Полистный просмотр документов дела

Полистный просмотр дел проводится, чтобы проверить, нет ли в данном деле документов, к нему не относящихся, а также все ли документы в деле в наличии. При полистном просмотре из дела изымаются дублетные экземпляры, черновики, проекты документов, проверяется правильность расположения документов.

Кроме того, при просмотре удаляются все металлические скрепления (булавки, скрепки, скобки), поскольку при длительном хранении металлические предметы, соприкасаясь с бумагой, приводят к ее повреждению.

Документы в деле должны располагаться:
• в порядке номеров и (или) по хронологии (дела с приказами по личному составу, протоколами заседаний, докладными (служебными) записками и др.);
• по алфавиту фамилий лиц, к которым относятся документы (дела с личными карточками (формы № Т-2, № Т-2ГС/МС, № Т-4), трудовыми договорами, лицевыми счетами работников);
• в порядке, отражающем процедуру рассмотрения вопроса (дела о награждениях и др.).

Существует и так называемый смешанный порядок расположения документов в деле: он применяется при формировании личных дел.

В личное дело сначала помещается комплекс документов, формируемых при приеме работника на работу (анкета, копии документов об образовании, медицинское заключение, выданное по результатам обязательного предварительного медицинского осмотра, трудовой договор, копия приказа о приеме на работу). Далее располагаются документы, поступающие в процессе трудовой деятельности, по мере изменения служебного положения работника в организации.

Обратите внимание!Объем одного тома (части) дела не должен превышать 250 листов

Вместе с документами в дела включаются резолюции, если они оформлены на специальных бланках, поручения.

При подготовке дела к передаче в архив организации следует помнить, что его объем не должен превышать 250 листов. Если в течение года в деле сформировано большее количество листов, то его следует разделить на тома (части). При этом если дело сформировано по хронологическому принципу, на обложке каждого тома нужно указать крайние даты (даты первого и последнего документов, включенных в дело). Если дело сформировано по алфавитному принципу, первые и последние буквы фамилий нужно отразить на обложке.

Например, на обложке дела с подшивкой трудовых договоров уволившихся работников в заголовок следует включить инициалы и фамилии лиц, названных в первом и последнем трудовых договорах, включенных в дело: «Трудовые договоры работников. А - К».

Поиск по сайту: