Экспертиза ценности документов. Вопросы к экзамену по дисциплине

Вопросы к экзамену по дисциплине

«Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу»

1 Сущность кадрового документооборота

2 Состав и характеристика входящего кадрового документопотока

3 Состав и характеристика исходящего кадрового документопотока

4 Состав и характеристика внутреннего кадрового документопотока

5 Этапы организации работы с локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права

6 Этапы организации работы в приказами по личному составу

7 Этапы организации работы с внутренними информационно-справочными документами

8 Этапы организации работы с отправляемыми кадровыми документами

9 Этапы организации работы с поступающими кадровыми документами

10 Правила регистрации и индексации кадровой документации

11 Особенности применения журнальной формы регистрации кадровой документации

12 Особенности применения карточной формы регистрации кадровой документации.

13 Особенности автоматизированной формы регистрации кадровой документации

14 Особенности организации контроля исполнения кадровой документации.

15 Понятие и требования к номенклатуре дел кадровой службы

16 Правила составления заголовков дел

17 Понятие и требования к формированию дел кадровой службы

18 Понятие и требования к формированию и ведению личных дел

19 Правовая и нормативная основа проведения экспертизы ценности документов кадровой службы

20 Организация экспертизы ценности документов кадровой службы

21 Составление и оформление дел и описи дел кадровой службы.

22 Составление и оформление акта о выделении документов кадровой службы к уничтожению

23 Порядок передачи дел кадровой службы в архив

24 Порядок уничтожения дел кадровой службы с истекшими сроками хранения

25 Особенности учета архивных документов по личному составу

26 Особенности описания архивных документов по личному составу и составление описей дел

27 Особенности и направления использования архивных документов по личному составу

28 Порядок исполнения запроса на выдачу архивных документов по личному составу

Личное дело - совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью концентрации всей информации об одном работ­нике в отдельном комплексе (досье).

В правовых и нормативно-методических документах нет пря­мых указаний на обязательность ведения личных дел во всех без исключения организациях. Исключение составляют дела государ­ственных и муниципальных служащих. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц. Ряд организаций в силу специфики работы или сложившихся традиций формируют личные дела на всех при­нятых на работу, независимо от категории персонала, к которой они относятся.

Личное дело, в отличие от других делопроизводственных до­кументов, оформляется не в течение года, а на протяжении всего срока работы работника в одной организации.

Личное дело начинает формироваться кадровой службой после издания приказа о приеме на работу. Первоначально в него груп­пируются документы, оформляющие процесс приема на работу, копии документов об образовании и квалификации. Личное дело формируется в течение всего срока работы сотрудника и дополня­ется документами, характеризующими период трудовой деятель­ности работника в организации.

Состав документов личного дела работника не регламентиро­ван общероссийскими нормативными актами. Документы в личных делах обычно рекомендуется размещать в последовательности, установленной законодательными, нормативно-методическими документами или отраслевыми актами. При формировании личных дел необходимо соблюдать логическую и хронологическую последовательность расположения документов, отражающих анкетно-биографические данные работника и изменения в трудовой деятельности. Общепринятым является следующий состав и по­рядок расположения документов в личном деле:

- внутренняя опись документов дела;

- дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете);

- личный листок по учету кадров (анкета);

- автобиография;

- копии документов об образовании;

- копия документа (или выписка из него) об утверждении в долж­ности (в случаях, предусмотренных законодательством);

- характеристика или рекомендательные письма;

- заявление о приеме на работу;

- трудовой договор;

- копия приказа о приеме на работу (выписка из приказа).

В личное дело могут включаться (помимо перечисленных) и другие виды документов:

- список научных трудов, патентов и изобретений;

- выписка из протокола заседания совета образовательного или научного учреждения (для научных сотрудников, преподава­телей вузов);

- удостоверение о направлении на работу (для молодых специа­листов);

- выписка из протокола соответствующего органа (для руково­дителей, которые избирались) и др.

В дальнейшем в личное дело в хронологической последовательности подшивают документы:

- подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о заключении (расторжении) брака, свидетельство о рождении детей и др.);

- характеризующие деловые и личные качества работника (ха­рактеристики, отзывы, представления, аттестационные листы, биографические справки и др.).

Копии документов об образовании, копия приказа о приеме на работу (выписка), копии последующих приказов должны быть заверены работниками кадровой службы.

Личные дела работников хранятся 75 лет, руководителей ор­ганизации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, - по­стоянно. В связи с этим в личные дела не должны входить до­кументы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам от­носятся, например, справки с места жительства и о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья, дублетные экземпляры и черновики документов.

Документы, отражающие трудовую деятельность работника, изменение его персональных данных, располагаются в личном деле в хронологическом порядке.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, является первым документом дела и содержит сведения о наиме­новании, количестве и нумерации листов, порядковых номеров документов дела, их индексах. Листы внутренней описи нумеру­ются отдельно.

Первоначально во внутреннюю опись вносят те документы, которые отложились при приеме на работу, затем, по мере из­менений или дополнений персональных данных работника, све­дений о должности и др., работник кадровой службы подшивает в личное дело соответствующие документы, отмечая каждый из них в описи.

Внутренняя опись подписывается работником кадровой служ­бы с указанием своей должности, расшифровки подписи и даты составления описи.

Сведения обо всех изменениях в анкетно-биографических дан­ных или в трудовой деятельности работника, произошедшие после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете). Дополнение к личному листку включает: фамилию, имя, отчество работника и два раздела, каждый из которых имеет табличную форму.

В первом разделе фиксируются сведения о работе после за­полнения личного листка (перемещениях по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности), ссылки на рас­порядительные документы об утверждении и об освобождении работника. Некоторые кадровые службы дополняют первый раз­дел графой «Причина освобождения».

Во втором разделе отражают сведения об изменениях в учет­ных признаках работника после заполнения личного листка: об­разование, знание иностранных языков, получение воинского зва­ния, ученой степени, пребывание в заграничных командировках, участие в выборных органах, награждение орденами и медалями, изменение места жительства и семейного положения, повышение квалификации.

Все вносимые в дополнение к личному листку изменения долж­ны быть подтверждены соответствующими документами:

- о перемещениях по службе, поощрениях и взысканиях - при­казами по личному составу;

- об изменении фамилии, имени, отчества, семейного положения - приказами по личному составу, изданными на основе докумен­тов органов ЗАГСа и изменении паспортных данных;

- об образовании и повышении квалификации - документами учеб­ных заведений;

- присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий - документами ВАК и т. д.

Ежегодно в кадровой службе должна проводиться проверка наличия и состояния личных дел. Факт контроля фиксируется в до­полнении к личному листку по учету кадров, в котором предусмот­рен реквизит «отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел». Отметки размещаются внизу оборотной стороны листа и состоят обычно из надписи «Личное дело проверено», даты, должности и подписи работника, проводившего проверку. При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных дел со­ставляется соответствующий акт. Результаты проверки доводятся до сведения руководителя организации.

Работники кадровых служб, в должностные обязанности ко­торых входит ведение личных дел, обязаны постоянно следить за сохранностью, состоянием личных дел, своевременно вносить изменения в учетные данные работника и соблюдать правила фор­мирования личного дела. Категорически запрещается вносить ка­кие-либо изменения или дополнения в личный листок по учету кадров, менять его форму, требовать от работника повторного заполнения личного листка и написания автобиографии в целях обновления личного дела.

Личные дела могут выдаваться во временное пользование от­дельным должностным лицам, их состав определяется в положении о кадровой службе, в положении о защите персональных данных или устанавливается руководителем организации. Высылка лично­го дела в другие организации по соответствующим запросам осу­ществляется с разрешения руководителя данной организации.

При работе с личным делом, выданным во временное пользо­вание, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать новые, разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела. При извлечении документов из личного дела по указанию руко­водителя организации работник кадровой службы обязан сделать во внутренней описи соответствующую запись. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Личные дела хранятся в отделе кадров как документы строгой отчетности. Ответственность за их хранение возлагается на руко­водителя кадровой службы и руководителя организации.

Каждое личное дело работающих сотрудников хранится в кад­ровой службе в папке-регистраторе, что позволяет формировать дело, помещая в него новые документы в прямой хронологической последовательности. В зависимости от принятой системы хранения личные дела могут систематизироваться:

- по алфавиту первой буквы фамилий работников;

- по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту;

- по номерам личных дел.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. При переходе работника на другую работу личное дело не передается. Для хранения личных дел как документов строгой отчетности используются сейфы или специальные за­крывающиеся шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров.

Дела уволившихся в течение года работников кадровая служба изымает из общего хранения и собирает в отдельную папку. При сдаче документов в архив личные дела уволенных за год сотруд­ников оформляются либо в одно дело с отделением каждого дела от другого чистым листом бумаги, либо как отдельная единица хранения.

Экспертиза ценности документов

1) Правовая и нормативная основа проведения экспертизы ценности документов

2) Организация экспертизы ценности документов

3) Порядок работы экспертной комиссии

1) Экспертизой ценности документов называется изучение до­кументов в целях определения сроков их хранения и отбора для хранения. Необходимость этой операции объясняется неравно­значностью информации управленческих документов. Одни из них имеют только кратковременное оперативное значение (на­пример, заявление, докладная записка) и теряют актуальность вскоре после своего составления. Другие (например, приказы по личному составу и др.) длительное время остаются носителями хотя и ретроспективной информации, но сохраняющей научное, историческое, социальное, политиче­ское или культурное значение. Из таких документов формируется Архивный фонд РФ, и они хранятся в государственных архивах. Но начинается отбор документов на длительное и постоянное хранение еще в делопроизводстве. Документы по личному сос­таву имеют большое социальное значение, многие из них хра­нятся 75 лет.

Если организация сдает свои документы на государственное хранение, то экспертиза будет проводиться с участием работника этого архива. В противном случае экспертиза осуществляется де­лопроизводственной службой организации с участием других спе­циалистов, например кадровой службы или бухгалтерии.

Правовая основа хранения документов разработана ещё в начале 1990-х гг. В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории государства архивные фонды и документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Архивный фонд РФ разделен на две части: государственную (документы федеральных органов, органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий федеральной собственности) и негосударственную (документы, находящиеся в частной собственности). Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется органами и учреждениями Росархива.

Статьей 9 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации" определено, что документы организаций, действующих на территории РФ, относятся к частной собственности. В соответствии со ст. 14 этого Закона государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством РФ (в т. ч. правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов РФ и муниципальными правовыми актами.

Исходя из приведенных положений федеральных законов и нормативных правовых актов становится очевидной необходимость проведения экспертизы ценности документов как одного из этапов хранения документов. Кроме того, Закон устанавливает обязательность использования при проведении экспертизы нормативно-методических разработок органов руководства архивным делом.

Сроки и порядок передачи на государственное хранение негосударственной части архивного фонда определяются с согласия их собственников, т. е. государственный архив может принять на хранение документы организаций любой организационно-правовой формы на договорной основе.

Документы по личному составу являются той категорией документов, которую как государственные, так и негосударственные организации должны хранить на основе действующих правил. Эти документы имеют большое социальное значение - отражают трудовой стаж, необходимый для начисления пенсий, являются документальным подтверждением прав работников на социаль­ное обеспечение по старости. Учредители юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, обязаны вести учет и сохранность документов по личному составу в уста­новленном порядке.

Для отбора документов выработаны четкие критерии - прох­ождение документа, время и место его создания, вид документа, значимость содержания, юридическая достоверность и др.

Нормативно-методической основой экспертизы ценности документов являются разработки Росархива, в которых определены сроки хранения документов, разработана методика проведения экспертизы и оформления ее результатов, определены функции делопроизводственной службы и ведомственного архива (Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.; Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558).

2) Экспертиза ценности документов проводится:

- в делопроизводстве (при составлении номенклатур дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения до­кументов к делам; при подготовке дел к последующему хра­нению);

- в архиве организации (при подготовке дел к передаче на по­стоянное хранение).

Экспертиза ценности документов и отбор их для хранения осуществляются в организациях специальными постоянно действующими экспертными комиссиями (ЭК).

В министерствах, ведомствах и других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а в структурных подразделениях министерств и ведомств, в организациях - экспертные комиссии. Экспертные комиссии организуют и проводят экспертизу ценности документов и их отбор для передачи на хранение, контролируют проведение экспертизы ценности документов в структурных подразделениях, оказывают им методическую помощь в ее проведении.

ЦЭК (ЭК) организации является совещательным органом, работает в постоянном контакте с тем архивным учреждением, в которое сдает документы. В государственных архивах создаются экспертно-проверочные комиссии (ЭПК), которые работают в тесном контакте с теми организациями (с ЦЭК министерств и ведомств), от которых принимают документы на хранение.

Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основании соответствующего типового положения, утвержденного Росархивом.. Положение о ЦЭК (ЭК) организации утверждается руководителем организации по согласованию с соответствующим учреждением Росархива.

Основными функциями экспертных комиссий (ЭК) организации являются:

- организация ежегодного отбора документов для хранения;

- рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в т.ч. и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

- рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

- рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

- подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы предложений об установлении и изменении сроков хранения документов.

При возникновении затруднений в проведении экспертизы ценности отдельных категорий документов можно привлекать в качестве консультантов работников соответствующих учреждений государственной архивной службы, а также специалистов других организаций.

3) Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается заведующий архивом (или лицо, ответственное за архив), работники делопроизводственной службы, а в состав ЦЭК - представитель соответствующего учреждения Росархива.

Председателем комиссии организации назначается один из руководящих работников организации.

Документирование деятельности комиссии и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагаются на секретаря комиссии.

Комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы, утверждаемым руководителем организации, по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения принимаются большинст­вом голосов. Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются руководителем организации.

Протоколы, содержащие решения об одобрении описей на дела постоянного хранения и по лич­ному составу; об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел; об изменении сроков хранения документов, установленных типо­выми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел; об установлении сроков хранения документов, не предусмотрен­ных действующими типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их утверждения ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы.

Экспертиза ценности документов постоянного и временной хранения осуществляется в делопроизводстве организации ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) и ЭК структурных подразделений под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

Первый этап экспертизы проводится в структурных подразделениях и состоит:

- в отборе документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; I

- в отборе документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

- в выделении к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение работниками кадровой службы установленного порядка оформления документов и формирования дел.

Документы постоянного хранения отбирают на основании ведомственного (а при его отсутствии - типового) перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации. Члены комиссии должны полистно проверить дела.

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения из них изымают дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" ("ЭК") (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК" ("ЭК"), содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Отметка "ЭПК" ("ЭК") в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.

Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по ведомственному (при его отсутствии - по типовому) перечню документов с указанием сроков хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел организации, как "до минования надобности", "при условии проведения (завершения) ревизии", "после оконч

Поиск по сайту: