Впервые оформляю опись дел по личному составу. В типовой форме описи есть графа «Примечание». Что нужно писать в этой графе?

Графа «Примечание» описи используется для занесения сведений о приеме дел, особенностях их внешнего состояния, об изъятии дел или передаче другим структурным подразделениям со ссылкой на акт, о наличии копий, особенностях их физического состояния, а также о других действиях, производимых с описываемыми документами.

Каждое дело (том, часть, если дело состоит из нескольких томов или частей, в т. ч. сформированное в отдельный том приложение к делу) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

Перед внесением заголовков дел в опись необходимо проверить качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел их следует устранить.

Мы подготовили дела по личному составу к передаче в архив еще в прошлом году. Через некоторое время стали составлять описи и обнаружили, что не хватает одной папки. Дело числится по номенклатуре дел, точно помним, что проверяли, как оно сформировано, и откладывали на отдельную полку для последующей передачи в архив... Но вот как сквозь землю провалилось! Что же теперь делать?

Если при подготовке дел к архивному хранению и при составлении описей выявляется отсутствие числящихся по номенклатуре дел, структурное подразделение совместно с экспертной комиссией организации принимает меры по их розыску.

Если розыск не дал результатов, составляется акт (справка) об отсутствии дела, который подписывается руководителем подразделения и вместе с описью передается в архив организации.

Обратите внимание!Перед внесением заголовков дел в опись необходимо проверять качество формирования и оформления дел

Итак, для того чтобы правильно составить опись дел по личному составу, необходимо соблюдать следующие правила.

Правило 1. Систематизируйте дела в описи таким же образом, как в номенклатуре дел.

Правило 2. Вносите каждое дело (том, часть) в опись под самостоятельным номером.

Правило 3. Заполняйте графы описи в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела.

Правило 4. Используйте графу «Примечание» для отметок о передаче дел в другое структурное подразделение, об особенностях формирования дел, о наличии копий, физическом состоянии документов и т. д.

Правило 5. При внесении подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок первого дела пишите полностью; все остальные однородные дела обозначайте словами «То же». Дополнительные сведения о деле пишите полностью; заголовок воспроизводите в начале каждого нового листа описи также полностью.

Поиск по сайту: