Методичні рекомендації. Номенклатура справ — це обов’язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання

Номенклатура справ — це обов’язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання. Номенклатура справ як документ, обов’язкова для кожної установи. Вона забезпечує обґрунтований розподіл документів, встановлення єдиної системи формування справ, їх облік, швидкий пошук документів за змістом та різновидом, відбір документів у процесі діловодства для державного зберігання.

Номенклатура справ є класифікаційним довідником і використовується при вибудовуванні інформаційно-пошукової роботи. До неї включаються всі документи, що утворюються в результаті діяльності підприємства, крім технічної документації та друкованих видань (брошур, бюлетенів, реферативних журналів, експрес-інформації тощо).

Для правильного формування справ документи групують за змістом та видами ще у поточній роботі з ними. Групування документів закріплюється в номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для цього передбачені, знайти тоді потрібний документ буде зовсім не складно.

Номенклатура справ є покажчиком індексів документів, що присвоюється їм при реєстрації, оскільки індекс документа вміщує як індекс структурного підрозділу структури так і номер справи за номенклатурою.

Таким чином, номенклатура справ визначає принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів організації, індексацію справ, встановлює терміни зберігання документів. Вона може використовуватись як схема побудови довідкової картотеки віпрацьованих документів і являється звітним документом архівного підрозділу.

До номенклатури справ відділу кадрів можуть також включатись:

· Колективний договір (Копія)

· Колективний договорів між власниками підприємства, з однієї сторони, та обраними на загальних зборах представниками найманих працівників або уповноважених ними органів, з другої сторони.

· Положення про кадрову службу установ та функціональні обов’язки співробітників.

· Правила внутрішнього трудового розпорядку. Відповідно до статті 142 КЗпП, трудовий розпорядок на підприємствах (в установах, організаціях) регулюється Правилами внутрішнього трудового розпорядку, які затверджуються трудовими колективами за поданням власника або уповноваженого ним органу та профспілкового комітету. Правила мають бути розроблені на основі типових правил і містити такі розділи: "Загальні положення", "Порядок прийняття та звільнення працівників", "Основні обов'язки працівника", "Обов’язки адміністрації", "Робочий час та час відпочинку", "Заохочення працівників за успіхи в роботі", "Відповідальність працівників за порушення трудової дисципліни".

· Правила протипожежної безпеки, правила дотримання умов санітарії та гігієни, умови бережливого ставлення до майна та обладнання роботодавця.

· Списки кадрового резерву створюються для заміщення посад та просування по службі на вищі (керівні) посади. Кадровий резерв формується з двох або більше резервістів на посаду. Для державних службовців формування кадрового резерву є обов'язковим і регламентується постановою Кабінету Міністрів України № 199 від 28 лютого 2001 р.

· Списки працівників-інвалідів, які відповідно до медичних висновків мають можливість працювати.

· Графіки відпусток.

Домашнє завдання

Повторити тему: «Робота з листами, пропозиціями, заявами та справами громадян. Систематизація документів та їх зберігання».

Поиск по сайту: