СРОКИ ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

НА № 9‘2009В настоящее время действует только один нормативный документ, устанавливающий сроки передачи документов из текущего делопроизводства в архив организации: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477. В этих Правилах (п. 34) говорится: «Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через один год и не позднее чем через три года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях».

Поскольку другие нормативные указания отсутствуют, порядок, установленный для федеральных органов исполнительной власти, может применяться и в других организациях.

В прошлом году в нашей организации сменился руководитель. Пришел очень прогрессивный молодой человек, имеющий большой опыт локального нормотворчества. В первом полугодии 2011 г. все структурные подразделения по распоряжению нового руководителя занимаются разработкой локальных нормативных актов. Службе персонала, конечно же, «достались» новая редакция Правил внутреннего трудового распорядка и Инструкция по кадровому делопроизводству. И если с ПВТР нам сильно помогают юристы, то с Инструкцией помощи ждать ни от кого не приходится. Сейчас разрабатываем раздел «Хранение кадровых документов», и возник такой вопрос: какие сроки установить для «текущего» хранения кадровых документов? Можно ли, например, некоторые документы хранить пять лет и только после этого передавать в архив, а какие-то передавать через год?

Как мы уже отметили, Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти называют в этих целях сроки от одного года до трех лет. Почему используются именно они, а не, к примеру, от двух до пяти лет? Названные сроки - от одного года до трех лет - обусловлены тем, что наиболее активно дела используются именно в этот период - первые три года после завершения документов в делопроизводстве. По истечении трех лет интерес к ним угасает, и частота их использования резко сокращается.

Каждая организация, тем не менее, самостоятельно устанавливает конкретный срок передачи документов на хранение в архив. Вы как работники, отвечающие за сохранность документов по личному составу, можете проанализировать частоту обращения к различным документам и сформулировать свои предложения и пожелания к руководителю своей организации по срокам «текущего» хранения кадровых документов. И если это действительно необходимо, отдельные дела можно передавать в архив вашей организации и через пять лет «со дня начала их использования» или «со дня начала хранения в службе персонала», или «после года окончания делопроизводством».

Поиск по сайту: