 |
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция
В нашей организации не утверждена номенклатура дел. Как мы должны отбирать документы к уничтожению?
Если в организации нет номенклатуры дел или ее не было в тот период, за который проводится экспертиза ценности, выделение документов к уничтожению проводится на основании анализа фактически сформированных в организации дел.
Информация, включаемая в акт, о количестве уничтожаемых документов, их составе должна строго соответствовать реальному положению дел.
Дела, включенные в утвержденный руководителем организации акт, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на утилизацию в организации, принимающие вторсырье в переработку.
Сдача документов в переработку оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указывается общее количество документов и их вес. Накладная прикладывается к акту и хранится вместе с ним в деле организации.
Цитируем документ
| 4.4. В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем общества. 5.1. Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. | 5.2. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле. Постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс «Обутверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» |
Не так давно я устроилась инспектором по кадрам в небольшую организацию. До этого я работала в огромном холдинге, где у нас была и канцелярия, и архив. С обработкой документов, хранением и уничтожением проблем не было. «Специально обученные» сотрудники помогали и отобрать дела на хранение или уничтожение, и оформить документы. Но на новом месте работы, как я уже успела убедиться, с документами обращаются недостаточно аккуратно. Ни о какой экспертизе ценности и речи не идет, «ненужные» бумаги просто рвут и выбрасывают. Но я понимаю, что так поступать ни в коем случае нельзя. Как мне убедить в этом руководство? Предусмотрена ли законом ответственность за нарушение порядка уничтожения документов?
Вы совершенно правы. Документы должны храниться надлежащим образом и уничтожаться только в том порядке, который мы рассмотрели в настоящей статье.
С одной стороны, ст. 9 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Закон об архивном деле) относит архивные документы организаций к частной собственности, а с другой - ч. 1 ст. 17 обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также Перечнем.
В соответствии со ст. 16 Закона об архивном деле соблюдение законодательства об архивном деле в РФ контролируют федеральные органы государственной власти, в т. ч. специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов РФ, в т. ч. уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством РФ и законодательством субъектов РФ. Данные органы проверяют выполнение организациями требований законодательства в области архивного дела, обеспечение сохранности, комплектования и использования организациями документов в делопроизводстве.
Согласно ст. 27 указанного Закона юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.
Административная ответственность в данном случае предусмотрена ст. 13.20 КоАП РФ. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
• на граждан - в размере от 100 до 300 руб.;
• на должностных лиц - от 300 до 500 руб.
Обратите внимание!Уплата штрафа не освобождает от обязанности устранить нарушение
При совершении организацией двух или более правонарушений штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности. При этом следует учитывать, что уплата штрафа не освобождает от обязанности устранить нарушение.
Указанные штрафы не налагаются только в том случае, если будут представлены доказательства, что документы утеряны вследствие наступления форс-мажорных ситуаций (кража, пожар, затопление). Такими доказательствами могут быть, например, справка из милиции о возбуждении уголовного дела по факту кражи документов с их описью, акт пожарного инспектора и т. д. Однако следует иметь в виду: если документы сгорели, а в помещении, где они хранились, не была установлена пожарная сигнализация, то форс-мажором эту ситуацию не признают.
Поиск по сайту: