Изучение и выбор коммерческих партнёров при закупке товаров

Осуществляя закупочную деятельность предприятия, прежде всего, нужно знать, где сегодня можно приобрести, товары и какой способ товародвижения более предпочтителен. Основным источником закупки товаров являются производители.

К источникам поступления товаров относят отрасли на­родного хозяйства, вырабатывающие различные товары на­родного потребления (сельское хозяйство, предприятия АПК, предприятия легкой, пищевой, мясомолочной продукции, рыб­ного хозяйства, ВПК, тяжелой промышленности и др.). К по­ставщикам товаров относят конкретные предприятия различ­ных источников поступления, т. е. тех или иных отраслей на­родного хозяйства, различных сфер производственно-эконо­мической деятельности, вырабатывающих товары и услуги. В качестве поставщиков товаров выступают также посредники, оптовые ярмарки и рынки, товарные биржи, аукционы, как в России, так и за рубежом.

Существует много специфических условий, определяющих выбор партнера при оптовых закупках, но можно выделить общие положения, которыми следует руководствоваться в коммерческой деятельности:

– степень надежности потенциального партнера, т.е. его добросовестность при исполнении договорных обязательств;

– финансовое положение партнера, т.е. его платежеспособность и способность выполнить договорные обязательства;

– ассортимент, объем и сроки поставки: насколько предлагаемый ассортимент удовлетворяет потребности в товарах в данный момент и в перспективе, может ли поставщик отгружать партии нужного размера и в нужные сроки;

– ценовой фактор и условия оплаты: средний уровень цен, насколько часто изменяются цены, предоставляются ли скидки, отсрочка платежа;

– месторасположение и удаленность: в первую очередь рассматриваются близко расположенные поставщики с целью сокращения транспортных расходов на излишне дальние, нерациональные перевозки.

В зависимости от вида и масштабов деятельности, финансового положения и других факторов каждая фирма выбирает для себя приоритетные критерии выбора партнеров.

Учитывая большое многообразие поставщиков товаров, их можно классифицировать на несколько групп по раз­личным признакам (функциональным, территориальным, формам собственности, ведомственной принадлежности и др.).

Специфика поиска покупателем информации о потенциальном контрагенте заключается в том, что в первую очередь его как покупателя интересует товар, т. е. его цена, качество, условия поставки и платежа, дополнительные услуги по послепродажному обслуживанию и т. п. Информация же о продавце как таковом, т. е. его финансовое положение, опыт работы в подобного рода сделках, надежность в выполнении взятых на себя обязательств и пр., интересует не всех покупателей.

Например, в случае одноразовой закупки с оплатой после получения покупателя практически не интересует финансовое положение его контрагента, однако при поставках сложной продукции (например, комплектного оборудования), при поставках на большую сумму, особенно с полной или частичной предварительной формой оплаты, а также при намерениях долгосрочного сотрудничества покупатель, не менее чем продавец, заинтересован в том, чтобы как можно более серьезно подойти к проблеме поиска потенциального партнера и обладать о нем как можно более полной информацией.

Изучение фирм, как показывает зарубежный опыт, яв­ляется одной из важнейших задач маркетингового иссле­дования. Изучаемые фирмы обычно подразделяются на три группы: действующая клиентура (контрагенты), предпола­гаемая (потенциальная) клиентура и конкуренты.

По каж­дой интересующей фирме собираются сведения по следую­щим двум направлениям: общие сведения о фирме; статис­тические показатели, характеризующие экономическое и финансовое положение фирмы, эффективность ее производственно-сбытовой деятельности, конкурентоспособ­ность на рынке.

Сведения о фирме можно собирать и концентрировать в алфавитном и хронологическом порядке по основным видам их деятельности по "системе картотеки" с общим алфавитным справочником (типа телефонного с указани­ем номера раздела и подраздела, под которыми значится в картотеке та или иная фирма). Можно на каждую фирму заводить отдельное досье и хранить их все вместе в опреде­ленном порядке в отдельном шкафу. В настоящее время получила признание компьютерная система накопления и хранения информации в персональном ЭВМ.

Методология сбора информации заключается прежде всего в том, чтобы черпать сведения о своем потенциальном контрагенте из всех доступных публикуемых источни­ков, делать соответствующие вырезки из периодической печати, выписки из специальных деловых изданий и лите­ратуры, систематически собирать балансовые и годовые отчеты интересующих фирм и заносить в картотеку эти, а также другие полученные данные.

Помимо периодической печати источниками инфор­мации могут служить:

- специальные публикации, отраслевые справочники, деловая информация и т.д.;

- личное знакомство с руководителями и представите­лями фирмы;

- обследование фирмы;

- систематическое наблюдение за производственной и (или) коммерческой деятельностью фирмы (например, ин­формация о том, с кем она устанавливает деловые отноше­ния и т.д.), финансовые и другие отчеты фирмы;

- публикуемые фирмой проспекты, рекламные и дру­гие материалы о своей деятельности;

- справки вашего банка или банка-корреспондента ва­шего банка;

- сведения о фирмах, которые можно получить в тор­говых палатах, в торгпредствах за рубежом и других орга­низациях.

Однако, несмотря на обилие источников информации, только большая и продолжительная работа, критический анализ всех данных в совокупности и в сопоставлении их могут дать полезный результат в познании истинного лица и положения своего контрагента.

При изучении фирм-поставщиков важно установить, является ли фирма производителем или осуществляет торгово-посреднические операции.

Если фирма в нашей стране останавливает свой выбор на оптовом предприятии как источнике закупки, то она должна поинтересоваться:

- специализацией оптового предприятия;

- зоной его действия и месторасположения;

- удобны ли подъездные пути;

- насколько совершенно ведется учет товарных запасов;

- надежно ли его коммерческое положение, которое определяется продолжительностью работы на данном рынке, динамикой отчетных показателей за последнее время, умением привлекать клиентов и т.д.

При выборе поставщика нужно убедиться, что суще­ствуют местные и внеобластные поставщики. При прочих равных условиях предпочтительнее воспользоваться услу­гами местных поставщиков, чем обращаться к внеобластным или зарубежным.

Если поставщик известен предприятию, то необходи­мо определиться по следующим вопросам:

- поставщик предлагает продукцию нужного ассорти­мента и качества;

- соответствует ли цена уровню, установленному в ма­газине на аналогичный товар;

- удовлетворяет ли частота завоза для обеспечения бес­перебойной торговли.

В коммерческой практике часто сталкиваются с ситуа­циями, когда один и тот же товар можно купить у разных поставщиков, каждый из которых предлагает свои условия продажи. Кредит при такой сделке может быть предостав­лен самим поставщиком (коммерческий кредит) или тре­тьей стороной (банком или другой финансовой организа­цией). Условия кредита обязательно должны приниматься во внимание при выборе контракта, так как преимущество варианта с низкой ценой может быть "перекрыто" невы­годными для покупателя условиями кредитования (процен­тная ставка, продолжительность льготного периода и т.д.).

Главное направление в работе с поставщиками - по­иск новых партнеров среди коммерческих фирм и фирм за рубежом. Причем оплата за товары должна производиться только по реализации, исключая предоплату. Это обуслов­лено увеличением стоимости промышленных и продоволь­ственных товаров, транспортных расходов, непомерно вы­сокими процентами под банковские кредиты, падением покупательского спроса населения, особенно на промыш­ленные товары, инфляционными процессами. Но, с другой стороны, самым выгодным условием оплаты для постав­щика является предоплата.

Компромисс находится в предоставлении поставщикам коммерческого (товарного) кре­дита на срок от 7 дней до 2 месяцев. Товарный кредит на срок от 1 до 2 месяцев представляют, как правило, только инофирмы. Оплата производится в долларах США по кур­су МВБ на день оплаты.

Изучая источники закупок товаров, коммерческие ра­ботники составляют на каждого поставщика специальные карточки, причем их целесообразно группировать по мес­тным, межобластным и межреспубликанским поставщикам. В карточках указываются данные о производственной мощ­ности предприятия, количестве и ассортименте выпускаемой продукции, возможности производства других товаров, условиях поставки товаров и другие сведения, интересующие оптовые базы.

Для подбора поставщика необходимо проделать боль­шую и сложную работу. Будет легче выполнить эту труд­ную задачу, если воспользоваться предлагаемой схемой последовательных шагов:

1. Сформулируйте свои потребности.

2. Определите свой рынок:

- распределите необходимый товар по категориям (са­мый дорогой, средний по стоимости, самый дешевый);

- подготовьте спецификации; составьте список возможных поставщиков; составьте таблицу, по которой можно сравнить усло­вия поставки разных поставщиков.

3. Изучите своих поставщиков:

- назначьте деловые встречи;

- посетите поставщиков;

- сравните поставщиков.

4. Сравните своих возможных поставщиков:

- по качеству продукции;

- путем тестирования поставщиков;

- по предлагаемым ценам;

- по времени поставок;

- по форме оплаты;

- одновременно по всем этим показателям.

Известно, что существующая балльная система выбо­ра поставщиков по критериальным оценкам довольно про­ста в применении.

После предварительной оценки из первоначального большого списка исключают поставщиков, не удовлетво­ряющих следующим критериям:

- удаленность;

- непериодичность поставки;

- цена, не соответствующая качеству;

- качество, не соответствующее требованиям;

- не удовлетворяющая форма оплаты;

- не устраивающий объем поставок.

Затем продолжают более детальное изучение оставших­ся поставщиков.

Возможны два направления выбора поставщика:

- выбор поставщика из числа компаний, которые уже были вашими поставщиками (или являются ими) и с которыми уже установлены деловые отношения. Это облегчает выбор, так как отдел закупок компании располагает точными данными о деятельности этих компаний.

- выбор нового поставщика в результате поиска и анализа требуемого рынка: рынка, с которым компания уже работает, или совершенно нового рынка (в случае принятия решения о диверсификации деятельности). Для проверки потенциального поставщика часто необходимо много времени и ресурсов, поэтому ее следует осуществлять только в отношении тех поставщиков из небольшого списка, которые действительно имеют серьезный шанс получить большой заказ.

Для поиска поставщиков используется стандартная схема, состоящая из четырех этапов:

1 этап - поиск потенциальных поставщиков.

Для поиска потенциальных поставщиков используется следующий механизм действий:

- проведение конкурсов (тендеров);

- изучение рекламных материалов (фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.);

- посещение ярмарок, выставок;

- личные контакты с возможными поставщиками (переписка, телефонные звонки, деловые встречи).

Конкурсные торги (тендеры) - распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Тендеры проводятся в случае, если предполагается закупить сырье, материалы на большую денежную сумму или наладить долгосрочные связи. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель решает проблему получения требуемого предложения, одновременно, выбирая наилучшего поставщика.

Проведение тендера осуществляется по следующей схеме:

- формирование условий тендера;

- разработка и публикация тендерной документации;

- рекламная кампания;

- проверка оценочной квалификации участников тендера;

- проведение анализа тендерных предложений;

- определение победителя тендера.

По итогам первого этапа формируется список потенциальных поставщиков, который может постоянно дополняться.

2 этап - проверка поставщиков.

Одним из условий долгосрочной работы с новым поставщиком, является надежность, финансовая ликвидность компании. Компания, которая готова стать долгосрочным поставщиком, становиться партнером. Именно на стадии знакомства происходит проверка потенциального партнера, а не на стадии сотрудничества. Если поставщик окажется недобросовестным, то у потребителя могут возникнуть проблемы в налаженной работе производства и может привести к финансовым потерям. Поэтому важно выявить надежность поставщиков до заключения договора. Для проверки надежности поставщика может быть получена информация из следующих источников:

- личная встреча с руководством компании;

- финансовая отчетность поставщика;

- местные источники (действующие на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов);

- банки и финансовые институты;

- конкуренты потенциального поставщика;

- торговые ассоциации;

- информационные агентства;

- государственные источники (регистрационные палаты, налоговая и др., обладающие открытой для ознакомления информацией).

В большинстве своем отечественные предприятия при выборе поставщика руководствуются собственной информацией, не прибегая к другим источникам информации. Итогом второго этапа является список поставщиков с проверенной репутацией.

3 этап - анализ потенциальных поставщиков.

Получив список потенциальных поставщиков после второго этапа необходимо провести анализ производственных возможностей этих предприятий. Составленный перечень поставщиков анализируется на основании различных критериев, позволяющих осуществить отбор реальных поставщиков. Количество таких критериев может быть достаточно велико, более 60. Критерии, на которых осуществляется анализ потенциальных поставщиков, является ценой и качеством продукции, а также надежностью поставок. Надежность поставщика включает выполнение обязательств по срокам поставок, ассортименту, комплектности, и количеству поставляемой продукции.

К другим критериям относятся следующее:

- финансовое положение поставщика;

- сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

- наличие резервных мощностей;

- повышение качества выпускаемой продукции;

- удаленность поставщика от потребителя;

- организация управления качеством у поставщика;

- способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставляемого оборудования;

- профессиональный уровень персонала;

- текучесть кадров и др.

В результате проведенного анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договоров.

4 этап - оценка надежности поставщика.

По результатам работы с поставщиками проводится оценка результатов работы по уже заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценки, позволяющая насчитать рейтинг поставщика. Перед расчетом рейтинга необходимо выполнить дифференциацию закупаемых предметов труда. Закупаемые товары, сырье и комплектующие изделия, как правило, неравнозначны с точки зрения целей производственного или торгового процесса. Отсутствие комплектующих, требующихся регулярно, может привести к остановке производственного процесса (равно как и дефицит некоторых товаров в торговле - к резкому падению прибыли торгового предприятия). Главным критерием при выборе поставщика будет являться надежность поставки.

Алгоритм определения надежности поставок следующий:

- сопоставление даты поставки плановой и фактической;

- определение времени опоздания;

- сопоставление объемов поставки: планового и фактического. Выявление случаев недопоставки продукции;

- определение объема недопоставки продукции;

- определение условного опоздания в случае недопоставки;

- определение общей величины опозданий;

- определение количества случаев отказа;

- определение общей величины отказов;

- определение интенсивности отказов;

- определение коэффициента готовности поставок;

- надежность снабжения.

Для оценки результатов выполнения договорных обязательств по поставкам продукции применяется комплексный показатель, определяемый как произведение трех частных показателей выполнения плана поставок: по срокам, ассортименту и качеству. При этом частные показатели необходимо согласовать между собой. Это означает, что при анализе выполнения обязательств по ассортименту следует учитывать лишь те материальные потоки, которые достигли назначения в срок, а долю ресурсов, соответствующую требованиям по качеству, определять только по продукции, зачтенной в счет поставок по ассортименту.

Комплексный показатель выполнения обязательств по поставкам материальных ресурсов рассчитывается по формуле:

К_компл = (1- К_н) х К_асс х К_к,

где К_н - коэффициент невыполнения обязательств по поставкам в установленные сроки;

К_асс - коэффициент выполнения обязательств по ассортименту;

К_к - коэффициент выполнения обязательств по качеству продукции.

Для того чтобы выбрать лучшего поставщика товара из списка потенциальных поставщиков, проведем анализ выбора поставщика, а для этого существуют несколько методов выбора поставщика:

- метод рейтинговых оценок;

- метод попарных сравнений;

- метод оценки затрат;

- метод доминирующих характеристик;

- метод категорий предпочтений.

Но наиболее распространенными методами выбора поставщика можно считать метод попарных сравнений и метод рейтинговых оценок.

Рассмотрим метод попарных сравнений. В его основе лежит система оценок «0,8», «1» и «1,2». Если один поставщик лучше другого по оцениваемому фактору, то первый получает оценку «1,2», второй – «0,8». Подобным образом оценивается и весомость факторов. Основным недостатком данной модификации метода попарных сравнений является то, что система оценок не позволяет, при необходимости, указать, на сколько один поставщик или фактор лучше или важнее в конкретной ситуации [38].

Выбор поставщика (или группы поставщиков) на основе рейтинговой оценки факторов определяется системой критериев, но как для промышленной, так и для торговой фирмы обычно основными критериями выбора являются: цена, качество товара и надежность поставки.

Установление системы критериев для первоначального отбора поставщиков зависит от маркетинговой (производственной) и логистической стратегий конкретной фирмы. В ряде случаев (в зависимости от корпоративной стратегии) на первое место могут выходить такие, например, параметры, как время доставки, надежность поставщика, предоставление поставщиком кредита, поставка товаров на основании взаимозачета, и другие. Необходимо также иметь в виду, что система критериев выбора поставщиков является динамичной (особенно в условиях нестабильной экономической ситуации). После чего высчитывается значение рейтинга по каждому критерию путем произведения удельного веса критерия на его экспертную балльную оценку (например, по 10 – бальной системе) для данного поставщика. Далее суммируют полученные значения рейтинга по всем критериям и получают итоговый рейтинг для конкретного поставщика.

Если закупаемые предметы труда не являются значимыми с точки зрения производственного или торгового процесса, то при выборе их поставщика главным критерием будут служить затраты на приобретение и доставку.

Поиск по сайту: