Архивные копии и выписки

Помимо архивных справок по запросам граждан и учреждений выдаются архивные копии и архивные выписки.

Машинописные, электрографические архивные копии и выписки делают на бланке письма организации с указанием наименования документа: «Архивная копия», «Архивная выписка». При изготовлении ксерокопий документов бланк организации не используется.

На архивных копиях, изготовленных электрографическим методом, поисковые данные проставляются сразу же после окончания текста документа или (в случае отсутствия свободного места) на обороте каждого листа на расстоянии не более 1 см от его верхнего поля. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр проставляется на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены (прошиты), пронумерованы и на месте скрепления заверены печатью.

Архивные выписки делаются, как правило, в том случае, если необходимые сведения содержатся в объемном документе и только часть его относится к содержанию запроса.

По запросу бывшего сотрудника нашей организации требуется сделать выписку из коллективного договора, который действовал в нашей организации в период работы этого сотрудника. По каким правилам делается такая выписка?

В архивной выписке необходимо указать название документа, его номер и дату. Начало и конец каждого извлечения из документа, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием. Если в отдельных частях текста документа имеются неразборчиво написанные слова, исправления автором, а также места, неподдающиеся прочтению вследствие физического или химического повреждения документа, то в скобках делаются соответствующие оговорки, например: «Так в тексте оригинала», «Так в документе», «Далее неразборчиво» и т. п.

Архивные копии и архивные выписки выдаются пользователям архивными документами вместе с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации.

Что делать в том случае, если в архиве нет документов, необходимых для исполнения запроса?

При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке письма организации составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации.

В случае утраты документов, содержащих запрашиваемые сведения, организация выдает справку о причинах их утраты. Текст такого письма должен быть заверен печатью организации.

Поиск по сайту: