Архивная выписка

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

«Основание» и «Примечание» к тексту архивной выписки составляется таким же образом, как «Основание» и «Примечание» к тексту архивной справки.

Аутентичность архивной выписки удостоверяется подписью руководителя организации или уполномоченного должностного лица и печатью организации.

Архивная справка и архивная выписка оформляются на общем бланке организации с обозначением названия вида документа («архивная справка», «архивная выписка») машинописным способом на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297) в соответствии с требованиями на организационно-распорядительную документацию ГОСТ Р6.30-2003.

Архивная справка и архивная выписка выдаются или посылаются заявителю вместе с сопроводительным письмом, написанным на бланке письма архива и подписанным руководством архива. В том случае, когда архивная справка содержит не все сведения по запросу, в сопроводительном письме указывается, какие сведения и за какие годы в организации отсутствуют и почему, где можно получить недостающие сведения. В сопроводительное письмо к архивной справке включается и информация о наличии или отсутствии сведений по кодам видов оплаты труда и удержаний из заработной платы (и их расшифровке) за указанный в архивной справке период и о расшифровке кодов, если виды оплаты труда даны по кодам.

Архивная копия

Иногда заявитель обращается целенаправленно за архивными копиями. При исполнении запроса о предоставлении копий архивных документов на бланке организации составляется сопроводительное письмо, в котором указывается количество приложений (копий архивных документов) и их названия. Письмо подписывается руководителем организации или уполномоченным должностным лицом.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются поисковые данные документа: архивные шифры (номера) дел и номера листов архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью организации и подписью ее руководителя или уполномоченного должностного лица.

В адрес нашей организации поступил запрос из органов службы занятости о предоставлении копий документов одного из уволенных сотрудников. Однако запрашиваемых документов у нас нет. Как следует поступить в таком случае?

Если в кадровой службе или в архиве нет документов, необходимых для исполнения запроса социально-правового характера, то исполнитель составляет информационное письмо заявителю. В письме указываются причины, по которым запрашиваемые сведения не были выявлены, и, по возможности, предлагается алгоритм дальнейшего поиска.

Исполненный запрос в электронном или бумажном виде поступает на проверку руководителю кадровой службы, архива или соответствующего структурного подразделения, который оценивает правильность его составления и полноту. После этого подготовленный документ возвращается для доработки или отправки.

Поиск по сайту: