Поиск по сайту: