|
|||||||
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция |
Если у работодателя нет возможности создать архив, каким образом организовать хранение документов по личному составу, завершенных в делопроизводстве?В данном случае хранение документов по личному составу должно быть организовано в службе кадров. Конечно, будет правильнее, если у кадровиков найдется возможность разместить архивные документы в отдельном помещении или в отделенной, обособленной, части рабочего помещения. Смысл этого заключается в том, что, во-первых, архив кадровой службы должен быть отделен от текущей документации, во-вторых, в то помещение или ту часть помещения, где хранится архив кадровой службы, не должно быть доступа для посторонних, т. е. не являющихся работниками кадровой службы лиц. СОЗДАНИЕ АРХИВА В зависимости от объема документооборота архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы делопроизводства (секретариата). Чтобы создать архив организации, необходимо выполнить комплекс мероприятий: · выбор и оборудование помещения, · техническое оснащение архива, · создание нормативных условий хранения, · организация архивных документов в архивохранилище, · разработка и утверждение нормативных документов архива. Все эти мероприятия позволят обеспечить поддержание архивных документов в нормальном физическом состоянии. Архив размещают в специально приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях. В нашей организации давно обсуждается возможность создания своего архива, уже выделено помещение и начаты работы по его под- готовке к хранению документов. А вот какие требования предъявля- ются к работникам архива? Всегда ли эти функции должен выполнять отдельный сотрудник, или должность архивариуса может совмещать, например, секретарь? Архивариус организует работу архива и отвечает за выполнение задач, возложенных на архив. Он проходит инструктаж, а в необходимых случаях – стажировку в государственном архиве, куда в дальнейшем будут передаваться документы организации на хранение. Функции архивариуса может исполнять и сотрудник другого структурного подразделения. В данном случае эта работа для него будет являться совместительством. Ответ на вопрос о том, должен ли архивом заниматься сотрудник, чьей единственной обязанностью будет именно ведение архива, зависит от количества документации, оформляемой на хранение, и объема работы. В случае если организация крупная и архив в ней достаточно велик, рекомендуем внести в штатное расписание должность работника архива. Целесообразно также составить должностную инструкцию, указав виды работ, возлагаемых на работника архива, его права и обязанности. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы, и утверждается сотрудником архива. Прием каждого дела производится руководителем архива в присутствии работника структурного подразделения. Поскольку архив организации предназначен не только для хранения документов, но и для их использования, необходимо установить регламент выдачи документов из архива по заявкам сотрудников, а также сторонних организаций. В пункте 4.5.4 Основных правил установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации, а также в книгах выдачи дел во временное пользование другим организациям (приложение 1). Процесс оформляется заказами (требованиями) на выдачу дел сотрудникам организации (приложение 2), актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в т. ч. органам суда и прокуратуры (приложение 3). Срок выдачи документов во временное пользование не может превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев – для временного пользования другими организациями (п. 4.5.2 Основных правил). Поиск по сайту: |
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.004 сек.) |