Постановка завдання

Для того, щоб визначити сутність проблеми і коректно її сформулювати, необхідно провести діагностичне обстеження об’єкта, з'ясувати, яка буде створюватися система для її розв’язання, проаналізувати розвиток проблеми, вплив зовнішніх факторів, оцінити принципову можливість її вирішення. Матеріал для аналізу проблеми може дати діагностичне обстеження об'єкта, наприклад, підприємство, проблему якого необхідно вирішити.

Слід дещо конкретизувати поняття діагностичного аналізу, яке є однією з найважливіших стадій системного аналізу, з погляду виявлення проблеми та цілей функціонування об'єкта дослідження.

Діагностичний аналіз – це комплексне вивчення об’єкта, спрямоване на з’ясування загальних тенденцій і чинників його розвитку та розробку заходів удосконалення його функціонування й управління ним. Обстеження (дослідження) об'єкта проводиться за заздалегідь продуманим організаційним планом групою висококваліфікованих спеціалістів. Складовою частиною організаційного плану є програма обстеження – розгорнутий перелік питань, які мають бути з’ясованими, що гарантує необхідну якість і повноту вивчення об'єкта.

Програма включає:

1. Виявлення загальних тенденцій розвитку даного об'єкта і його ролі в системі більш високого рангу. Це визначається, насамперед, шляхом розгляду наявних ретроспективних матеріалів (звітів, діаграм тощо), опитування керівництва для уточнення особливостей і цілей функціонування об'єкта з подальшим переходом до опитування керівників окремих підрозділів, спеціалістів і виконавців із застосуванням структурованих опитувальних карток.

2. З'ясовування організаційно-функціональної структури об'єкта і його зв'язків із зовнішнім середовищем. Уявлення про організаційну структуру управління дають схеми адміністративного розподілу й підпорядкування за рівнями ієрархії всіх підрозділів даного об'єкта. Водночас, необхідно виявляти функціональну взаємодію підрозділів, потоки інформації, що циркулюють на об'єкті. Для цього потрібно, насамперед, добре розібратися в самих функціях об'єкта і його окремих підрозділів, у частках витрат праці й інших ресурсів, вкладених кожним підрозділом у виконання так званих наскрізних комплексних функцій.

Для визначення функцій використовують методи:

− експертної оцінки – коли група спеціалістів-експертів робить свій висновок про перелік функцій аналізованого об'єкта;

− “чорного ящика” – коли функція визначається за результатами трансформації вхідних величин (сигналів) у вихідні, тобто є передаточною функцією;

− логічного ланцюжка, у якому поступово розкриваються всі послідовно пов'язані функції.

3. Черговий пункт програм обстеження пов'язаний із вивченням потреб в інформації різноманітних ланок об'єкта. Обстеженню піддають інформаційні потоки та їх склад. Метою такого обстеження є аналіз і формалізація інформаційних процесів у досліджуваній системі.

4. Вивчення складу й змісту документів, маршрутів їх руху, процесів формування окремих показників і документів у цілому; дослідження техніки й технології збирання, передачі й опрацювання інформації; установлення кількісних і якісних характеристик інформаційних потоків. Усе це безпосередньо стосується створення інформаційної моделі (або моделі інформаційних зв'язків), що відображає чинну систему документообороту, та її прив'язки до існуючої структури об'єкта. Для наочності аналізу документообороту рекомендується побудувати його графічне відображення (схему), що включає:

− визначення вхідної та вихідної інформації з кожної функції управління;

− те саме для кожного підрозділу, що бере участь у реалізації окремої функції управління;

− те саме для кожного підрозділу за всіма функціями управління;

− формування маршрутів проходження документів підрозділами та побудову схеми документопотоків.

5. Заключний пункт програми обстеження передбачає:

− обстеження матеріальних потоків (виявляються особливості потоків сировини, напівфабрикатів, готової продукції та чинники, що перешкоджають нормальному їх проходженню технологічним ланцюгом);

− визначення обсягів виконуваних робіт у кожному підрозділі об'єкта;

− виявлення хиб у чинній системі управління, у тому числі, в організації планування, урахування й контролю на об'єкті, а також в організації існуючої системи збирання й опрацювання інформації.

У результаті виконання всієї наведеної програми обстеження об'єкта система управління буде дослідженою зверху донизу: від цілей через функції управління до завдань управління, їх інформаційного забезпечення та процедур перетворення даних. Документи, що містять матеріали обстеження, для підвищення ефективності їх аналізу підлягають спеціальному опрацюванню. При цьому використовуються різноманітні методи, які включають табличне й графічне подання даних, розрахунки показників уручну або з використанням спеціальних програм на ЕОМ. За підсумками обстеження має бути виявлено проблеми.

На цьому етапі реалізується єдина базова функція – формулювання й аналіз проблеми.

Поиск по сайту: