ВЫДАЧА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ. Нередко в практике работы архивов возникает необходимость предоставить подлинники кадровых документов

Нередко в практике работы архивов возникает необходимость предоставить подлинники кадровых документов. При этом требуется соблюдать определенные правила.

В нашей организации есть архив, в котором мы храним в т. ч. и документы по личному составу. Сейчас работник архива ушла в отпуск по уходу за ребенком, а никого брать временно на ее место руководитель не планирует. Хочет, чтобы в этот период мы сами «отвечали» за свои документы, которые хранятся в архиве. В связи с этим у меня возник вопрос: в каких случаях и по чьему требованию организация должна предоставлять подлинники кадровых документов? И как оформляется такая выдача?

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее -Основные правила), допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов: трудовых книжек, свидетельств об окончании учебных заведений, аттестатов об образовании, удостоверений и т. п.

Подлинные личные документы выдаются заявителям по их письменным запросам с разрешения руководителя организации под расписку. При этом заявитель обязан предъявить паспорт или иной документ, подтверждающий его личность. В случае обращения за документами родственника он также обязан представить документы, подтверждающие степень родства. Доверенному лицу выдаются на руки подлинные документы на основании нотариально заверенной доверенности.

На место изъятого документа в дело помещается справка о его выдаче, копия выданного документа, а в учетных документах (описи) делаются отметки об изъятии, указываются номер, дата и название документа-основания для изъятия (заявление, запрос), а также расписка получателя документа.

В соответствии с законодательством подлинные архивные документы могут быть изъяты из архива органами правопорядка. В этом случае на место изъятого документа в дело помещается справка о выдаче и снятая с него копия. В учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче). В дальнейшем работники архива обеспечивают контроль возврата изъятых документов.

Чаще всего на практике требуется предоставить копии архивных документов, архивные справки или выписки. Такие документы предоставляются на основании письменного запроса соответствующих организаций (например, Пенсионного фонда России), а также бывших сотрудников организации.

В запросе должна содержаться следующая информация:

· суть запроса;

· полностью фамилия, имя, отчество обращающегося;

· его адрес и контактные телефоны.

В этом документе также проставляется дата запроса и личная подпись обратившегося.

Например, в запросе о подтверждении трудового стажа необходимо указать полное наименование организации и структурного подразделения, в котором работал заявитель, занимаемую должность, а также период его деятельности в данной организации. Если необходимо получить сведения о заработной плате, то требуется указать, за какой период нужны эти сведения. Если заявитель в период, за который запрашиваются сведения, носил другую фамилию, то это необходимо также отразить в запросе.

Поиск по сайту: