Информационные ресурсы и технологии как инструмент формирования управленческих решений

Организации различных типов и сфер деятельности можно представить как бизнес-систему, в которой экономические ресурсы посредством различных организационно-технических и социальных процессов преобразуются в товары и услуги.

В процессе деятельности любой бизнес-системы на нее влияют факторы внешней среды (конкуренты, заказчики, поставщики, го­сударственные учреждения, партнеры, собственники, банки, биржи и т.д.) и внутренние факторы, которые в основном являются ре­зультатом принятия того или иного управленческого решения.

Процесс принятия управленческих решений рассматривается как основной вид управленческой деятельности, т.е. как совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и последовательных управленче­ских действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач.

Цель и характер деятельности организации определяют ее ин­формационную систему и автоматизацию информационной техно­логии, а также вид обрабатываемого и производимого информаци­онного продукта, на основе которого принимается оптимальное управленческое решение.

Эффективность принятия управленческих решений в условиях функционирования информационных технологий в организациях различного типа обусловлена использованием разнообразных инст­рументов анализа финансово-хозяйственной деятельности предпри­ятий. Можно выделить четыре круга задач, решаемые фирмой.

1.Первый круг задач ориентирован на предоставление эконо­мической информации внешним по отношению к фирме пользо­вателям — инвесторам, налоговым, статистическим службам и т.д. В данном случае для анализа используются показатели, получаемые на основе данных стандартной бухгалтерской и статистической от­четности, а также других источников информации.

2.Второй круг связан с задачами анализа, предназначенными для выработки стратегических управленческих решений развития бизнеса. В этом случае информационная база должна быть шире, но в рамках достаточно высокоагрегированных показателей, характеризующих ос­новные тенденции развития отдельной фирмы или корпорации.

3.Третий круг задач анализа ориентирован на выработку такти­ческих решений. Его информационная база чрезвычайно широка и требует охвата большого количества частных высокодетализированных показателей, характеризующих различные стороны функцио­нирования объекта управления.

4. Четвертый круг задач связан с задачами оперативного управ­ления экономическим объектом в соответствии с функциональны­ми подсистемами экономического объекта. Для решения этих задач используется текущая оперативная информация о состоянии эко­номического объекта и внешней среды.

Основными функциями управленческого аппарата различных организаций являются анализ ситуаций в компании и внешней сре­де и принятие решений по стратегическому и краткосрочному пла­нированию ее деятельности.

Реализация плановых задач принятия решений осуществляется на стратегическом, тактическом и оперативном (операционном) уровнях.

Каждый из этих уровней требует определенной информацион­ной поддержки, которая реализуется на базе информационной тех­нологии. В соответствии с уровнями принятия решений в функ­ционировании информационной технологии можно выделить три контура: долгосрочного стратегического планирования, среднесроч­ного тактического планирования и оперативного регулирования деятельности организации. Эти контуры информационно связаны с задачами, решаемыми руководством предприятия (рис. 1.10).

Рис. 1.10. Информационное взаимодействие контуров управления с задачами, решаемыми руководством предприятия

1. Стратегический уровень ориентирован на руководителей высшего ранга. За счет организации информационной технологии обеспечивается доступ к информации, отражающей текущее со­стояние дел в фирме, внешней среде, их взаимосвязи и необходи­мой для принятия стратегических решений.

Основными целями стратегического уровня управления являются:

*определение системы приоритетов развития организации;

*оценка перспективных направлений развития предприятия;

*выбор и оценка необходимых ресурсов для достижения по­ставленных целей.

В соответствии с этими направлениями информационная техно­логия обеспечивает высшему руководству оперативный, удобный дос­туп и сортировку информации по ключевым факторам, которые по­зволяют оценивать степень достижения стратегических целей фирмы и прогнозировать ее деятельность на длительную перспективу.

Особенностями использования информационной технологии в рамках долгосрочного планирования и анализа прогнозируемого функционирования предприятия является построение агрегирован­ных моделей развития организации с учетом деятельности смежных производственно-хозяйственных комплексов.

Модели данного контура функционирования информационной технологии должны учитывать:

*особенности развития рыночных отношений в стране;

*возможные перспективные виды продукции (товары и услу­ги), относящиеся к профилю деятельности организации или предприятия;

*потенциальные виды производственных ресурсов, возможные для использования при создании новых видов продукции (то­варов, услуг);

*перспективные технологические процессы изготовления но­вых видов продукции (товаров и услуг).

Учет перечисленных факторов в модели функционирования информационной технологии базируется преимущественно на ис­пользовании внешней для деятельности организации информации. Таким образом, ИТ должна располагать развитой коммуникацион­ной средой (включая Интернет) для получения, накопления и обра­ботки внешней информации.

Отличительной особенностью функционирования ИТ в контуре долгосрочного стратегического планирования, базирующегося на использовании агрегированных моделей, следует считать решаю­щую роль самого управленческого персонала в процессе принятия решений. Высокий уровень неопределенности и неполноты инфор­мации повышает значение субъективного фактора как основы при­нятия решений. При этом ИТ выступает в роли вспомогательного средства, обеспечивающего главную предпосылку для организации деятельности аппарата управления.

Таким образом, ИТ поддержки стратегического уровня приня­тия решений помогают высшему звену управления организацией решать неструктурированные задачи, основной из которых является сравнение происходящих во внешней среде изменений с сущест­вующим потенциалом фирмы.

Основным инструментарием для поддержки работы высшего руководящего звена являются разрабатываемые стратегические ин­формационные системы для реализации стратегических перспек­тивных целей развития организации.

В настоящее время еще не выработана общая концепция вне­дрения стратегических информационных систем из-за их целевой и функциональной многоплановости. Существует три тенденции их использования:

*за основу первой принято положение, что сначала формули­руются цели и стратегии их достижения, а только затем авто­матизированная информационная технология приспосаблива­ется к выработанной заранее стратегии;

*вторая тенденция основана на том, что организация исполь­зует стратегическую информационную систему при формули­ровании целей в стратегическом планировании;

*за основу третьей тенденции принята методология синтеза двух предыдущих тенденций — встраивания стратегической информационной системы в существующую информацион­ную технологию с совмещением выработки концепции разви­тия организации в управленческом звене фирмы.

Информационные технологии, поддерживающие функциониро­вание руководства предприятия на стратегическом уровне управле­ния, призваны создать общую среду компьютерной и телекоммуни­кационной поддержки стратегических решений в неожиданно воз­никающих ситуациях.

2. Тактический уровень принятия решений основан на автомати­зированной обработке данных и реализации моделей, помогающих решать отдельные, в основном слабоструктурированные задачи (например, принятие решения об инвестициях, рынках сбыта и т.д.). К числу основных целей тактического уровня руководства относятся:

*обеспечение устойчивого функционирования организации в целом;

*создание потенциала для развития организации;

*создание и корректировка базовых планов работ и графиков реализации заказов на основе накопленного в процессе раз­вития организации потенциала.

Для принятия тактических решений информационная технология должна обеспечивать руководителей среднего звена информацией, необходимой для принятия индивидуальных или групповых решений тактического плана. Обычно такие решения имеют важное значение на определенном временном интервале (месяц, квартал, год).

Тактический уровень принятия решения средним управленче­ским звеном используется для мониторинга (постоянного слеже­ния), контроля, принятия решений и администрирования. Основ­ные функции, которые выполняются на базе автоматизированной информационной технологии, — это сравнение текущих показате­лей с прошлыми, составление периодических отчетов за определен­ный период, обеспечение доступа к архивной информации, приня­тие тактических управленческих решений и т.д.

Функционирование ИТ в контуре среднесрочного тактического планирования базируется на использовании моделей, отражающих реальные факторы и условия возможного развития деятельности организаций и предприятий, в значительной степени учитываются внешние требования поставщиков и потребителей. Однако в дан­ном контуре внешняя информация точно соответствует возможным и практически осуществляемым направлениям развития организа­ций и предприятий, что повышает уровень определенности данных и модели системы управления.

Для поддержки принятия тактического решения в ИТ фирмы ис­пользуются такие инструментальные средства, как базы данных, сис­темы обработки знаний, системы поддержки принятия решений и т.д.

Одним из инструментальных средств для принятия тактического решения в настоящее время являются системы поддержки приня­тия решений, которые обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Сис­темы поддержки принятия решений имеют достаточно мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Основными ха­рактеристиками таких систем являются:

*возможность решения проблем, развитие которых трудно прогнозировать;

*наличие инструментальных средств моделирования и анализа;

*возможность легко менять постановки решаемых задач и входных данных;

*гибкость и адаптируемость к изменению условий;

*технология, максимально ориентированная на пользователя.

3. Оперативный (операционный) уровень принятия решений явля­ется основой всех автоматизированных информационных техноло­гий. На этом уровне выполняется огромное количество текущих рутинных операций по решению различных функциональных задач жономического объекта. Оперативное управление ориентировано на достижение целей, сформулированных на стратегическом уров­не, за счет использования определенного на тактическом уровне потенциала. При этом к числу важнейших приоритетов оперативно­го управления следует отнести:

*получение прибыли за счет реализации запланированных за­ранее мероприятий с использованием накопленного потен­циала;

*регистрацию, накопление и анализ отклонений хода произ­водства от запланированного;

*выработку и реализацию решений по устранению или мини­мизации нежелательных отклонений.

Функционирование ИТ в контуре текущего планирования и оперативного регулирования происходит в условиях определенно­сти, полноты информации и зачастую в режиме реального времени обработки информации.

Режим реального времени — это режим обработки данных, при котором обеспечивается взаимодействие вычислительной системы с внешними по отношению к ней процессами в темпе, соизмеримом со скоростью протекания этих процессов.

Информационные технологии обеспечивают специалистов на оперативном уровне информационными продуктами, необходимы­ми для принятия ежедневных оперативных управленческих реше­ний. Назначение инструментальных средств информационной тех­нологии на этом уровне — отвечать на запросы о текущем состоя­нии фирмы и контролировать информационные потоки организа­ции, что соответствует оперативному управлению.

Задачи, цели и источники информации на оперативном уровне заранее определены и структурированы. Выполняется программная обработка информации по заранее разработанным алгоритмам.

ИТ, поддерживающая управление на оперативном уровне, явля­ется связующим звеном между организацией и внешней средой. Через оперативный уровень также поставляются данные для ос­тальных уровней управления.

Инструментальные средства на оперативном уровне управления имеют небольшие аналитические возможности. Они обслуживают специалистов организации, которые нуждаются в ежедневной, еже­недельной информации о состоянии дел как внутри фирмы, так и во внешней среде. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в организации и периодическом формирова­нии строго структурированных сводных типовых отчетов.

Основные информационные потребности на оперативном уров­не могут быть удовлетворены с помощью типовых функциональных и проблемно-ориентированных аппаратно-программных инстру­ментальных средств для текстовой, табличной, графической и ста­тистической обработки данных, электронных коммуникаций и т.д.

Поиск по сайту: