ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ОПИСИ

Описи дел по личному составу составляются по форме, установленной для описей дел структурных подразделений (приложение 1). Опись составляется в двух экземплярах: один передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в экспертную комиссию для рассмотрения и согласования.

В форме описи дел по личному составу есть строка «Согласовано с ЭК структурного подразделения». А что делать, если экспертная комиссия не создана? И вообще - нужно ли ее создавать? У нас организация небольшая, работает всего 40 сотрудников.

Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу их научной и практической ценности, оформление дел, составление описи.

Экспертиза ценности документов - это определение их ценности в целях отбора на хранение и установления сроков хранения. Такую экспертизу в организации осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия назначается приказом руководителя организации. В состав ЭК включают не менее трех сотрудников. Секретарем ЭК назначают, как правило, секретаря организации.

Самостоятельные экспертные комиссии создаются в подразделениях, имеющих сложную структуру, большую численность и соответственно большой объем документов и дел. При наличии экспертных комиссий в структурных подразделениях в организации создается центральная экспертная комиссия.

В рассматриваемой ситуации утверждать экспертную комиссию, на наш взгляд, нет необходимости, поскольку численность организации составляет всего 40 человек.

В описи указывается полное официальное наименование организации, а также сокращенное наименование, если оно было предусмотрено уставом (положением) организации в тот период, за который документы включаются в опись. Если в течение периода, за который в опись включаются документы, организация меняла название, указывается ее последнее наименование на тот период.

Например, ОАО «Энергосбыт» в 2011 г. готовит к передаче на хранение документы по личному составу. В опись дел включаются документы за 2007-2009 гг., однако в этот период организация называлась ОАО «Электросеть» и была переименована в ОАО «Энергосбыт» в конце 2010 г. В этом случае необходимо указать наименование организации ОАО «Электросеть».

Под наименованием организации указывается наименование структурного подразделения, документы которого включаются в опись.

Заголовки дел, включаемых в опись, определенным образом систематизируются.

Поиск по сайту: