Лекция 8. Рациональное использование рабочего времени

Значение управления временем для менеджера

Время - вещь не­умолимая. Каждый человек, получает свое количество это­го невосполнимого ресурса, и никакие деньги не могут, его увеличить или уменьшить. Форму­ла "время - деньги" не просто афоризм: для человека, по-на­стоящему знающего цену своему труду, каждая потерянная минута означает выраженные в кон­кретных цифрах убытки. Недаром уп­равление временем, или тайм-менедж­мент, уже давно за­нимает важное мес­то в программах подготовки запад­ных менеджеров. За­дача тайм-менедж­мента состоит в том, чтобы научить людей не просто ра­ботать быстро, но, прежде всего, распо­ряжаться отпущен­ным временем раци­онально.

Особенно остро за­дача эффективного тайм-менеджмента стоит перед руководи­телями — они управля­ют не только своим собственным време­нем, но и рабочим вре­менем своих подчинен­ных. Менеджер ранжирует цели и задачи, ко­торые он ставит перед людьми, по признаку "важность-срочность" для того чтобы как можно быстрее и эффективнее достигать поставленной цели. Именно он планирует общее время (ресурс, который отводится на достижение конкретной цели) и выбирает зада­чи, которые целесооб­разно делегировать подчиненным. Кстати, делегирование полно­мочий — один из глав­ных способов экономии времени руководителя. Ибо единственный шанс для руководителя разгрузить себя и мо­тивировать людей — это передать ответствен­ность. Но для этого необходимо четко поста­вить цели, определить критерии их достиже­ния — иначе невозможно будет ни оценить ход процесса, ни опреде­лить, достигнут ли ре­зультат.

Если эффективная система управления временем отсутствует, человек ходит на рабо­ту как в кино: утром приходит и не знает, что с ним будет в следующий момент. Каж­дый день — премьера, а эпизоды/действия мо­гут развиваться по лю­бому сценарию, что очень интересно, но не очень продуктивно. За­дача же руководителя заключается в том, что­бы активно продвигать свою организацию, а значит, ставить цели и предугадывать ход со­бытий. Управленцы среднего звена и топ-менеджеры должны не столько воспринимать влияние на компанию извне, сколько развивать бизнес путем ак­тивного воздействия на окружающую среду. Другими словами, ме­неджер может быть футбольным мячом, которым играют обе ко­манды футболистов и который понятия не имеет, куда полетит в следующий момент. А может быть форвар­дом, ведущим мяч и прекрасно знающим, кому и когда необходи­мо дать пас.

Здесь необходимо отметить, что управле­ние временем — весьма сложная и индивиду­альная система. Спе­циалисты считают, что крайне неэффективно навязывать человеку конкретную технологию управления временем. Постигая тайм-ме­неджмент, человек должен изучать не столько какую-то опре­деленную технологию организации времени, сколько методы выра­ботки индивидуальной технологии, наиболее подходящей его складу характера и роду заня­тий.

Система Франклина

Именно поэтому про­демонстрируем базо­вые принципы класси­ческой системы управ­ления временем, идею создания которой при­писывают Бенджамину Франклину. Эти принципы предусмат­ривают, что любая большая задача, стоя­щая перед человеком, дробится на подзадачи, а те в свою очередь — на еще более мелкие под­задачи. Визуально это можно изобразить в виде многоступенчатой пирамиды, а примене­ние системы — как про­цесс возведения этой пирамиды.

Сначала укладывает­ся массивное основа­ние пирамиды, служа­щее опорой для всех остальных этажей, — человек определяет свои жизненные цен­ности (иными словами, то, чего он хочет от жизни). Для одного — это материальный до­статок и уверенность в завтрашнем дне. Для другого — благополуч­ная семья, любящая жена и счастливые де­ти. Для третьего - сла­ва и высокий социаль­ный статус. Для чет­вертого — власть. Для пятого — познание. Для шестого - служение во имя человечества... Список можно продол­жать до бесконечности, тем более что у каждо­го человека существует некое множество жиз­ненных ценностей. Этап определения жизнен­ных ценностей — наибо­лее важный в построении пирамиды: если на этом этапе будет допу­щена ошибка (напри­мер, будут выбраны ''познание" и ''служение людям", хотя на самом деле предпочтительны "известность" и "высо­кий социальный ста­тус"), то впоследствии человека неизбежно постигнет разочарова­ние. Итак, первым де­лом надо составить список жизненных ценностей, причем не надо бояться потратить на это слишком много времени — важно хоро­шо обдумать список. Необходимо также убе­диться, что выбранные ценности не противоре­чат друг другу.

Следующий этап — построение второго этажа пирамиды. Исхо­дя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Например, если кто-то считает, что для него наиболее важ­ны "известность", "власть" и "высокий со­циальный статус", то может решить, что он хочет стать президен­том США. Надо поста­вить перед собой высокую цель. Важно убе­диться, что выбранная цель действительно от­вечает всем жизнен­ным ценностям из со­ставленного на преды­дущем этапе списка.

Третий этаж пирами­ды опирается на вто­рой. Составляется ге­неральный план — что необходимо сделать, чтобы достичь постав­ленной цели. Например, для того чтобы стать президентом США, надо сначала стать губернатором штата или мэром одно­го из крупных городов страны, иметь солид­ную партийную и фи­нансовую поддержку и незапятнанную репута­цию, быть известным публике, блестящим оратором, благополуч­ным женатым человеком, получить высшее образование в пре­стижном учебном за­ведении и т.п.

Четвертый этаж пира­миды - долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Весьма важно указать, выполнению какого именно пункта генерального плана способствует достиже­ние данной конкретной цели. Еще более важно обозначить конкретный срок - если человек го­ворит себе: "Когда-ни­будь я обязательно куплю машину (напишу книгу, пойду учиться в университет...)", он может тянуть годами и в результате так и не достичь цели, но если он назначает себе кон­кретный срок, то значи­тельно увеличивает шансы добиться свое­го. Например, если че­ловек планирует стать президентом и знает, что для этого нужно иметь высшее образо­вание, он может вклю­чить в свой пятилетний план следующий пункт: "До конца 2004 года закончить с отличием Гарвардский универси­тет по специальности "социология и политология". Это, во-первых, даст мне престижное высшее образование, и во-вторых, я смогу за­вести знакомства с важными для меня людьми". Итак, следует составить план на бли­жайшие 4-5 лет, за­давшись вопросом: "Что я могу сделать в эти годы для достиже­ния намеченных в гене­ральном плане целей?". В плане важно указать конкретные цели и кон­кретные сроки с точно­стью до нескольких ме­сяцев, а также отме­тить, какому пункту генерального плана отве­чает достижение дан­ной цели.

Пятый этаж — кратко­срочный (на срок от не­скольких недель до нескольких месяцев) план. Глядя на долго­срочный план, человек спрашивает себя: "Что я могу сделать в ближай­шие недели или меся­цы, чтобы достичь той или этой цели?". Таким образом, пункты долго­срочного плана разби­ваются на более конкретные задачи. Например, если в долго­срочном плане стоит пункт: "Окончить Гар­вард", то в краткосроч­ный план войдут такие пункты, как "Подать документы в универси­тет", "Пройти курсы подготовки к экзаме­нам" и т.п. Следует со­ставить план на срок от 2-3 недель до 2-3 месяцев и, как на преды­дущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до несколь­ких дней.

Наконец, шестой этаж пирамиды — план на день. Составляется он, как нетрудно догадать­ся, на основе кратко­срочного плана — ма­лые задачи решаются целиком за один день, более крупные разби­ваются на подзадачи. Например, задача "По­дать документы в Гар­вардский университет" разбивается на такие подзадачи: "Выяснить, какие документы и ко­му надо подать", "Оформить необходи­мые документы", "Ото­слать документы" и "Убедиться, что доку­менты получены", каж­дую из которых можно назначить на какой-то определенный день. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а ком­плектуется из списка различных дел, кото­рые были назначены на этот день в течение не­скольких предыдущих недель, зачастую в не­го вносятся коррективы в течение дня. Состав­ляя план на день, желательно указать время выполнения каждой задачи.Все эти планы отнюдь не являются чем-то по­стоянным — наоборот, их рекомендуется регу­лярно пересматривать: план на день скорее всего автоматически будет изменен не­сколько раз в течение дня. Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каж­дые одну-две недели. Долгосрочные планы должны проверяться (а при необходимости - корректироваться) не реже одного раза в 4-6 месяцев. Генеральный план следует пересма­тривать раз в год. Тог­да же стоит критически взглянуть и на постав­ленную вами высокую цель (Привлекает ли она вас по-прежнему? Не хотите ли вы внести какие-то коррективы?) и даже попытаться переосмыслить зафиксированные вами жизненные ценности.

Основные положения тайм-менедж­мента

В рамках одного дня используется следующий способ управления временем. Все задачи делятся на три катего­рии: первоочередные, второстепенные и малозначительные. Как явствует из названия, первоочередными яв­ляются задачи, не тер­пящие отлагательства. Второстепенные - за­дачи, которые также желательно решить как можно быстрее, хотя и не произойдет ничего страшного, если, в. крайнем случае, их ре­шение будет отложено на день-два (впрочем, если тянуть с решени­ем второстепенной за­дачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочеред­ных). Наконец, мало­значительными счита­ются задачи, которые надо когда-нибудь ре­шить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают, И если сегодня нет вре­мени, то можно отло­жить их на завтра, на послезавтра или на на­чало следующего ме­сяца.

Человек, вдумчиво планирующий свой день, успевает, как правило, решить все первоочередные зада­чи, зачастую у него хватает времени и на то, чтобы разобраться со второстепенными, а если повезет, то спра­виться и с малозначи­тельными задачами. Если же человек не умеет расставить приоритеты, если в течение дня хватается то за од­но, то за другое, - вре­мени катастрофически не хватает и нередко самое главное дело как раз и остается незавер­шенным.

Рациональное использование времени менеджером

Выполнять работу лучше и в более сжатые сроки — значит работать разумнее, а не напряженнее.

Вам не нужно больше интеллекта или способностей, чем у вас есть в данный момент, для того чтобы работать значительно бы­стрее. Все, что вам нужно сделать, это усовершенствовать хо­рошие навыки в работе и устранить плохие. С имеющимися тру­довыми навыками вы можете достичь немногим более того, что вы уже достигли. Вы можете сэкономить дополнительную минуту работы в каждые полчаса и чувствовать при этом, что вы эконо­мите время. Но если вы собираетесь достичь значительно больших и лучших результатов, вам следует произвести переоценку своих трудовых привычек и изменить некоторые из них.

В настоящей главе намечена в общих чертах программа, по­священная тому, как работать быстрее, лучше используя время. Следуйте этой программе и наблюдайте, как ваши результаты будут улучшаться.

Спросите какого-либо управляющего, как он работает. Де­вять из десяти скажут вам, если они пожелают ответить на этот вопрос, что они просто работают, и все. Они могут сказать вам, чего они добиваются, почти каждый из них точно знает, сколь­ко продукции произвел в прошлом месяце его отдел, а также за­траты на единицу продукции с большой точностью. Но спроси­те, как они достигли этих результатов, и они скажут вам, что просто работали.

Как вы работаете? Это вопрос, на который вы должны отве­тить, прежде чем сможете улучшить ваши трудовые привычки, потому что вы не можете улучшить их, пока не знаете, каковы они. Можете ли вы составить перечень всего того, что вы долж­ны делать, чтобы выполнять свою работу? Можете ли вы опи­сать, как вы решаете каждую из задач, которые встают перед вами, и объяснить, почему выполняете каждую из них именно таким образом, как вы это делаете? Конечно, не можете. Но это с вас и не спрашивается, по крайней мере сейчас.

Вы сможете сделать это через месяц, если будете придержи­ваться программы, рекомендуемой в данной главе. К тому вре­мени, когда вы сможете это сделать, вы будете уже работать лучше и быстрее, потому что вы будете все время учиться.

Поиск по сайту: