Установлення полів. Злиття кількох документів

У текстовому процесорі Microsoft Word можна авто­матично змінювати певну частину документа, об'єдну­вати їх, створювати документи, які різняться, наприк­лад, тільки прізвищем одержувача тощо. Для цього ви­користовують поля.

Поле — сукупність команд у вигляді спеціальних кодів, яку засто­совують для вставлення в документ додатково)' інформації (на­приклад, номера сторінки, поточної дати в колонтитулах).

При кожному відкриванні документа, якщо вста­новлено відповідний параметр, значення полів можуть змінюватися автоматично. Щоб уникнути зміни значен­ня, поле виділяють, натискають на клавіші Crtl + F11, після чого команда Обновить поле контекстного меню правої клавіші миші стає неактивною. Для зняття блоку­вання зміни натискають на клавіші Ctrl + Shift + Fll.

Нехай, наприклад, у документ треба додати поточну дату: «четвер, 9 жовтня 2003 рік».

Щоб вставити таке поле, активізують команди Встав­ка, Поле, внаслідок чого на екрані дисплея з'являється вікно (рис. 4.42), в якому наявні:

1 — перелік категорій полів (для наведеного прикла­ду це — Дата и время; категорія Все містить перелік усіх типів полів);

2 — перелік тих типів полів, які вміщено у вибрану ліворуч категорію (для наведеного прикладу це — Date);

3 — вибір потрібного формату поля;

4 — після активізації кнопки Коды поля, а в наступ­ному вікні — кнопки Параметры можна змінити вста­новлені параметри поля (для наведеного прикладу ви­бирають відповідний (повний) формат дати, після чого активізують кнопку Добавить).

Після активізації кнопки ОК у документ вставляєть­ся значення вибраного типу поля.

Злиття документів

Цю функцію використовують для створення серії од­нотипних документів, які відрізняються лише частково (наприклад, адресою отримувача або його прізвищем тощо). Для реалізації цієї функції необхідно мати два документи:

• основний, що містить інформацію, незмінну для всіх копій документа, і поля, значення яких автоматич­но змінюються в кожній копії;

• джерело даних, тобто файл із тією інформацією, яка автоматично вставляється в поля основного документа.

Нехай, наприклад, треба роздрукувати бланки за­прошень, у яких змінюється тільки прізвище одержува­ча. Тут основний документ містить текст запрошення, а документ-джерело — перелік прізвищ.

Для створення основного документа відкривають но­вий документ, активізують команди Сервис, Письма и рассылки, Мастер слияния, внаслідок чого на екрані дисплея у правій частині в області задач з'являється до­даткове вікно Слияние (рис. 4.43), в якому з переліку (Письма, Конверты, Наклейки тощо) (1) обирають по­трібний тип документа (наприклад, Письма) й активі­зують посилання (2) Далее. Открытие документа.

У наступному вікні визначають, як буде створювати­ся документ: на базі поточного чи вибраного шаблону аркуша або з використанням наявного документа. Як­що документ не існує, вибирають Текущий документ і активізують посилання Далее. Выбор получателей.

У наступному вікні в групі Выбор получателей виби­рають перемикач Создание списка, в групі Ввести спи­сок — посилання Создать.

Вікно Новый список адресов містить перелік усіх полів, які можна додати до основного документа. У на­веденому прикладі необхідно працювати лише з полем, яке включає тільки прізвища отримувачів. Тому для зручності можна використати кнопку Настройка... (2)на рис. 4.45, у вікні (див. рис. 4.44) з переліку полів ви­лучити всі непотрібні поля, для чого поле виділяють і активізують кнопку Удалить (1). Внаслідок цього для наведеного прикладу залишається одне поле — Фами­лия, назву якого змінюють за допомогою кнопки Пере­именовать (2)на Прізвище. Після виконання всіх дій натискають на кнопку ОК.

Знову відкривається вікно Новый список адресов (див. рис. 4.45) з переліком лише потрібних полів, у які необхідно ввести значення. Для цього послідовно у поле Прізвище вносять прізвища і натискають на кнопку Создать запись (2).По закінченні активізують кнопку Закрыть і у наступному вікні Сохранение списка адре­сов визначають ім'я та місце збереження документа й активізують кнопку Сохранить.

Знову з'являється вікно з відкритою панеллю Об­ласть задач, у якому активізують посилання Далее. Создание письма. Після цього в поточному документі створюють текст листа (рис. 4.46).

Для додавання полів злиття з необхідними прізвища­ми встановлюють курсор у потрібне місце, зокрема після слова Шановний (І), й активізують посилання Другие элементы (3). З'являється вікно Добавление поля слия­ния (2), яке містить поля для вставлення в документ (у на­веденому прикладі — лише одне поле з прізвищами), оби­рають потрібне поле і натискають на кнопку Вставить.

Після додавання всіх полів злиття в основний доку­мент в області задач активізують посилання Далее. Просмотр писем (4).У наступному вікні можна пере­глянути і відкоригувати значення полів злиття (поси­лання Изменить список), після чого активізують поси­лання Далее. Завершение слияния.

У вікні, що з'являється на екрані дисплея, можна переглянути всі листи (посилання Изменить часть пи­сем), об'єднати всі записи й переглянути у вікні попе­реднього перегляду) або відразу їх надрукувати (поси­лання Печать).

Поиск по сайту: