ИТОГ РАБОТЫ С ЗАПРОСОМ

Итогом работы с запросом являются следующие информационные документы:

· архивная справка;

· архивная выписка;

· архивная копия;

· информационное письмо. Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.

Архивная справка

Текст в архивной справке излагается в хронологической последовательности событий (а не документов) с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах.

Обратите внимание!Архивная справка составляется на основании документов (подлинников, заверенных копий), хранящихся в кадровой службе, архиве организации

В архивной справке данные воспроизводятся так, как они изложены в документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках. Например: «<(так в документе)».

Если в запросе и в документах при написании фамилии, имени, отчества лица встречается расхождение на одну букву, нужно проверить несколько записей в разных документах, в которых дополнительная информация позволяет установить, что речь идет об одном и том же человеке. Если установить это невозможно, в справке дается информация из текста документа с оговоркой в скобках: «(так в документе)». Если в документе указана только фамилия без инициалов или инициалы без расшифровки, в справке так информация и дается. В скобках может быть добавлено: «(так в документе)». Большую помощь заявителю окажет приведение в сопроводительном письме к архивной справке информации о том, что сведения о других работниках с аналогичной фамилией (если не указаны или есть разночтения в написании имени и отчества) или фамилией и именем (если разночтения в написании отчества) в документах организации не имеются.

Получили запрос от бывшего сотрудника: требуется подтвердить его работу во вредных условиях труда. Однако за 10 лет, что он у нас проработал, наша компания несколько раз была переименована. Как это отразить в ответе на запрос?

Если в течение запрашиваемого периода времени организация переименовывалась, то в архивной справке необходимо назвать все ее переименования в хронологической последовательности за запрашиваемый период, при этом вначале полностью указать последнее наименование организации.

Если организация переименовывалась более трех раз, то все переименования указываются в самостоятельной архивной справке, которая помещается в качестве приложения к основной архивной справке. Информация о переименовании дается на основании учредительных документов и приказов по основной деятельности организации.

Поиск по сайту: