Документальное оформление кассовых операций

Факт получения денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером (ф. 0310001), который подписывается главным бухгалтером (или уполномоченным лицом) и кассиром, как исполнителем, заверяется печатью и регистрируется в журнале регистраций приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310002). Этот журнал построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств, по нему присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Приходные и расходные кассовые ордера выписываются, регистрируются главным бухгалтером (или лицом на то уполномоченным).

Получение денежных средств в банке по чеку также выписывается приходный кассовый ордер с регистрацией его номера и даты на оборотной стороне корешка чека и квитанция от приходного кассового ордера подкалывается к соответствующей выписке банка.

Приходный кассовый ордер состоит из самого кассового ордера и квитанции к нему, содержащей реквизиты самого кассового ордера. При получении наличных денег в кассу, внесшему их, выдается эта квитанция в подтверждении отдачи денег.

Нумерация приходных кассовых ордеров ведется по порядку, начиная с 1 января и до конца года.

В приходном кассовом ордере указывается наименование лица, от которого получены деньги. В графе «Основание» - источник наличных денег, приходуемых в кассу, т.е. содержание финансовой операции (выручка от реализации, займ от физического лица, остаток неиспользованного аванса, компенсация недостач по результатам инвентаризации и т.д.).

Кассовые документы составляются на основании первичных документов, оформляющих хозяйственную операцию, которая в данном документе указывается как приложение (например, при получении в кассу от подотчетного лица остатка неиспользованного аванса – это авансовый отчет; материальной помощи – заявление с визой руководителя; вклада от учредителей – решение собрания учредителей и т.д.).

Выдача наличных денежных средств из кассы предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документом (платежным ведомостям, расчетно-платежным ведомостям и т.д.). Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на то уполномоченными. Расходный кассовый ордер выписывается, как и приходный кассовый ордер, в 1 экземпляре бухгалтером и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (аналогично приходному кассовому ордеру).

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру, кассир должен требовать предъявление документа, удостоверяющего личность получателя, записывать наименование, номер документа, кем и когда он выдан в расходном кассовом ордере. Лицо, получившее деньги, собственноручно расписывается в ордере чернилами или шариковой ручкой, при этом указывая полученную сумму рублей – прописью с заглавной буквы, копеек - цифрами. В платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в ордере или заменяющем его документе. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, считается недостачей и взыскивается с кассира.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, должна осуществляться по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо или отдельной ведомости.

При выдаче денег по доверенности в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег необходимо указывать фамилию, имя, отчество лица, которому доверено получение денег.

Если же выдача денег производится по ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает подпись «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Расходный кассовый ордер также содержит реквизит «Основание».

Выдача кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги запрещается.

Приходные и расходные кассовые ордера немедленно после получения или выдачи денежных средств подписываются кассиром.

По истечению сроков оплаты труда, стипендий кассир должен:

- в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий лиц, которым не произведены выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано»;

- составить реестр депонированных сумм;

- в конце платежной ведомости сделать подпись о фактически выплаченных подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить запись своей подписью.

Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается подпись «Деньги по ведомости выдал (подпись)».

Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается.

Депонированные сумма сдаются в банк, а на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежные ведомости на оплату труда и др. приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

Не допускаются подчистки, исправления в кассовых ордерах и заменяющих их документах. Ненадлежащим образом заполненные документы подлежат уничтожению и взамен их составляются новые.

Поиск по сайту: