Окончание

Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению - это результат экспертизы ценности документов, которая проводится в структурных подразделениях организации по завершении календарного и соответственно делопроизводственного года. Как правило, это происходит в начале (первой половине) наступившего года. В ходе такой работы осуществляется подготовка документов к передаче на архивное хранение (оформление дел, составление описей на дела, передаваемые на архивное хранение) и соответственно выделение части документов к уничтожению.

Мы планируем уничтожить документы, срок хранения которых уже истек. Директор поручил мне составить приказ о создании экспертной комиссии. Но я не понимаю, для чего она нужна, как ее формируют и как правильно составить приказ о ее создании?

При создании в учреждении экспертной комиссии (ЭК) необходимо руководствоваться приказом Росархива от 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия». В состав комиссии обычно включаются наиболее квалифицированные сотрудники организации в количестве не менее трех человек. Кроме того, к работе экспертов можно привлечь архивариуса из окружного архива. Если весь отбор документов будет проходить в присутствии работника архива, то никаких неприятностей с уничтожением документов у организации в дальнейшем не будет.

ЭК является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации. При необходимости (если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива) решения комиссии утверждаются после их согласования с соответствующим архивным учреждением.

Члены ЭК помогают персоналу службы документационного обеспечения управления осуществлять деятельность, связанную с подготовкой дел к последующему хранению и уничтожению, определяют сроки хранения документов, если в Перечне срок имеет формулировку «до минования надобности», рассматривают акты о выделении дел к уничтожению.

Приказ о создании экспертной комиссии - это приказ по основной деятельности (приложение 1).

СоветЗакрепите порядок выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению в локальных нормативных актах, например в инструкции по делопроизводству

Ввыделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению и собственно уничтожение этих документов осуществляются в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива 06.02.2002). Желательно, чтобы в организациях этот порядок был закреплен в локальных нормативных актах, например в инструкции по делопроизводству.

В целях гарантированного сохранения ценной документационной информации выделение документов к уничтожению проводится только после того, как подготовлены описи на дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения за тот же период времени, подлежащие архивному хранению. Выделение к уничтожению документов по личному составу проводится только после того, как упорядочены документы по личному составу с длительными сроками хранения (свыше 10 лет), со сроком 75 лет за соответствующий период времени и составлена соответствующая опись (или описи).

Например, если проведена обработка для передачи на архивное хранение документов по 2005 г. включительно, то уничтожены могут быть только документы, сроки хранения которых истекли в период по 2005 г. включительно. Документы за период с 2006 г. уничтожать без упорядочения дел по личному составу запрещается, даже если сроки их хранения к настоящему моменту уже истекли. Уничтожаться могут только копийные и дублетные материалы.

Так получилось, что у нас есть несколько испорченных документов, которые восстановлению не подлежат. Можно ли их уничтожить, и если да, то в каком порядке? Проблема в том, что срок их хранения еще не истек.

Нередко бывает так, что документы, срок хранения которых еще не истек, необходимо уничтожить. Порядок «расправы» с такими документами приведен в различных нормативных актах. Так, про уничтожение испорченных бланков трудовой книжки и вкладышей в нее сказано в п. 42 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». А об уничтожении бланков, применяемых при наличных расчетах, можно прочитать в п. 19 постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники». Такие бланки подлежат уничтожению на основании акта об их списании.

Поиск по сайту: