ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

Итак, со сроками передачи мы определились. Теперь решим, в каком виде документы должны передаваться на хранение в архив организации.

Кстати, дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, остающиеся на хранении в структурном подразделении, как правило, хранятся в том виде, в каком они сформировались в текущем делопроизводстве. А вот с документами, имеющими более длительные сроки хранения, все обстоит несколько сложнее. Прежде чем такие сформировавшиеся в делопроизводстве дела будут переданы в архив организации, они должны быть «обработаны», т. е. подготовлены для архивного (длительного или постоянного) хранения.

Подготовка дел к передаче на хранение в архив организации обычно проводится в организациях в начале наступившего года. При большом количестве документов, передаваемых в архив, эта работа может занимать несколько месяцев, но в любом случае ее нужно провести в первой половине года.

Обратите внимание!Работу по подготовке дел к передаче на хранение в архив организации следует провести в первом полугодии 2011 г.

Дела службы кадров готовятся к передаче в архив организации работниками подразделения при методической помощи и под контролем архива или работника, отвечающего за архивное хранение документов, а также экспертной комиссии, действующей в организации наv постоянной основе.

Подготовка дел к передаче на хранение в архив организации включает три этапа.

Этап 1. Отбор дел, подлежащих архивному хранению.

Этап 2. Обработка дел.

Этап 3. Составление описей дел.

Одновременно с этими видами работ проводится отбор документов с истекшими сроками хранения для последующего уничтожения, составление актов о выделении документов на уничтожение, а также само их уничтожение.

В данной статье мы рассмотрим первые два этапа подготовки дел к передаче на хранение в архив организации: отбор дел, подлежащих архивному хранению, и обработку дел.

Этап 1. Отбор документов для передачи в архив организации Работа по подготовке документов к передаче в архив начинается с того, что из всего массива документов, сформированных в службе кадров, отбираются дела постоянного срока хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т. ч. по личному составу. В службе кадров это будут в основном документы по личному составу со сроком хранения 75 лет ЭПК.

Отбор дел для передачи в архив ведется на основании номенклатуры дел службы кадров. Одновременно с этим отбираются документы с истекшими сроками хранения для последующего уничтожения (в каком порядке это делается - рассмотрим в другой публикации).

Недавно мы решили провести так называемый внутренний аудит кадровых документов. К нашему удивлению, в ходе проверки не досчитались нескольких дел. Как в воду канули! Уж не знаем, как это и произошло, но вопрос не в этом. Как же нам теперь быть, если какие-то дела кадровой службы «потерялись»?

Если в ходе отбора дел обнаруживается пропажа дела, необходимо принять все возможные меры для его розыска. Поскольку дела, содержащие персональные данные работников, могут выдаваться во временное пользование только ограниченному кругу лиц и с обязательной отметкой в учетных документах, то для розыска пропавшего дела прежде всего необходимо проверить по учетным данным, все ли пользователи вернули дела.

Этап 2. Обработка дел

Специальная обработка отобранных для передачи в архив организации дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения включает:
• полистный просмотр документов дела;
• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов в деле;
• составление листа - заверителя дела;
• составление - в необходимых случаях - внутренней описи документов дела;
• оформление обложки дела.

Поиск по сайту: