Хранение документов по личному составу

Работник отдела персонала обязан правильно хранить, обрабатывать, передавать в архив документы компании и при необходимости осуществлять выдачу социальных справок на основе документов по личному составу (ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации). Более того, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О защите персональных данных" компании несут административную и уголовную ответственность за кражу, изменение, блокирование, копирование и разглашение персональных данных.

Помимо сложностей, которые возникают в связи с требованиями законодательства, существует ряд проблем внутри организации, затрудняющих эффективную деятельность сотрудника кадровой службы.

1. Лишняя трата времени на второстепенные задачи. Известно, что на кадровика возлагается обязанность по оформлению социальных справок для подтверждения трудового стажа, размера заработной платы и т.д. Количество запросов социального характера неизбежно растет по мере роста самой компании, в то время как численность кадрового отдела работников в лучшем случае увеличивается максимум на одного-двух специалистов. Нетрудно представить загруженность кадровика в условиях кадровой текучки, особенно характерной для предприятий среднего и малого бизнеса.

2. Непрофильная нагрузка. В силу объективных причин далеко не все кадровики имеют профессиональные знания в архивировании документов по личному составу. Чаще всего такие обязанности возлагают на офис-менеджеров, секретарей, помощников руководителей, а также бухгалтеров или даже заведующих административно-хозяйственной частью. Это в корне противоречит требованиям законодательства по обеспечению защиты персональных данных.

3. Отсутствие средств и специального оборудования для архива. Нередко архивное дело в компаниях финансируется недостаточно, в результате чего в помещениях, предназначенных для хранения документов, не хватает специального оборудования (стеллажей, систем складского учета и др.). Это заведомо препятствует должному хранению, систематизации и ведению документов.

4. Неграмотная архивная обработка документов. Недостаточная квалификация сотрудников кадровых служб в отношении сбора, обработки, хранения и передачи документов по личному составу нередко становится причиной, по которой государственные архивы не принимают архивные документы на хранение, либо этот процесс отнимает неоправданно много времени.

5. Несанкционированный доступ к персональным данным. Указанные выше проблемы усугубляют вопрос несанкционированного доступа к информации, содержащейся в документах по личному составу. Возложение обязанностей на офис-менеджеров или помощников руководителя, отсутствие правильно оборудованного архивного помещения с соблюдением всех требований законодательства, а также небрежная обработка архивных документов ведут к тому, что персональные данные могут попасть в чужие руки.

Пути решения проблем, связанных с хранением документов
по личному составу

Внеофисное хранение документов по личному составу

с оформлением справок социального характера

Главным преимуществом внеофисного хранения документов является экономия не только времени кадровиков, но и финансовых средств компании на создание собственного архивного хранилища, а также содержание персонала архивной службы. Также обеспечивается дополнительный уровень защиты персональных данных - документы хранятся в обезличенных коробах на обособленных стеллажах. В результате усиленного контроля со стороны служб безопасности архивной компании исключается доступ посторонних лиц к конфиденциальным данным.

В том случае, если компания передает документы на внеофисное хранение, сотрудник кадровой службы освобождается от дополнительной работы с бумагами, включая выдачу социальных справок. Архивные компании оказывают услуги по поиску и выдаче справок социального характера по запросу компании-заказчика. Благодаря современным системам учета хранения документов и квалифицированным сотрудникам поиск, оформление и доставка справок осуществляются в предельно сжатые сроки.

Архивная обработка

В большинстве случаев сотрудник кадровой службы не имеет достаточных знаний для осуществления правильной обработки документов с целью их последующей передачи в архив. В то же время, согласно архивному законодательству, организации в обязательном порядке должны составлять описи дел по личному составу для передачи документов на архивное хранение.

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации любых форм собственности несут ответственность за сохранность документов по личному составу. С этой целью необходимо регулярно проводить архивную обработку документов, которая включает в себя проведение экспертизы ценности, формирование дел, оформление дел, составление описи дел и научно-справочного аппарата к ней. Соблюдение этих правил не только позволит обеспечить сохранность документов, но и максимально упростит их поиск, сократив тем самым время на выполнение архивных справок.

Если в организации комплектуется государственный архив, следует особенно тщательно подойти к вопросу обработки документов по личному составу - широко известна практика, когда архивы отказывают в принятии документов на хранение. Многие специализированные компании оказывают поддержку организациям, которые испытывают трудности в оформлении и передаче документов в архив. В частности, они осуществляют комплексную архивную обработку, обеспечивающую беспрепятственную сдачу документов по личному составу в государственные и муниципальные архивы.

Электронный архив

Внедрение системы электронного архива документов по личному составу позволяет в значительной степени оптимизировать и упростить работу кадровика. Электронный архив высвобождает офисное пространство от накопившихся документов и обеспечивает защиту информации благодаря созданию резервных копий. Кроме того, систематизированная электронная база данных помогает сотруднику кадровой службы оперативно находить нужную информацию, мгновенно подбирать документы, отправляя их по электронной почте, и т.д.

Работа с документами по личному составу требует, чтобы кадровик знал не только трудовое законодательство и порядок делопроизводства, но и основные правила хранения, обработки и передачи бумаг на архивное хранение. Надлежащее выполнение этих обязанностей связано с большими временными затратами, что препятствует выполнению первостепенных кадровых задач. Более того, сам специалист кадровой службы лишен возможности реализовать свои профессиональные амбиции, которые могут оказаться шире выполнения сугубо бумажной работы.

Для современной компании оптимальным решением вопроса хранения документов по личному составу должны стать грамотное хранение, систематизация и администрирование с соблюдением законодательных норм. В полной мере это осуществимо за счет привлечения сторонних архивных компаний. В этой ситуации руководителям организаций остается лишь определить кредит доверия к таким службам и решить, готовы ли они идти в ногу со временем.

http://www.pro-personal.ru/journal/866/459678/?sphrase_id=43779

Поиск по сайту: