Уничтожение дел с истекшими сроками хранения

По состоянию на: 03.05.2011

Журнал: Справочник кадровика

Год: 2011
Номер: №6
Автор: Янковая Валентина Федоровна

Тема: Документы кадровой службы, Архив

Рубрика: Кадровое делопроизводство

· Шаблоны документов

· Нормативные документы

Подготовка дел кадровой службы к передаче на хранение в архив, составление описей дел, уничтожение дел, сроки хранения которых истекли, - вот немалая часть той трудоемкой работы, которую регулярно приходится делать кадровику и которая так важна для обеих сторон трудовых отношений - как в настоящем, так и в будущем.

Как же поступать с делами, срок хранения которых истек? Казалось бы, чего проще - уничтожить документ по истечении срока хранения: порвал, выкинул -и дело с концом... Сделать так, конечно, может любой, но будут ли эти действия законными? Разумеется нет. Почему? Да потому что каждый документ несет определенную информацию о ком-либо или о чем-либо и подлежит хранению в установленном порядке. Соответственно, и уничтожение должно быть санкционированным. Вот тут как раз и возникает множество вопросов: все ли документы по истечении срока подлежат уничтожению? С какого времени считать срок хранения? Достаточно ли одного акта на уничтожение документов на всю организацию или необходимо делать несколько по каждому подразделению? Есть и другие вопросы по поводу уничтожения документов, сроки хранения которых уже истекли. Вы затрудняетесь самостоятельно проводить такие мероприятия? Тогда давайте вместе рассмотрим процедуру уничтожения дел с истекшими сроками хранения.

Не так давно мы разбирались с вопросами подготовки дел кадровой службы к передаче на хранение в архив, а также с тем, как без ошибок составить опись дел по личному составу. Напомним, что в процессе делопроизводства в организации создаются дела с различными сроками хранения.

Обратите внимание!Сроки хранения документов устанавливаются на основании типовых или ведомственных (отраслевых) перечней документов

С точки зрения сроков хранения в текущем делопроизводстве формируются комплексы документов:
• временных (до 10 лет включительно);
• временных (свыше 10 лет), в т. ч. по личному составу;
• постоянного срока хранения.

В данной статье мы поговорим о документах, имеющих срок хранения до 10 лет (включительно). Именно эти документы по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

НА № 12‘2010В первую очередь необходимо знать, что сроки хранения документов устанавливаются на основании типовых или ведомственных (отраслевых) перечней документов. Ранее сроки хранения документов, образующихся в деятельности кадровых служб, устанавливались на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000). С 1 октября 2010 г. начал действовать Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Сроки хранения документов, образующихся в деятельности кадровых служб, устанавливаются на основании Перечня и закрепляются в номенклатуре дел организации.

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве. Например, срок хранения дел, законченных в 2010 г., начинает отсчитываться с 1 января 2011 г.

Дела же включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные в 2005 г. дела со сроком хранения 5 лет могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2011 г.

Я работаю инспектором отдела кадров уже несколько лет, но мне пока не доводилось иметь дело с архивными документами. Мой начальник в отпуске, а объяснить больше некому. Подскажите, пожалуйста, что такое срок хранения документа «до минования надобности»? Как это понимать?

Срок хранения «до минования надобности» означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией. Но согласно Перечню он не может быть менее одного года.

Уничтожение документов, сроки хранения которых истекли, происходит в несколько этапов. Рассмотрим эти этапы по порядку.

Поиск по сайту: