Делопроизводство кадровой службы. Документы по личному составу

Согласно Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба ГДУП «ЖЭС №37 ЖРЭО-2 Фрунзенского района г. Минска».

Личное дело работника формируется после заключения контракта и издания приказа о приеме на работу.

В состав личного дела входят следующие документы:

-внутренняя опись документов личного дела;

-дополнение к личному листку по учету кадров;

-личный листок по учету кадров;

-автобиография - документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке;

-копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке, заверенные в установленном порядке;

-заявление о приеме на работу;

-копия (выписка) приказа о приеме на работу.

-обязательство по соблюдению ограничений, установленных статьей 17 Закона «О борьбе с коррупцией» (для государственных должностных лиц);

-контракт (трудовой либо срочный трудовой договор);

-справка-объективка;

-анкета;

-копия (выписка) решения собрания акционеров о назначении на должность руководителя организации;

-договор об индивидуальной материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

-направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания учебных заведений и др.).

В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника. Например: характеристика - официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника; аттестационные листы; копии (выписки) приказов о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись. Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе «Примечание».

Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу в ГДУП «ЖЭС №37 ЖРЭО-2 Фрунзенского района г. Минска» собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Достоверность и правильность заполненного личного листка осуществляет работник кадровой службы, в соответствии с предъявленными документами.

На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.

Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.

Документы личного дела помещаются в отдельную обложку, на которой указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу учета личных дел.

Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров.

Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал учёта личных дел.

При регистрации личного дела ГДУП «ЖЭС №37 ЖРЭО-2 Фрунзенского района г. Минска» в журнале заполняются следующие графы: № личного дела; фамилия, имя, отчество работника; дата постановки дела на учет; отметка о снятии дела с учета.

Номером личного дела является его порядковый регистрационный номер, присвоенный личному делу при постановке на учет, т.е. при регистрации в журнале.

В графе «Отметка о снятии с учета» указывается дата передачи личного дела из кадровой службы в архив организации, а также проставляется подпись лица, оформившего соответствующую отметку.

Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий.

Кадровая служба ГДУП «ЖЭС №37 ЖРЭО-2 Фрунзенского района г. Минска» на каждого работника организации в первый день его работы на основании приказа о приеме на работу заводит личную карточку (форма N Т-2), в одном экземпляре(Приложение 4).

Личная карточка заполняется на основании опроса работника и соответствующих документов: паспорта, трудовой книжки, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании учебного заведения, военного билета, других документов, предусмотренных Трудовым кодексом Республики Беларусь. Если сведения о работнике меняются, то в его личную карточку также вносятся соответствующие данные, которые заверяются работником кадровой службы.

Работник, на которого заполнялась личная карточка, подтверждает подлинность изложенных в карточке сведений подписью.

В ГДУП «ЖЭС №37 ЖРЭО-2 Фрунзенского района г. Минска» с работниками предприятия заключаются трудовые договоры в различных формах: на неопределенный срок (Приложение 5); на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, договор считается заключенным на неопределенный срок.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах и подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у нанимателя. Содержание и условия трудового договора определяются соглашением сторон с соблюдением требований трудового законодательства, за основу принимается примерная форма.

Трудовой договор должен содержит в качестве обязательных следующие сведения и условия:

1) данные о работнике и нанимателе, заключившие трудовой договор;

2) место работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу;

3) трудовая функция (работа с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием, должностной инструкцией);

4) основные права и обязанности работника и нанимателя;

5) режим труда и отдыха (в соответствии с коллективным договором);

6) условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки (оклада) работника, надбавки, поощрительные выплаты к отпуску).

В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с законодательством и коллективным договором, к примеру, об установлении испытательного срока, об обязанности отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств нанимателя.

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения и дополнительно содержит срок в качестве обязательного условия. К примеру, договор данной формы заключается с работником на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, находящегося в отпуске по беременности и родам.

Разновидностью срочного трудового договора является контракт, который заключается в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством о труде (Приложение 6). В ГДУП «ЖЭС №37 ЖРЭО-2 Фрунзенского района г. Минска» данная форма трудового договора является основной. На предприятии действует Положение «О контрактной форме найма работников», в соответствии с которым определены основные условия заключения контрактов. Контрактная форма найма призвана стимулировать высокую производительность труда работников предприятия, повысить их ответственность за конечные результаты труда с учётом индивидуальных качеств и способностей, привлечь для работы на предприятии наиболее опытных и высококвалифицированных работников и предусматривающий конкретную минимальную компенсацию за ухудшение правового положения работника.

Контракт в ГДУП «ЖЭС №37 ЖРЭО-2 Фрунзенского района г. Минска» заключается на срок не менее одного года (п.1 Декрета Президента Республики Беларусь № 29), но не более чем на пять лет (п. 2 ст. 17 Трудового Кодекса Республики Беларусь). Конкретный срок контракта определяется по соглашению сторон.

Контракт заключается в письменной форме, в двух экземплярах подписывается сторонами и является основанием для издания приказа о приёме (назначении, переводе) работника на работу (должность). С момента подписания или иного, указанного в нем срока, контракт считается вступившим в силу. Оформление контрактов входит в обязанности кадровой службы нанимателя.

Подписание контракта является основанием для внесения соответствующей записи о приёме (назначении, переводе) на работу (должность) по контракту в трудовую книжку работника.

Дополнения и изменения, вносимые в контракт, затрагивающие существенные его условия, письменно согласовываются сторонами.

Продление контракта в пределах максимального срока его действия осуществляется по соглашению сторон на срок не менее одного года.

При заключении контракта в ГДУП «ЖЭС №37 ЖРЭО-2 Фрунзенского района г. Минска» в нём должны быть указаны в качестве обязательных следующие условия:

Ø дата подписания;

Ø место работы;

Ø должность (профессия, специальность) работника;

Ø срок действия контракта;

Ø права обязанности и ответственность сторон;

Ø условия организации и оплаты труда работника;

Ø дополнительные меры стимулирования труда

Стороны могут предусмотреть в контракте:

ü дополнительные по сравнению с законодательством трудовые и социально-бытовые льготы и гарантии для работника;

ü дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с законодательством.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решения, в целях разрешения основных и оперативных задач в деятельности организации. Приказ является основным распорядительным документом, поэтому особенностями его текста являются точность, лаконичность и обоснованность излагаемых фактов. Приказы визируются заинтересованными в том должностными лицами, и подписываются руководителем организации. Приказы вступают в законную силу с момента подписания, если в тексте не указан иной срок.Мне предоставиликопию приказа о приеме на работу(Приложение 7), копию приказа о прекращении контракт(Приложение 8).