О снования для группировки документов в дела

Оформление обложки дела состоит в нанесении на нее определенной информации:
• наименование организации;
• наименование структурного подразделения;
• индекс (номер) дела;
• заголовок дела;
• срок хранения документов дела. Наименование организации и наименование структурного подразделения указываются в точном соответствии с официально установленным названием.

В начале осени организация сменила наименование. В текущем делопроизводстве находится множество дел, в т. ч. оформлены дела с документами по личному составу. При этом на всех обложках указано прежнее наименование организации. Требуется ли переоформлять все дела (менять обложки дел), имеющиеся в делопроизводстве организации?

В рассматриваемой ситуации не требуется переоформлять обложки дел. При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела указывается новое наименование этой организации, а прежнее наименование заключается в скобки.

Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел. Заголовок записывается на обложке дела в точном соответствии с номенклатурой дел службы кадров.

Срок хранения документов также указывается в соответствии с номенклатурой дел.

Правило 4. В дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, содержащие все необходимые реквизиты.

Правило 5. В дело включается по одному экземпляру каждого документа.

Правило 6. В дела включаются подлинники документов, за исключением некоторых случаев.

Дело может содержать копию документа тогда, когда подлинник отсылается в другую организацию (или гражданину), а у автора остается второй экземпляр (копия). В основном это касается переписки.

Если в организации ведутся личные дела работников, то в них помещаются копии следующих документов:
• приказы по личному составу (о приеме, переводах, увольнении, поощрении и др.);
• документы об образовании, повышении квалификации, присвоении разряда или второй профессии и др.

Большинство кадровых документов хранится именно в подлинниках: приказы по личному составу и другие распорядительные документы, локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции и др.), личные карточки работников, учетные и регистрационные книги, журналы, служебные записки, трудовые договоры и др.

Правило 7. Не помещаются в дела проекты документов, дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.

Правило 8. Некоторые виды документов необходимо группировать в дела отдельно.

Раздельно группируются:
• документы постоянного и временного хранения;
• разные виды распорядительных документов;
• подлинники и копии документов;
• годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;
• утвержденные документы и их проекты.

Правило 9. В дело помещаются документы одного календарного года.

Исключение из этого правила составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы конкретного сотрудника, документы комиссий, которые группируются в дело в период их деятельности, и некоторые другие документы.

Правило 10. В дело помещается не более 250 листов (толщина дела при этом составляет не более 4 см).

При большем количестве документов формируются тома (части) дел.

Правило 11. Внутри дела документы располагаются в определенном порядке.

Документы в делах группируются по хронологическому или тематическому признаку либо их сочетанию (табл. 2).

Таблица 2

Поиск по сайту: