Техническое и программное обеспечение туристского офиса

Сравнительно свежие компании, которые либо хотят "сразу и правильно" жить, либо просто поступают согласно существующей моде на автоматизацию.

Выделяют следующие уровни или этапы автоматизации:

- офисная оргтехника (телефония, факсы, ксероксы);

- компьютеры со стандартным программным обеспечением типа Microsoft Office;

- специальное программное обеспечение – так называемый BackOffice, связь backoffic-ных программ с глобальными системами бронирования;

- наличие своих интернет-магазинов.

1. Необходимый уровень автоматизации определяется прежде всего объемами, с которыми вы сталкиваетесь. Три десятка туристов в месяц легко учитываются средствами Microsoft Office – Excel или даже Word-ом.

2. Отсюда неоспоримый факт – вам нужен в офисе хотя бы один компьютер. И это минимум автоматизации, без которого современная туристическая фирма работать нормально не может. Сюда же следует отнести наличие электронной почты. Без этого элемента автоматизации вы лишаете себя эффективного средства коммуникаций. Ибо все большее число туроператоров, да и небольших агентств упор делают именно на е-mail, как более удобный и, главное, дешевый способ информационного обмена, хотя отказаться от факса и сегодня возможным не представляется.

3. Необходимость специального программного обеспечения, проще говоря, какой-нибудь туристической программы, призванной автоматизировать всю внутри офисную работу, обусловливается двумя причинами. Первая – объемы клиентов, которые менеджер в Ехсеl уже не в состоянии контролировать. Это примерно 100 туристов в месяц. В противном случае вам гарантированы проколы, материальные потери и судебные иски от неудовлетворенных клиентов. Вторая причина, по которой вы просто обязаны иметь специальную Backoffice-ную программу, – это высокий профессиональный уровень подготовки вашего персонала. Проще говоря, если ваши люди могут и желают работать высокотехнологично, вам необходимо предоставить им такую возможность. И вы увидите, что результат не замедлит сказаться. У ваших менеджеров будет больше времени и возможности обслужить большее число клиентов. А ведь именно к этому мы все стремимся в своем бизнесе.

4. Решившись на покупку, вы должны понять, какой специальный софт нужен. Иначе говоря, кто вы – агент, туроператор, или и то, и другое вместе. Агенту – свой софт, туроператору – свой.

Практика показывает, что чем крупнее фирма, чем выше уровень технологичности, тем больше вы можете потерять из-за профнепригодности компьютерщика. Поэтому не работайте со случайными людьми, иначе останетесь один на один с непонятными технологиями, с криво работающими компьютерами, с отказавшей вдруг факсовой или mail-овой рассылкой и т.п.

Автоматизация – долгий и непрерывный процесс, требующий постоянных вложений, уровень которых определяется уровнем фирмы. Недовложения (как и переоценка) в автоматизацию могут обернуться потерей клиентов и крахом фирмы.

Поиск по сайту: