Если на документы, подготовленные для передачи в архив, составляется одна опись, в каком порядке включать в нее дела?

Если на документы, подготовленные для передачи в архив, составляется одна опись, то дела включаются в опись в следующем порядке:
• приказы (распоряжения) по личному составу;
• списки работников (по годам);
• личные карточки (по годам, в пределах года - по алфавиту);
• личные дела уволенных работников;
• трудовые договоры с работниками, не вошедшие в состав личных дел;
• регистрационно-учетные книги (журналы);
• протоколы конкурсных, квалификационных, аттестационных и иных комиссий (по годам);
• невостребованные трудовые книжки.

Внутри каждой совокупности дела систематизируются по хронологии (периодам, датам). Для таких категорий документов, как личные дела, личные карточки работников, невостребованные трудовые книжки, внутри периода принят алфавитный принцип систематизации документов (по алфавиту фамилий работников).

Лицевые счета работников включаются в опись дел бухгалтерии, а акты о несчастных случаях на производстве, как правило, - в опись дел отдела охраны труда. Если же в организации нет такого подразделения и данная документация ведется службой кадров, акты о несчастных случаях на производстве включаются в опись дел по личному составу; заголовки этих дел обычно помещаются в конце описи.

В графе описи «№ п/п» проставляется валовой порядковый номер записи (заголовка дела). В графе «Индекс дела» указывается учетный номер дела по номенклатуре дел, вынесенный также на обложку дела.

Заголовки дел, содержащих личные дела (личные карточки) работников, включаются в опись по году увольнения работника. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

Обратите внимание!В опись допускается включать заголовки дополнительно обнаруженных дел

Графы описи (2-6) заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после его номера добавляется слово «последний» (приложение 2).

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

СоветЕсли в архив передаются личные дела, каждое из которых оформлено как отдельное дело, составьте на них отдельную опись

Допускается включать в опись заголовки дополнительно обнаруженных дел, не включенных в номенклатуру. Их заголовки включаются в опись под литерными номерами в соответствии с принятой схемой систематизации или в конец описи.

Личные дела уволенных работников для передачи на архивное хранение могут формироваться как комплекты, когда в одно дело включается несколько личных дел (приложение 3), но могут составлять и отдельные дела.

Если каждое из личных дел работников при подготовке к передаче в архив оформляется как отдельное, целесообразнее составить на них отдельную опись. В заголовке дела в описи указывается фамилия, имя, отчество работника (приложение 4). Если фамилии работников совпадают, личные дела систематизируются по алфавиту имен и отчеств.

Таким же образом вносятся сведения о невостребованных персональных документах (трудовых книжках, дипломах, аттестатах и др.) (приложение 5).

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, где указываются (цифрами и прописью): количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Поиск по сайту: